Shipping Coordinator, Paris

Sotheby's France; Paris; On-site; EUR 32,000 - 46,000; Full time

Job summary

Sotheby’s France recherche un Coordinateur Transport Polyvalent pour assurer la logistique et le transport des œuvres d’art confiées à Sotheby’s, en vue des ventes. Vous garantissez les acheminements dans les délais et selon les procédures internes.

Vous collaborez avec les prestataires, établissez devis, organisez expéditions groupées, assurez le suivi documentaire (licences, certificats) et le respect des réglementations internationales. Anglais courant et expérience dans le luxe appréciés.

Qualifications

• Master en logistique ou équivalent requis; ou expérience équivalente.
• Deux ans d’expérience en transport international, idéalement luxe/art.
• Excellentes compétences relation client et communication.
• Connaissance des normes douanières et expédition internationale.

Responsibilities

• Répondre et apporter des solutions relatives aux opérations de transport avant-vente (importations en France, transferts internationaux pour vente, expositions itinérantes) dans les meilleurs délais, au meilleur coût et dans le respect des procédures de l’entreprise.
• Évaluer et vérifier les besoins liés à un transport (mode de transport, type d’emballage, etc.), solliciter des devis auprès de nos prestataires, sélectionner la solution la plus adaptée pour nos clients internes et externes, puis enregistrer et valider ces informations dans le système informatique.
• Organiser, dans la mesure du possible, des expéditions groupées afin d’améliorer l’efficacité opérationnelle et de réduire les coûts pour Sotheby’s et ses clients.
• Pour tout devis accepté, contacter les prestataires et leur transmettre les instructions relatives à l’emballage, l’enlèvement, le transport et la sécurité.
• Assurer le bon déroulement des transports nationaux et internationaux, identifier et résoudre de manière proactive tout problème rencontré avec les transporteurs, dans des délais raisonnables, tout en tenant les parties concernées informées.
• Communiquer régulièrement à son/sa Manager les informations nécessaires à l’évaluation des performances et du niveau de service des fournisseurs.
• Veiller à ce que les œuvres soient importées et exportées conformément aux lois et réglementations applicables.
• Effectuer les demandes de documentation requises (licences, certificats CITES, etc.) dans les délais imparti et assurer leur suivi auprès des organismes compétents.
• Assurer la régularisation de la taxe forfaitaire et/ou des procédures d’admission temporaire auprès des services douaniers et des transitaires.
• Être responsable de l’obtention, du suivi et de l’archivage des données et documents liés au transport et aux formalités douanières.

Skills

Relation client

Anglais courant

Communication écrite et orale

Gestion des priorités

Réactivité

Travail en équipe

Education

Diplôme supérieur en logistique et gestion des transports

Tools

SAP

Job description

Fondée en 1744, Sotheby's est le leader mondial de la vente aux enchères dans les domaines de l'art et du luxe. Synonyme d'innovation, Sotheby's favorise l'accès, la connaissance et la préservation des œuvres d'art et des objets rares par le biais de ventes aux enchères, de ventes privées et de points de vente. Notre marché international s'appuie sur un réseau de spécialistes répartis dans 40 pays et couvrant 50 catégories telles que l'art contemporain, l'art moderne et impressionniste, les tableaux anciens, les arts d’Asie, les bijoux, les montres, les vins et spiritueux et le design, entre autres.

Apporter une véritable expertise ainsi qu’un service de haute qualité à nos clients internes et externes pour toutes les activités liées à la logistique et au transport des œuvres d’art confiées à Sotheby’s en vue de leur mise en vente. Garantir leur acheminement dans les délais impartis, dans le respect des coûts, des procédures internes du Groupe et de la réglementation en vigueur. Travailler en étroite collaboration avec nos prestataires afin de mettre en œuvre et coordonner les mouvements d’œuvres, tant au niveau national qu’international.

• Répondre et apporter des solutions à toute demande relative aux opérations de transport avant-vente (importations en France, transferts internationaux pour vente, expositions itinérantes) dans les meilleurs délais, au meilleur coût et dans le respect des procédures de l’entreprise.
• Évaluer et vérifier les besoins liés à un transport (mode de transport, type d’emballage, etc.), solliciter des devis auprès de nos prestataires, sélectionner la solution la plus adaptée pour nos clients internes et externes, puis enregistrer et valider ces informations dans le système informatique.
• Organiser, dans la mesure du possible, des expéditions groupées afin d’améliorer l’efficacité opérationnelle et de réduire les coûts pour Sotheby’s et ses clients.
• Pour tout devis accepté, contacter les prestataires et leur transmettre les instructions relatives à l’emballage, l’enlèvement, le transport et la sécurité.
• Assurer le bon déroulement des transports nationaux et internationaux, identifier et résoudre de manière proactive tout problème rencontré avec les transporteurs, dans des délais raisonnables, tout en tenant les parties concernées informées.
• Communiquer régulièrement à son/sa Manager les informations nécessaires à l’évaluation des performances et du niveau de service des fournisseurs.
• Veiller à ce que les œuvres soient importées et exportées conformément aux lois et réglementations applicables.
• Effectuer les demandes de documentation requises (licences, certificats CITES, etc.) dans les délais impartis et assurer leur suivi auprès des différents organismes compétents (SMF, SLL, DRIEE, etc.).
• Assurer la régularisation de la taxe forfaitaire et/ou des procédures d’admission temporaire auprès des services douaniers et des transitaires.
• Être responsable de l’obtention, du suivi et de l’archivage des données et documents liés au transport et aux formalités douanières.

Compte tenu de l’évolution de l’activité, le/la Coordinateur(trice) Transport Polyvalent(e) interviendra principalement sur la gestion des transports avant-vente, tout en faisant preuve de polyvalence au sein de l’équipe Transport afin de soutenir les opérations de transport après-vente lors des périodes de forte activité ou en cas d’absence de collaborateurs, garantissant ainsi la continuité du service client.

• Diplôme de l’enseignement supérieur en logistique et gestion des transports et/ou au moins deux ans d’expérience professionnelle au sein d’une entreprise de transport internationale, idéalement spécialisée dans les secteurs du luxe ou du marché de l’art.
• Bonne connaissance du transport et de la chaîne logistique, ainsi que des normes d’emballage, des modes de transport, des réglementations nationales et internationales et des procédures douanières.
• Excellentes compétences en relation client et aisance à l’oral comme à l’écrit.
• Très bonnes capacités de communication et aptitude au travail en équipe.
• Sens de l’organisation et capacité à gérer les priorités.
• Aptitude à gérer simultanément plusieurs échéances.
• Réactivité et capacité à résoudre plusieurs problématiques en parallèle.
• Anglais courant impératif.
• Maîtrise des outils informatiques ; la connaissance du logiciel SAP serait un atout.

Sotheby’s applique à tous ses recrutements un principe d'égalité des chances et considère tous les candidats à un emploi sans discrimination conformément aux dispositions du Code du Travail et aux valeurs de l’entreprise.