Secrétaire pédagogique
Université de Toulon
Obtenez une réponse de cet employeur
Votre CV et votre lettre de motivation, adaptés exactement à ce que l’employeur recherche.
Avantages offerts par ce poste
Résumé du poste
Université de Toulon recherche un secrétaire pédagogique pour assurer la gestion pédagogique du portefeuille de diplômes, initial et alternance, au sein de l’UFR Ingémédia.
Vous serez en charge d’accueil, orientation, inscriptions, suivi des dossiers et des commissions, avec maîtrise d’Apogée, Hyperplanning et MOODLE. Poste à Toulon, cadre fonction publique/contractuels.
Qualifications
- Techniques de gestion administrative et de secrétariat.
- Règlementation encadrant le suivi du cursus d'un étudiant.
- Maîtriser les logiciels bureautiques courants (pack office).
- Maîtriser Apogée et Hyperplanning, MOODLE et ESUP Stage.
Responsabilités
- Accueil physique et téléphonique des étudiants et orienter les usagers.
- Gestion des inscriptions pédagogiques et du suivi des dossiers.
- Saisir les notes et éditer les PV de jurys.
- Suivre les absences, les examens et l’archivage des dossiers.
Connaissances
Formation
Outils
Description du poste
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Université de Toulon université de Toulon : www.univ-tln.fr
- Localisation : Toulon
Domaine : Enseignement et formation
Date limite de candidature : 06/12/2026
- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
- Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels 23532 € brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires Emploi côté RIFSEEP groupe 2 du corps des ATRF
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Non renseigné
Au sein d'une équipe expérimentée de 3 personnes, et sous la responsabilité de la cheffe du pôle scolarité de la direction administrative de site, le secrétaire pédagogique est en charge de la gestion pédagogique d'un portefeuille de diplômes de formation initiale ou en alternance pour l'UFR Ingémédia. Il informe et oriente les usagers dans leurs démarches. Il assure le suivi des dossiers pédagogiques des étudiants dont il a la charge, de la phase d'inscription pédagogique à la phase de validation des notes et des diplômes. Ce poste comprend également des missions transverses à la composante, essentielles pour son bon fonctionnement.
- Assurer l'accueil physique, téléphonique, l'information et l'orientation des étudiants.
- Être l'interface entre les étudiants et les enseignants.
- Diffuser les informations relatives aux cursus, formations et à la vie étudiante.
- Réaliser les inscriptions pédagogiques.
- Assurer le suivi des aménagements d'études et d'examens.
- Gérer les demandes d'attestations, relevés et documents administratifs.
- Participer à la gestion des groupes d'étudiants dans l'application Hyperplanning.
- Suivre et contrôle de recevabilité des dossiers de candidature
- Organiser les commissions pédagogiques d'accès aux formations, préparer les dossiers uniques d'admission et éditer les PV.
- Suivre les états de présences des étudiants et les commissions d’assiduité.
- Collaborer à l'organisation des examens.
- Organiser les jurys de résultats et de délivrance du diplôme.
- Saisir les notes, éditer les PV de jurys.
- Afficher les résultats et éditer les relevés de note.
- Participer au suivi pédagogique des étudiants via la gestion des conventions de stage, la réception des mémoires, l'organisation de soutenances, l’élaboration de contrats pédagogiques etc.
- Assurer la traçabilité et l'archivage des dossiers.
Préparation et mise à jour des maquettes ; Contribution à l’élaboration de l’offre de formation et des règlements d’examens de la composante : vérification des modalités de contrôle, proposition de liens de correspondances, vérification des nouvelles maquettes
Gestion et vérification des dossiers d'admission des étudiants internationaux sous convention et des dossiers d'inscription administrative à l'université de ces étudiants internationaux ; Gestion de la campagne Campus France ; Bourse d’Excellence : gestion des demandes des étudiants, orientation des demandes vers les enseignants responsables
Préparation/élaboration de l’ensemble des PV d’admission de la composante (niveau L et M), convocation des membres ; Préparation du calendrier des accès en collaboration avec le bureau des Admissions
Référent VAE
Élaboration des propositions d’arrêtés des membres de jurys et de commissions pédagogiques pour toutes les formations de l’UFR
Collaboration à l’élaboration du calendrier universitaire de la composante
Assurer un appui à l'événementiel
Des références en matière d'accueil du public, d'utilisation de règlementations, de capacité à travailler en équipe sont nécessaires. Une connaissance préalable du milieu universitaire et des applications utilisées (Apogée, Hyperplanning, ESUP Stage) est un plus.
- Techniques de gestion administrative et de secrétariat
- Fonctionnement administratif universitaire
- Réglementation encadrant le suivi du cursus d'un étudiant (examens, admissions, stages, dispositifs
d'accompagnement)
- Organisation et missions d'un Etablissement Public à caractère Scientifique, Culturel et Professionnel (EPSCP)
- Accueillir les populations concernées
- Respecter les procédures et la réglementation applicable au domaine formation
- Maîtriser les logiciels bureautiques courants (pack office)
- Maîtriser Apogée (Domaines Inscriptions pédagogiques et Résultats) et Hyperplanning
- Maîtriser les outils de communication (intranet, internet, mail, plateforme d’apprentissage MOODLE)
- Analyser, hiérarchiser et gérer les demandes d'information
- Travailler en équipe
- Rendre-compte et communiquer avec sa hiérarchie
- Rigueur
- Autonomie
- Disponibilité
- Sens du service public
- Niveau Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP
Documents à transmettre
Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire
Pluridisciplinaire hors santé, l’université de Toulon propose plus d’une centaine de formations, à vocation générale ou professionnelle, dans des champs multiples. Elles permettent d’accueillir chaque année, sur 3 campus (Toulon, La Garde et Draguignan), plus de 10 500 étudiants aux profils variés dans un environnement à taille humaine mettant la priorité sur l’accompagnement, la réussite et les relations avec les acteurs socio‑économiques du territoire. La politique scientifique de l’université intègre la nécessité de maintenir un adossement recherche de qualité à l’ensemble des formations. Forte de plus de 1000 collaborateurs dont 514 personnels BIATSS, l’université de Toulon est liée par un contrat d’association avec Aix‑Marseille Université qui favorise son autonomie, son rayonnement et le portage de projets partagés d’intérêt commun. L’université de Toulon déploie sa stratégie de développement autour d’un axe identitaire, « Sociétés méditerranéennes et sciences de la mer », en prenant appui sur trois pôles thématiques : « Echanges et sociétés en Méditerranée », « Information, numérique et prévention », « Mer, environnement et développement durable ».
- Catégorie et corps : C - Adjoint
Structure d'affectation et localisation : DAS PI – Campus de Toulon
Hygiène et sécurité : Travail sur écran >4H par jour
Emploi côté RIFSEEP groupe 2 du corps des ATRF
Rémunération nette mensuelle avant prélèvement à la source pour CDD : 1575 €
Les agents de l'université de Toulon bénéficient d'une mutuelle employeur (contrat d'adhésion obligatoire de protection sociale complémentaire en santé) avec participation financière de l’université.
Date de prise de fonctions souhaitée : 29/03/2027
Date de fin de contrat pour les agents contractuels : 31/08/2027 avec possibilité de renouvellement
- Pics d'activité prévisibles et réguliers; travail en open space
- Vacant à partir du 29/03/2027
- Gestionnaire de scolarité
- Professeur(e) sciences et vie de la terre Toulon 2026/2027
- Enseignement et formation
- Localisation : Var (83)
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Rectorat de Nice
- En ligne depuis le 10 novembre 2026
- Professeur(e) de mathématiques mi-temps Les Arcs 3 mois
- Enseignement et formation
- Localisation : Var (83)
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Rectorat de Nice
- En ligne depuis le 09 novembre 2026
- Professeur(e) d'espagnol mi-temps Roquebrune‑sur‑Argens 4 mois
- Enseignement et formation
- Localisation : Var (83)
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Rectorat de Nice
- En ligne depuis le 06 novembre 2026
- Professeur(e) de physique‑chimie temps partiel Fréjus 2026/2027
- Enseignement et formation
- Localisation : Var (83)
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Rectorat de Nice
- En ligne depuis le 06 novembre 2026
- Professeur(e) de technologie Vinon‑sur‑Verdon 2 mois
- Enseignement et formation
- Localisation : Var (83)
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Rectorat de Nice
- En ligne depuis le 05 novembre 2026
- Conseiller formation en charge de la qualité, évaluation et partenariat (F/H)
- Enseignement et formation
- Localisation : Var (83)
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Centre National de la Fonction Publique Territoriale (CNFPT)
- En ligne depuis le 05 novembre 2026
'/%3e%3cpath%20d='M101.744%2012.4726L102.894%2016.1947L99.0021%2013.2201L101.744%2012.4726ZM105.3%208.40937H100.488L99.0026%203.59473L97.5116%208.41047L92.7%208.40385L96.5965%2011.3834L95.1055%2016.1942L99.0021%2013.2196L101.408%2011.3834L105.3%208.40992V8.40937Z'%20fill='white'/%3e%3cdefs%3e%3clinearGradient%20id='paint0_linear_5593_1381'%20x1='90'%20y1='9.44471'%20x2='99'%20y2='9.44471'%20gradientUnits='userSpaceOnUse'%3e%3cstop%20stop-color='%2300AD70'/%3e%3cstop%20offset='0.998594'%20stop-color='%2300B67A'/%3e%3cstop%20offset='1'%20stop-color='%23DCDCE6'/%3e%3c/linearGradient%3e%3c/defs%3e%3c/svg%3e){kind=small}
