Standardiste (H/F)

Préfecture de la Moselle; Grand Est; Sur place; EUR 21 000 - 28 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Restaurant administratif

Remboursement transport 75%

Mutuelle prise en charge 50%

Résumé du poste

Préfecture de la Moselle recherche un agent d’accueil et de standard pour le Service de la Relation avec les Usagers à Metz. Vous réceptionnez et renseignez les correspondants téléphoniques, orientez les demandes et assurez le suivi des appels et des messages.

Le poste est basé à Metz, en 38h30 par semaine avec des cycles jour/nuit et RTT. Avantages: forfait mobilité durable, remboursement transport 75 %, mutuelle 50 % et restaurant administratif, formation tous les 4 ans.

Qualifications

• Expérience en accueil et orientation du public.
• Bonne expression orale et écrite; sens de l’écoute et de l’empathie.

Responsabilités

• Réceptionner, orienter et renseigner les correspondants téléphoniques.
• Rechercher les coordonnées du destinataire et mettre en relation, suivre l’appel.
• Gérer les messages du RESCOM et des boîtes emails; assurer une assistance de 1er niveau.
• Gérer les horaires et les flux d’accueil, et veiller à l’application des procédures.

Connaissances

Accueil clientèle

Communication écrite et orale

Organisation

Description du poste

Groupe RIFSEEP 2 Emploi(s) type / Code(s) fiche de l’emploi-type: USA002A - RIME FP2USA03

Vos activités principales

Réceptionner, orienter et renseigner les correspondants téléphoniques, Rechercher, si nécessaire, les coordonnées du destinataire en se référant aux annuaires et opérer la mise en communication. Lorsque le destinataire est absent, orienter la demande vers le correspondant téléphonique ou la structure ou le service compétent, Mettre en relation et assurer le suivi fonctionnel de la prise en charge de l'appel (poste occupé, interlocuteur absent, …) et renvoi éventuel vers la plateforme 3939, Traiter les demandes de renseignements téléphoniques et apporter des informations de 1er niveau: d’ordre général (Ex.: horaires d’ouverture, adresse postale ou localisation des services ) ou d’ordre particulier communiqué par les services. Aucune information n’est donnée sur le fond des dossiers des usagers, Gérer la messagerie opérationnelle RESCOM et des Fax en Heures Non Ouvrables, Gérer l’alarme anti-intrusion de la préfecture, Gérer la boite aux lettres électronique de la préfecture pref-webmestre.

Votre environnement professionnel

Au sein du SGC de la Moselle, le Service de la Relation avec les Usagers est divisé en 3 pôles:

• Le pôle accueil général dont l’activité consiste à: accueillir, informer, orienter les usagers selon leurs démarches, apporter un 1er niveau de renseignements, accompagner les usagers en situation spécifique (handicap, difficultés) , contrôler l’accès aux locaux, informer le public des conditions d’attente, délivrer de récépissés liés au séjour et contrôler la complétude des dossiers d’échange de permis étranger et de la commission médicale.
• Le pôle standard dont l’activité consiste à réceptionner, orienter et renseigner des correspondants téléphoniques dans le cadre d’une mutualisation des standards des sous-préfecture de Thionville et de Forbach, des Directions Départementales Interministérielles (DDT, DDPP, DTES) ainsi que des préfectures des départements 54, 88, 55 (soirs-WE) , apporter un 1er niveau de renseignements, gérer les messages du RESCOM, les alarmes des bâtiments de la préfecture ainsi que la boite aux lettres fonctionnelle PREF57 Webmestre.
• Le pôle numérique composé:
• du point numérique: accueil, information et accompagnement des usagers dans leurs téléprocédures sur le site de l’ANTS
• du canal numérique: gestion de la boite aux lettres PREF57 WEBMESTRE, des messagers reçus via SVE-Maarch, de la boite aux lettres PREF57 SRU et réponse aux usagers en difficultés sur l’ANTS; formation des médiateurs numériques, reporting des chiffres de fréquentation des points numériques et statistiques; animation du réseau préfectoral des points numériques.

Conditions particulières d'exercice

Accueil du public Le poste est à temps plein (38h30) . Vous bénéficiez donc de jours de congés RTT (réduction de temps de travail) . Les plages horaires flexibles vous permettent de commencer votre journée entre 7h30 et 9h00 et de partir à partir de 16h00, dans la limite du respect du temps de travail établi. A votre rémunération de base s'ajoutent: Le forfait mobilité durable ; Le remboursement de vos frais de transport en commun à hauteur de 75% ; Le supplément familial de traitement si vous avez des enfants à votre charge La prise en charge de la mutuelle à hauteur de 50% par l'employeur Le poste est basé au centre de ville de Metz dans les locaux de la préfecture de la Moselle, à proximité des commerces et des transports en commun. La préfecture de la Moselle est également desservie par la navette gratuite du réseau Le Met'. Un restaurant administratif est à votre disposition et vous propose des repas complets à partir de 2€80.

Profil recherché

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

Le standard étant H24 et 7 jours sur 7, un travail en cycle continu de jour et de nuit est assuré par les opérateurs: Prise de poste l’après-midi de 12h30 à 19h30h reprise le lendemain matin de 7h30 à 12h30 puis travail de nuit 19h30-7h30 suivi de 3 jours de repos. Selon l’effectif disponible et les nécessités du service, le travail en cycle peut se compléter d’une semaine aux horaires de bureau du lundi au vendredi 9/13-14/17 ou 08h00/15h00-12h00/19h00 ou autres horaires aménagés (les horaires peuvent être modifiés ponctuellement pour répondre aux exigences du service.) La durée hebdomadaire de travail est de 35h avec 9 jours d’ ARTT en compensation du travail en cycle permanent Le droit à congé annuel est de 27 jours ouvrables +2 jours supplémentaires « hors période » (sous conditions) .

Autres contraintes:

• Continuité des liaisons gouvernementales = permanence du service et disponibilité.
• Satisfaction du public = courtoisie, efficacité et rapidité
• Le Standard du SGCD assure le traitement des appels en:
• en H.O. (Heures Ouvrables) pour la préfecture de la Moselle, pour les sous-préfectures de Thionville et de Forbach ainsi que pour les Directions Départementales Interministérielles (DDT, DDPP, DDETS) ;
• en H.N.O. (Heures Non Ouvrables) pour les préfectures de la Moselle (57) , de la Meuse (55) , des Vosges (88) et de la Meurthe et Moselle (54) .

Une formation dans le domaine d'activité est requise tous les 4 ans, en complément du cursus prévu lors de la prise de poste

Vos perspectives:

Evolution possible vers d'autres métiers d'accueil au sein de la DII (BEA, BAS) , vers le métier d’instructeur au CERT ou vers un poste de secrétaire de direction. Poste permettant de développer des compétences en matière de réglementation, de dématérialisation des procédures et de mutualisation des services valorisable dans le cadre d’une mobilité ou d’une progression de carrière vers la catégorie B.

Présentation de Préfecture de la Moselle

Préfecture de la Moselle