Secrétaire Médical(e) – 100 % – Pôle d’Anesthésie

CHRU de Strasbourg - Hôpitaux Universitaires de Strasbourg; Strasbourg; On-site; EUR 28,000 - 36,000; Full time

Job summary

Les Hôpitaux Universitaires de Strasbourg (HUS) recrutent un(e) assistant(e) de secrétariat pour le pôle de service. Vous accueillerez les patients et le personnel, prendrez les appels, gérerez les agendas du chef de service et aiderez à l’organisation des réunions et des formations.

Le poste prévoit une routine du lundi au vendredi, avec gestion du courrier, du courrier, et une collaboration étroite avec les équipes RH et les services supports.

Qualifications

• Veiller à la rigueur et à la confidentialité des informations.
• Gérer les présences et les congés des personnels.
• Assurer une organisation efficace des réunions et des formations.
• Adapter le planning en fonction des besoins du service.
• Travailler en coordination avec les équipes RH et DAM.

Responsibilities

• Accueil physique et téléphonique du secrétariat de la chefferie de service.
• Gérer les agendas du Chef de Service et son adjoint.
• Gérer le planning des salles de réunion et le courrier.
• Mettre à jour les plannings d’occupation et centraliser les demandes.
• Assurer le secrétariat des activités RH et DPC.
• Transmettre et archiver les documents administratifs.

Skills

Rigueur

Discrétion et confidentialité

Bonne communication

Esprit d’équipe

Organisation

Gestion du temps

Tools

GT-med

Odysweb

Job description

À propos de nous

Les Hôpitaux Universitaires de Strasbourg (HUS), établissement de référence du Grand Est classé parmi les premiers CHU français, ont une triple mission de soins, d’enseignement et de recherche.

Vue d'ensemble

Les Hôpitaux Universitaires de Strasbourg (HUS), établissement de référence du Grand Est classé parmi les premiers CHU français, ont une triple mission de soins, d’enseignement et de recherche. Ils se composent de 5 sites hospitaliers, organisés en 21 pôles d’activités cliniques et médicotechniques, et comptent 2 750 lits et places, 1 pôle logistique ainsi que 7 écoles et instituts de formation. Avec plus de 11 850 employés, professionnels médicaux et non médicaux, le centre hospitalier régional universitaire de Strasbourg est le premier employeur d’Alsace.

Mission

MISSIONS ET ACTIVITES

Activités de secrétariat

• Accueil physique et téléphonique du secrétariat de la chefferie de service
• Gérer les agendas (Papier et Outlook) du Chef de Service et son adjoint
• Gérer le planning d’occupation des 2 salles de réunion du service
• Gérer la boite aux lettres
• Trier, ouvrir et traiter le courrier du chef de service et son adjoint
• Gérer le stock et centraliser les demandes des unités fonctionnelles d’anesthésie : fournitures bureaux, cartouches imprimantes, papeteries, accusé de réception et imprimés

Activités de planification et suivi

• Planifier – organiser et transmettre les rappels des réunions des responsables d’unité fonctionnelle, des Staff Biblio – Revue Morbi-Mortalité (RMM) et du GT CSA
• Créer la visioconférence si nécessaire – réserver la salle + Etablir l’OJ en centralisant les demandes + Participer et prendre des notes pour établir le CR – Transmettre le CR pour lecture/ajout modification – Enregistrer et envoyer le CR
• Planifier les cours et séminaires pour les internes – Assurer le suivi de la participation aux cours (liste d’émargement)
• Assurer la gestion logistique et organisationnelle des cours européens (2 fois par an – Bischenberg) en collaboration avec Service d’anesthésie réanimation de Nancy et le CFAR

Soutien RH / DAM

• Saisir les présences, les congés (CA/RTT/Formation) dans GT-med des PH et internes et transmettre à la DAM
• Vérifier les concordances feuille d’astreinte, mettre en signature, transmettre à l’administration – copie au PH et archiver
• Régler les problèmes de dysfonctionnement (DECT, Ordinateur, badge accès, imprimante – papier dans l’imprimante)
• Transmettre et archiver les documents relatifs aux plages additionnelles
• Suivre les demandes de formation DPC/Congrès des praticiens du Pôle
• Centraliser et archiver les demandes du pôle
• Vérifier la complétude du formulaire de demande de prise en charge + pièces jointes
• Mettre en signature et transmettre au service DPC
• Etre personne support/ressource dans l’utilisation de GTMed et Odysweb

Activités propres au chef de service

• Trier et archiver la boite mail lors des absences longues du chef de Service
• Assurer le lien avec la DAM / Faculté /école IADE/ CFAR/HAS/MACSF/CODISCIA/ARS/ANSM/Agence de Biomédecine / Autres établissements/SFAR/Autres services des HUS /UNISIMES
• Mettre annuellement à jour la Déclaration Publique d’Intérêt sur le site DPI France
• Compléter les demandes de disponibilités de surveillance d’examen

Profil

QUALITES ET COMPETENCES REQUISES

• – Rigueur
• – Discrétion et respect de la confidentialité
• – Capacité d’adaptation
• – Esprit d’équipe et de coopération
• – Sens des priorités
• – disponibilité
• – Bonnes capacités relationnelles
• – Esprit d’initiative

MODELE JOURNALIER

Du lundi au vendredi, hors jour fériés, selon un modèle journalier de 7h30 (30 minutes de repas) avec comme horaires possibles : de 8h-16h ou de 9h-17h (roulement du jeudi au mercredi, une semaine sur deux) – Amplitude horaire possible entre 08h et 18h selon les besoins du service

Congés planifiés en concertation avec les autres secrétaires