SGCD 44 – Référent(e) archives (H/F)

Préfecture de Loire-Atlantique; Nantes; Hybride; EUR 32 000 - 42 000; Plein temps

Résumé du poste

La Préfecture de Loire-Atlantique recherche un référent archives au sein du bureau logistique, pour gérer les activités d’archives du SGCD 44 et coordonner avec les services et les Archives Départementales.

Vous sensibiliserez, conseillerez et organiserez les règles de gestion, les destructions, le stockage et les prestations externalisées, tout en participant à l’amélioration des outils SIAM et BAI et en alimentant l’intranet du SGCD 44.

Qualifications

• Maîtrise des normes en matière de gestion documentaire et d’archivage.
• Savoir appliquer la réglementation en vigueur.
• Savoir s’organiser et coordonner les flux d’archives.
• Avoir le sens des relations humaines et du travail en équipe.

Responsabilités

• Gérer le fonctionnement des activités archives du SGCD 44 pour l’ensemble des services de la Préfecture et des directions partenaires.
• Sensibiliser les services à l’archivage et proposer une feuille de route de gestion des documents.
• Conseiller les services et définir les règles de gestion des archives.
• Organiser et superviser la destruction physique des dossiers après visas et détructions.
• Prendre en charge le matériel (boîtes) et leur acheminement vers les Archives Départementales.
• Contribuer à des solutions spatiales pour le stockage des archives intermédiaires (AI).
• Gérer le BAI et l’espace SIAM; alimenter l’intranet du SGCD sur les archives.
• Proposer et organiser les prestations externalisées dans le cadre budgétaire.
• Communiquer les informations internes et conseiller les usagers sur textes applicables et règles d’archivage.

Connaissances

Gestion documentaire

Archivage

Analyse

Organisation

Rigueur

Outils

SIAM (Système d’information et de gestion de l’archivage)

Description du poste

GROUPE RIFSEEP: 3

Vos activités principales

Au sein du bureau logistique, le(a) référent(e) «archives» gère le fonctionnement des activités «archives» du SGCD 44 pour l’ensemble des services de la Préfecture, de la direction départementale de la protection des populations (DDPP) , de la DDTM, de la direction départementale de l’emploi, du travail et des solidarités (DDETS) , et du SGCD 44.

Sensibiliser en lien avec les Archives Départementales (AD) l’ensemble des services en matière d’archivage sur: les enjeux et objectifs de la gestion des documents et données / les méthodes et outils pour gérer les documents et les données au quotidien: trier, organiser, verser, éliminer

Conseiller les services en lien avec les Archives Départementales (AD) pour qu’ils réalisent: un état des lieux macro de la situation au regard de la gestion des documents / une feuille de route, et la définition de règles de gestion des archives dans le respect de la réglementation.

Organiser et superviser la destruction physique des dossiers après signature des visas d’élimination par les AD

Organiser la prise en charge matérielle des boîtes et leu acheminement aux AD

Contribuer à la recherche de solutions spatiales pour le stockage des archives intermédiaires (AI)

Définir, en concertation avec les services, les espaces dédiés aux services producteurs, et veiller au respect de l’organisation mise en place

Pour la DDTM: gérer le BAI ( bureau des archives intermédiaires) et notamment l’application SIAM (système d’information et de gestion de l’archivage) et l’espace de stockage des archives intermédiaires

Pour le SGCD: mettre en place le BAI et le gérer

Alimenter la rubrique intranet du SGCD dédiée aux archives en lien avec la cheffe de bureau

Proposer et organiser les prestations externalisées le cas échéant, dans le cadre de l’enveloppe budgétaire attribuée, en lien avec les archives départementales et les services concernés.

Communiquer les informations en interne et conseiller les usagers: textes applicables, règlesd’archivage…

Votre environnement professionnel

Activités du service:

Le SGCD44 est un service déconcentré de l’État à vocation interministérielle relevant du ministère de l'Intérieur. Il exerce ses missions sous l'autorité du préfet de département et sous l'autorité fonctionnelle des directeurs(trices) de la DDPP, de la DDTM et de la DDETS. Il regroupe environ 130 agents.

Composition et effectifs su service:

Le service «immobilier et Logistique » regroupe 28 personnes: une cheffe de service et son adjointe, un bureau immobilier et un bureau logistique

Liaisons hiérarchiques:

La cheffe du bureau logistique, la cheffe du service «immobilier logistique»

Liaisons fonctionnelles:

L'ensemble des services de la préfecture, la DDPP, la DDTM, la DDETS, les archives départementales les prestataires externes concernés par la mission archivage.

Conditions particulières d'exercice

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions:

Éventuels déplacements sur La Loire-Atlantique (déplacement en voiture = permis de conduire B indispensable)

Télétravail possible: Oui si missions du poste maîtrisées

Poste avec management: non

Durée attendue sur le poste:

3 à 5 ans

Perspectives:

Les compétences et l’expérience professionnelle acquises sur le poste permettent d’évoluer vers des postes de niveau équivalent.

Profil recherché

Connaissances techniques:

Connaître l'environnement professionnel / niveau maîtrise - requis

Maîtrise des normes en matière de gestion documentaire et d’archivage / niveau maîtrise - requis

Savoir-faire:

Savoir analyser / niveau pratique - requis

Savoir appliquer la réglementation / niveau maîtrise - requis

Savoir s'organiser / niveau maîtrise - requis

Savoir-être:

Avoir le sens des relations humaines / niveau maîtrise - requis

Savoir s'adapter / niveau maîtrise - requis

Présentation de Préfecture de Loire-Atlantique

Préfecture de Loire-Atlantique