Secrétaire médicale RCP à 50% H/F

Chu-Dupuytren-1; Limoges; On-site; EUR 10,000 - 15,000; Part time

Job summary

CHU de Limoges recherche une Secrétaire médicale à temps partiel (50%) pour piloter les RCP amont et orienter les recours en médecine complexe/rare. Vous assurerez l'accueil téléphonique et la gestion administrative des dossiers via DPI et outils dédiés, en lien avec les équipes médicales.

Poste en présentiel au CHU de Limoges, amplitude 9h-12h/13h-17h30, 2.5 jours par semaine, mission de 12 mois renouvelable selon les besoins.

Qualifications

• Diplôme d'Assistant(e) médico-administratif(ve) ou équivalent.
• Expérience en secrétariat administratif ou médical.
• Maîtriser l'orthographe et la syntaxe, vocabulaire médical de base.
• Savoir utiliser les logiciels de bureautique : Windows, Word et Excel.
• Savoir s'adapter et travailler en équipe.

Responsibilities

• Organiser la RCP mensuelle et diffuser les fiches associées.
• Préparer les dossiers dans le DPI et les logiciels utilisés (Télémaque, Omnidoc/Covalia).
• Organiser les visioconférences et réserver les salles pour Poitiers et Limoges.
• Accueil téléphonique des médecins et ESMS selon les horaires du secrétariat RCP.
• Suivre et finaliser les fiches RCP et les transmettre aux référents.

Skills

Sens de l'accueil

Rigueur

Organisation

Esprit d'équipe

Education

Assistant(e) médico-administratif(ve) ou équivalent

Tools

Windows

Word

Excel

Job description

Descriptif L'ÉTABLISSEMENT :

Le CHU de Limoges a trois missions de service public : les soins, l'enseignement, la recherche et l'innovation. Nos professionnels exercent au sein de 5 hôpitaux (le CHU Dupuytren 1, le CHU Jean Rebeyrol 1, le CHU Dupuytren 2, l'hôpital de la mère et de l'enfant et le Centre de gérontologie Chastaingt ) et d'un Centre de biologie et recherche en santé. Le CHU recrute un.e Secrétaire médicale H/F à temps non complet à 50%, de la RCP (réunion de concertation pluridisciplinaire) amont de recours et d'orientation « Suspicion de maladies complexes / rares », (PEMR) de Nouvelle-Aquitaine nord.

LE POSTE :

MISSION PRINCIPALE

Organisation générale de la Réunion de Concertation Pluridisciplinaire (RCP). RCP mensuelle, de 18h30 à 20h, hors vacances scolaires (présence de la secrétaire aux RCP non demandée). RCP ouverte à toute la médecine de ville et aux médecins coordinateurs d'ESMS des territoires de recrutement des CHU de Poitiers et de Limoges. La secrétaire médicale a pour mission d'organiser, dans ses modalités pratiques, les RCP amont de recours et d'orientation « Suspicion de maladies complexes / rares ».

Information et diffusion auprès des professionnels

• Le planning annuel des RCP mensuelles
• Le format de la fiche à remplir dans les logiciels de télémédecine Covalia (territoire de recrutement du CHU de Poitiers) / Omnidoc (territoire de recrutement du CHU de Limoges)
• Les critères d'éligibilité de présentation des cas à la RCP et les pièces à joindre nécessairement en fonction de la nature du cas

Programmation des cas à présenter

• De l'historique des demandes de présentation de cas, ainsi que des cas à représenter pour suivi
• De la durée moyenne de présentation d'un cas définie avec le responsable médical de la RCP
• De la durée d'1h30 de la RCP mensuelle

Valider la programmation des cas présentés à chaque RCP avec le responsable médical de la RCP, à J-15 au plus tard.

Préparation administrative des dossiers

Au préalable de la RCP, réaliser une préadmission du patient dans le DPI du CHU concerné (Télémaque au CHU de Poitiers ; Crossway / Maincare IC au CHU de Limoges), en fonction du logiciel de télé-expertise utilisé par le médecin requérant pour sa demande de présentation de cas à la RCP, en lien avec les services Accueil et gestion administrative du patient de chaque CHU.

Organisation des visioconférences

Réserver une salle de réunion aux CHU de Poitiers et de Limoges suivant l'organisation interne des 2 UCHUCHU. Diffuser le planning de présentation des cas à chaque RCP aux médecins référents de la RCP amont de la PEMR bi-sites. Diffuser, via une messagerie sécurisée, le planning de présentation des cas à chaque RCP et le lien de connexion à la visioconférence de la RCP, auprès de chaque médecin de ville/ESMS requérant, en précisant l'horaire prévu pour la présentation de son cas en visioconférence.

Suivi et finalisation des fiches RCP

À la suite des RCP, diffuser les fiches RCP aux médecins référents de la RCP pour validation des conclusions. Finaliser la mise en page des fiches RCP. Enregistrer les fiches RCP validées dans les logiciels de télémédecine de chaque CHU (Omnidoc / Covalia ; les fiches étant intégrées par interopérabilité dans les DPI des CHU).

MISSIONS SPÉCIFIQUES

En complément de la mission principale :

• Accueil téléphonique des médecins libéraux de ville et d'ESMS requérants durant les jours et horaires d'ouverture définis du secrétariat de la RCP (cf. ci-dessous).

SPÉCIFICITÉS DU POSTE

Poste à mi-temps en présentiel, basé au CHU de Limoges (sans déplacement). DQT (Durée quotidienne de travail) en 7h30 avec repos fixes. Amplitude d'ouverture du secrétariat : 9h-12h / 13h-17h30. Jours d'ouverture (2 jours et demi) adaptables avec la/le secrétaire sélectionné(e). Les jours définis d'ouverture de l'accueil téléphonique du secrétariat de la RCP sont alors formalisés et diffusés à toute la médecine de ville.

PROFIL RECHERCHÉ :

FORMATIONS OBLIGATOIRES REQUISES

Diplôme d'Assistant(e) médico-administratif(ve) ou équivalent pour postuler.

Formation interne à la prise de fonction

• Aux logiciels DPI des CHU de Limoges et de Poitiers
• Aux logiciels de télé-expertise utilisés par les deux CHU
• Aux logiciels de déclaration des événements indésirables utilisés dans les deux CHU

FORMATIONS QUALIFICATIONS (SAVOIR)

• Maîtriser l'orthographe et la syntaxe, ainsi que le vocabulaire médical de base.
• Savoir utiliser les logiciels de bureautique : Windows, Word et Excel.

CONNAISSANCES PARTICULIÈRES (SAVOIR-FAIRE)

• Après formation interne à la prise de poste :
• Utilisation du DPI des deux CHU
• Utilisation des logiciels de télé-expertise des deux CHU
• Utilisation des logiciels de déclaration des événements indésirables des deux CHU
• Gestion documentaire dans les logiciels des deux CHU prévus à cet effet

EXPÉRIENCES PROFESSIONNELLES (SAVOIR-FAIRE)

• Avoir une expérience en secrétariat administratif ou médical pour postuler.

QUALITÉS PROFESSIONNELLES (SAVOIR-ÊTRE)

• Avoir le sens de l'accueil.
• Savoir s'adapter aux situations et aux différents professionnels.
• Être capable de travailler en équipe
• Développer des relations de travail efficaces et harmonieuses
• Faire preuve de diplomatie
• Respecter les règles du secret professionnel et de gestion du dossier patient
• Avoir le sens de l'organisation et de l'esprit d'initiative
• Faire preuve d'efficacité
• Faire preuve de rigueur
• Être ponctuel(le)
• Avoir le sens des responsabilités et rendre compte de ses actes auprès de ses supérieurs

NOTES : poste non pérenne - Mission de 12 mois

NOTES : poste non pérenne - Mission de 12 mois