Secrétaire Médical(e) - 100 % - Pôle d'Anesthésie

CHRU de Strasbourg - Hôpitaux Universitaires de Strasbourg; Strasbourg; On-site; EUR 26,000 - 34,000; Full time

Job summary

Le CHRU de Strasbourg - Hôpitaux Universitaires de Strasbourg recrute un(e) agent(e) secretariat polyvalent pour accompagner le chef de service et son équipe. Vous assurez l’accueil, la gestion des agendas, le traitement du courrier et le suivi logistique des réunions et formations.

Vous serez en charge du secrétariat du chef de service, du lien avec les services internes et partenaires, et du respect des règles de confidentialité et d’organisation du service.

Qualifications

• Expérience en secrétariat médical souhaitable.
• Maîtrise des outils de secrétariat et de gestion (Outlook, GT Med, DPC) est appréciée.
• Sens de l’organisation et discrétion indispensables.

Responsibilities

• Accueil téléphonique et physique du secrétariat du chef de service.
• Gestion des agendas du Chef de Service et de son adjoint; planning des réunions et salles.
• Gestion du courrier et du stock, centralisation des demandes des unités.
• Planification des réunions, visioconférences et comptes rendus (CR).
• Suivi des formations et besoins du pôle; soutien RH/DAM.
• Gestion des documents et liaison avec différentes instances et services.

Skills

Organisation

Rigueur

Discrétion

Esprit d'équipe

Gestion des priorités

Disponibilité

Relations internes

Initiative

Job description

À propos de nous

Les Hôpitaux Universitaires de Strasbourg (HUS), établissement de référence du Grand Est classé parmi les premiers CHU français, ont une triple mission de soins, d enseignement et de recherche.

À propos de nous

Les Hôpitaux Universitaires de Strasbourg (HUS), établissement de référence du Grand Est classé parmi les premiers CHU français, ont une triple mission de soins, d enseignement et de recherche.

Ils se composent de 5 sites hospitaliers, organisés en 21 pôles d’activités cliniques et médicotechniques, et comptent 2 750 lits et places, 1 pôle logistique ainsi que 7 écoles et instituts de formation.

Avec plus de 11 850 employés, professionnels médicaux et non médicaux, le centre hospitalier régional universitaire de Strasbourg est le premier employeur d Alsace.

Mission

Missions et activités

Activités de secrétariat

• Accueil physique et téléphonique du secrétariat de la chefferie de service
• Gérer les agendas (Papier et Outlook) du Chef de Service et son adjoint
• Gérer le planning d’occupation des 2 salles de réunion du service
• Gérer la boite aux lettres
• Trier, ouvrir et traiter le courrier du chef de service et son adjoint
• Gérer le stock et centraliser les demandes des unités fonctionnelles d anesthésie : fournitures bureaux, cartouches imprimantes, papeteries, accusé de réception et imprimés

Activités de planification et suivi

• Planifier - organiser et transmettre les rappels des réunions des responsables d’unité fonctionnelle, des Staff Biblio - Revue Morbi-Mortalité (RMM) et du GT CSA
• Créer la visioconférence si nécessaire – réserver la salle + Etablir l’OJ en centralisant les demandes + Participer et prendre des notes pour établir le CR - Transmettre le CR pour lecture/ajout modification - Enregistrer et envoyer le CR
• Planifier les cours et séminaires pour les internes - Assurer le suivi de la participation aux cours (liste d’émargement)
• Assurer la gestion logistique et organisationnelle des cours européens (2 fois par an - Bischenberg) en collaboration avec Service d’anesthésie réanimation de Nancy et le CFAR

Soutien RH / DAM

• Saisir les présences, les congés (CA/RTT/Formation) dans GT-med des PH et internes et transmettre à la DAM
• Vérifier les concordances feuille d’astreinte, mettre en signature, transmettre à l’administration - copie au PH et archiver
• Régler les problèmes de dysfonctionnement (DECT, Ordinateur, badge accès, imprimante - papier dans l’imprimante)
• Transmettre et archiver les documents relatifs aux plages additionnelles
• Suivre les demandes de formation DPC/Congrès des praticiens du Pôle
• Centraliser et archiver les demandes du pôle
• Vérifier la complétude du formulaire de demande de prise en charge + pièces jointes
• Mettre en signature et transmettre au service DPC
• Etre personne support/ressource dans l’utilisation de GTMed et Odysweb

Activités propres au chef de service

• Trier et archiver la boite mail lors des absences longues du chef de Service
• Assurer le lien avec la DAM / Faculté /école IADE/ CFAR/HAS/MACSF/CODISCIA/ARS/ANSM/Agence de Biomédecine / Autres établissements/SFAR/Autres services des HUS /UNISIMES
• Mettre annuellement à jour la Déclaration Publique d’Intérêt sur le site DPI France
• Compléter les demandes de disponibilités de surveillance d’examen

Profil

Qualités et compétences requises

• Rigueur
• Discrétion et respect de la confidentialité
• Capacité d’adaptation
• Esprit d'équipe et de coopération
• Sens des priorités
• disponibilité
• Bonnes capacités relationnelles
• Esprit d'initiative

Modèle journalier

Du lundi au vendredi, hors jour fériés, selon un modèle journalier de 7h30 (30 minutes de repas) avec comme horaires possibles : de 8h-16h ou de 9h-17h (roulement du jeudi au mercredi, une semaine sur deux) - Amplitude horaire possible entre 08h et 18h selon les besoins du service

Congés planifiés en concertation avec les autres secrétaires

Référence de l'offre : x8t4925dfh