Gallery & Exhibition Planning Manager, France

Sotheby's France; Paris; On-site; EUR 90,000 - 130,000; Full time

Job summary

Sotheby’s France recherche un Responsable de la planification des galeries et des expositions à Paris, position clé au sein du département Expositions et Immobilier (VP).

Le candidat supervise la programmation des expositions et des ventes, coordonne les espaces, les événements et les flux de visiteurs, et travaille avec les équipes Événements, Logistique, Design d’Exposition pour optimiser l’expérience client.

Qualifications

• Expérience avérée dans les opérations de galerie et planification d’expositions.
• Capacité à coordonner plusieurs départements et expositions.
• Aptitude à anticiper les conflits et contraintes calendaires.
• Bonne connaissance des flux de visiteurs et du design d’exposition.

Responsibilities

• Diriger l’élaboration du calendrier des ventes et des expositions à Paris.
• Gérer les délais de rotation et assurer la cohérence entre galeries et activités.
• Piloter le processus annuel de planification des calendriers mondiaux.
• Attribuer les espaces à Paris pour expositions, ventes privées, événements et visites.
• Manager une équipe de trois personnes : Responsable des Expositions, Responsable Logistique et Registrar.

Skills

Gestion de projet

Planification des galeries

Communication

Gestion d’équipe

Education

Formation design ou architecture intérieure

Job description

Fondée en 1744, Sotheby's est le leader mondial de la vente aux enchères dans les domaines de l'art et du luxe. Synonyme d'innovation, Sotheby's favorise l'accès, la connaissance et la préservation des œuvres d'art et des objets rares par le biais de ventes aux enchères, de ventes privées et de points de vente. Notre marché international s'appuie sur un réseau de spécialistes répartis dans 40 pays et couvrant 50 catégories telles que l'art contemporain, l'art moderne et impressionniste, les tableaux anciens, les arts d’Asie, les bijoux, les montres, les vins et spiritueux et le design, entre autres.

Sales Calendar Ownership

DESCRIPTION DU POSTE INTITULÉ DU POSTE : Responsable de la planification des galeries et des expositions, France

RATTACHEMENT HIÉRARCHIQUE : Directeur(trice) des expositions et de l’immobilier, France (VP)

Présentation du poste Ce poste d’AVP constitue le centre stratégique du calendrier commercial en France, comprenant la programmation des expositions et des ventes aux enchères, ainsi que les activations du bâtiment telles que les événements, les locations et l’attribution des espaces à Paris. Le poste comprend la supervision de la planification de tous les espaces du bâtiment, notamment les salons, galeries, salles à lumière noire, zones de réception du fret et autres espaces partagés, et nécessite une coordination étroite afin d’anticiper et de gérer les impacts opérationnels. Dans un rôle fortement axé sur la gestion de projets et la communication, ce responsable veille à ce que toutes les parties prenantes, des départements de spécialistes aux équipes Événements, Partenariats, Installations et Design d’Exposition, disposent d’une visibilité claire sur les espaces disponibles, les réservations en cours et l’impact des différentes activités les unes sur les autres. Le poste nécessite d’anticiper de manière proactive les points de tension, d’aligner les échéanciers et de fournir des orientations claires concernant les conflits potentiels ou les contraintes.

Principales responsabilités Gestion du calendrier commercial

• Diriger l’élaboration du calendrier des ventes et des expositions de Paris en partenariat avec les départements de spécialistes, les directeurs des ventes, les directeurs généraux, l’équipe des appels d’offres, les ventes privées et les collègues régionaux.
• Gérer les délais de rotation et assurer la cohérence de la planification entre les galeries parisiennes et les différentes activités.
• Communiquer les dates des ventes aux collègues internationaux et, le cas échéant, aux concurrents.
• Piloter le processus annuel de planification des calendriers mondiaux des galeries en veillant à l’alignement entre les différentes régions.
• Informer rapidement les homologues internationaux de tout changement et maintenir des canaux de communication efficaces afin d’éviter les conflits de calendrier.
• Servir d’interlocuteur avec les responsables de la planification des autres grandes maisons afin de surveiller et d’atténuer les chevauchements de calendriers de ventes.

Planification des espaces

• Agir comme principal point de contact pour l’attribution de tous les espaces à Paris, y compris les expositions, ventes privées, événements, visites et impacts liés aux travaux.
• Collaborer avec le/la Responsable Logistique afin de garantir une attribution optimale des espaces.
• Évaluer les demandes d’espace, identifier les conflits ou impacts en aval et recommander les affectations ou ajustements appropriés.
• Assurer la visibilité de toutes les équipes concernant les contraintes du bâtiment, les fermetures ou les ajustements de calendrier.
• Maintenir une compréhension en temps réel de l’activité du bâtiment, des ventes à venir, des grandes foires d’art et des événements mondiaux ayant un impact sur la planification.
• Partager les mises à jour et les documents de planification avec les principales parties prenantes internes afin de garantir l’alignement.
• Collaborer avec les équipes Logistique, le/la Responsable des Expositions et les Services Généraux afin d’améliorer les flux, la fonctionnalité des espaces et l’expérience des visiteurs.

Planification et exécution des expositions

• Transformer les concepts de design d’exposition en plans opérationnels concrets, en coordination étroite avec l’équipe Design d’Exposition concernant les objectifs, matériaux, délais et contraintes.
• Diriger les opérations d’installation et de démontage avec l’équipe de manutention des œuvres, en veillant au déplacement et au placement sûrs et efficaces de tous les biens.
• Planifier et gérer les rotations de galeries, les ajustements d’éclairage ainsi que les travaux ou personnalisations nécessaires.
• Travailler en partenariat avec les équipes Services Généraux, notamment Menuiserie, Électricité et Peinture, afin de garantir que tous les éléments construits, réparations et ajustements respectent les normes de conception et de sécurité.
• Gérer les coûts des projets et veiller à ce que les dépenses respectent les budgets approuvés, tout en identifiant des opportunités d’économies dans les domaines des galeries et du design d’exposition.

Gestion des parties prenantes

• Collaborer avec les équipes Événements, Services Généraux, Marketing et Logistique afin de communiquer l’impact des décisions de programmation sur les délais, la planification des ressources et l’état de préparation.
• Anticiper les conflits de planification, les signaler rapidement et proposer des solutions répondant aux besoins de l’entreprise.
• Travailler en étroite collaboration avec le/la Directeur(trice) des Opérations des Galeries afin d’assurer des délais suffisants pour les démontages, installations et réaménagements entre les expositions.
• Collaborer avec le/la Responsable de l’Entrepôt et le/la Responsable des Expositions afin de planifier les transferts des biens entrant et sortant du bâtiment et de garantir que les contraintes logistiques sont intégrées au calendrier de programmation.
• Évaluer les coûts prévisionnels associés aux rotations accélérées, obtenir les approbations budgétaires nécessaires et communiquer les impacts financiers à la direction.
• Manager une équipe de trois personnes : Responsable des Expositions, Responsable Logistique et Technicien(ne) Registrar.

Leadership opérationnel

• Diriger les équipes Opérations des Galeries et Opérations des Expositions en favorisant une culture d’accueil, de précision et de responsabilité.
• Encadrer et développer les équipes de manutention des œuvres en garantissant des attentes claires, des pratiques sécuritaires et une communication efficace.
• Mettre en œuvre la programmation élaborée par le/la Responsable de la Programmation des Galeries et Expositions, en veillant à ce que toutes les exigences soient traduites en plans d’action concrets.
• Superviser les conditions quotidiennes des galeries afin de garantir que les espaces demeurent valorisants pour la marque, sécuritaires et conformes aux standards de design.
• Veiller à ce que toutes les zones Back-of-House (BOH) restent propres, organisées et optimisées afin d’assurer une circulation efficace des biens et des conditions de travail sécuritaires.
• Planifier les besoins en heures supplémentaires de l’équipe de manutention des biens et attribuer les tâches quotidiennes à l’équipe basée au Breuer, en veillant au respect du budget et en escaladant au VP lorsque les délais ou la compression des projets rendent les objectifs budgétaires irréalisables.

Préparation sur site et planification

• Assurer une supervision continue de l’état de préparation des galeries avant, pendant et après les ventes.
• Résoudre les défis liés aux installations avec créativité et diplomatie, en escaladant les problèmes lorsque nécessaire.
• Organiser les réunions de lancement des expositions avec les départements de spécialistes et l’équipe Design d’Exposition afin d’établir un calendrier de planification structuré et réaliste.
• Responsabiliser les équipes transverses quant au respect des échéances afin de garantir que les expositions restent sur la bonne voie et soient livrées selon des standards de qualité élevés et constants.

COMPÉTENCES ET QUALIFICATIONS

• 5 à 7 ans d’expérience pertinente dans les opérations de galerie, la planification d’expositions, les opérations de maisons de ventes, les opérations muséales ou un environnement comparable.
• Solides compétences en gestion de projet et en planification.
• Capacité démontrée à gérer et maintenir des calendriers, anticiper les contraintes et coordonner des délais serrés impliquant de multiples parties prenantes.
• Expérience avérée de collaboration transversale.
• Excellentes compétences en communication et en résolution de problèmes, avec la capacité de gérer les conflits de manière professionnelle et d’escalader les enjeux de façon appropriée.
• Bonne compréhension de la planification spatiale, de la scénographie d’exposition, des flux de visiteurs et de la conception de l’expérience client.
• Une formation issue d’une grande école de design ou d’architecture intérieure, telle que Penninghen, l’École Camondo ou un établissement équivalent, serait un atout.
• Sensibilité aux enjeux financiers et aux ressources, notamment concernant les impacts des calendriers compressés sur les coûts et la main-d’œuvre.
• Expérience en management d’équipe, incluant la supervision de collaborateurs directs et la coordination des flux de travail.
• Grand souci du détail et standards élevés, avec un engagement envers l’excellence dans la présentation visuelle et l’expérience client.
• Flexibilité pour travailler en soirée et les fins de semaine selon les besoins de l’activité.

Sotheby’s applique à tous ses recrutements un principe d'égalité des chances et considère tous les candidats à un emploi sans discrimination conformément aux dispositions du Code du Travail et aux valeurs de l’entreprise.

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