Stage – Assistant(e) Protocole & Événements VIP

Philharmonie de Paris; Paris; Hybrid; Full time

Job summary

La Philharmonie de Paris recherche un(e) stagiaire pour intégrer la Direction Générale. Ce poste implique un suivi des invitations, l'organisation d'événements, et une assistance administrative.

Le candidat idéal est un étudiant(e) de Bac +3 à +5, compétent en informatique, rigoureux et ayant un bon sens du relationnel. Une maîtrise de l'anglais est souhaitée ainsi qu'une bonne présentation.

Responsibilities

• Suivi de la création et de l’envoi des cartons d’invitations.
• Participation à la gestion retour invitations.
• Organisation de l’accueil des invités.
• Préparation des prochains vernissages.
• Assistance administrative avec base de données.

Skills

Maîtrise des outils informatiques

Maîtrise de langues étrangères

Rigueur

Organisation

Sens du relationnel

Discrétion

Education

Étudiant.e en formation Bac + 3 à + 5

Tools

Excel

Job description

La.le stagiaire sera intégré.e au sein de la Direction Générale et travaillera en étroite collaboration avec les autres services (production, billetterie, marketing, mécénat, Musée de la musique, sécurité, etc) et se verra confier notamment les missions suivantes :

Suivi et accompagnement sur la Gestion des invitations

· Suivi de la création et de l’envoi des cartons d’invitations

· Participation à la gestion retour invitations, places de servitudes (tutelles) suivi des listes d’invités

· Intendance de la gestion des places d’invitations et des réservations VIP avec la billetterie

· Veille quotidienne des remplissages

· Suivi quotidien des concerts à venir (lien avec le service production, lien avec le service billetterie)

· Organisation de l’accueil des invités: accès des véhicules officiels, signalétique.

Suivi et accompagnement de l’Organisation d’événements

· Préparation des prochains vernissages

· Cocktails et pots de première (lien traiteur, logistique etc)

· Organisation des vœux de la Direction générale au personnel

· Accueils ponctuels

Assistance administrative

· Mise à jour et entretien de la base de données

Profil :

- Étudiant.e en formation Bac + 3 à + 5

Qualités et compétences requises :

- Maîtrise des outils informatiques (en particulier Excel)

- Maîtrise de langues étrangères (dont l'anglais)

- Rigueur, organisation

- Bonne présentation

- Sens du relationnel, discrétion