Secrétaire Médical(e) - 100 % - Pôle d'Anesthésie H/F

LES HÔPITAUX UNIVERSITAIRES DE STRASBOURG; Strasbourg; Vor Ort; EUR 22.000 - 29.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Les Hôpitaux Universitaires de Strasbourg (HUS) recrutent un titulaire du secrétariat de chefferie pour assurer l’accueil, l’organisation des agendas et le suivi administratif du service.

Vous gérerez les plannings, les réunions, les courriers et les échanges avec les unités fonctionnelles, tout en assurant le lien avec la DAM et les formations internes. Poste à temps plein, sur site, horaires généralement du lundi au vendredi.

Qualifikationen

• Rigueur et discrétion dans le traitement de l’information et le respect de la confidentialité.
• Capacité d’adaptation et sens de l’organisation au quotidien dans un service hospitalier.
• Esprit d’équipe et collaboration avec différents interlocuteurs (médecins, internes, secrétaires, DAM).
• Bonnes aptitudes relationnelles et sens du service public.

Aufgaben

• Accueillir et filtrer les appels et courriers du secrétariat de la chefferie de service.
• Gérer les agendas (papier et Outlook) du Chef de Service et de son adjoint.
• Planifier les réunions, préparer les salles et établir les comptes rendus.
• Gérer le planning des salles, la boîte mail et le courrier du chef de service.
• Suivre les demandes liées au pôle et assurer le lien avec la DAM et les formations.
• Participer à la gestion logistique des cours et séminaires du service.

Kenntnisse

Rigueur

Discrétion

Adaptabilité

Esprit d'équipe

Sens des priorités

Disponibilité

Bonnes capacités relationnelles

Esprit d’initiative

Jobbeschreibung

À propos de nous

Les Hôpitaux Universitaires de Strasbourg (HUS), établissement de référence du Grand Est classé parmi les premiers CHU français, ont une triple missionde soins, d enseignement et de recherche.

Ils se composent de 5 sites hospitaliers, organisés en 21 pôles d’activités cliniques et médicotechniques, et comptent 2750 lits et places, 1 pôle logistique ainsi que 7 écoles et instituts de formation.

Avec plus de 11850 employés, professionnels médicaux et non médicaux, le centre hospitalier régional universitaire de Strasbourg est le premier employeur d’Alsace.

Mission

MISSIONS ET ACTIVITES

Activités de secrétariat

• Accueil physique et téléphonique du secrétariat de la chefferie de service
• Gérer les agendas (Papier et Outlook) du Chef de Service et son adjoint
• Gérer le planning d’occupation des 2 salles de réunion du service
• Gérer la boite aux lettres
• Trier, ouvrir et traiter le courrier du chef de service et son adjoint
• Gérer le stock et centraliser les demandes des unités fonctionnelles d’anesthésie: fournitures bureaux, cartouches imprimantes, papeteries, accusé de réception et imprimés

Activités de planification et suivi

• Planifier – organiser et transmettre les rappels des réunions des responsables d’unité fonctionnelle, des Staff Biblio – Revue Morbi-Mortalité (RMM) et du GT CSA
• Créer la visioconférence si nécessaire – réserver la salle + Etablir l’OJ en centralisant les demandes + Participer et prendre des notes pour établir le CR – Transmettre le CR pour lecture/ajout modification – Enregistrer et envoyer le CR
• Planifier les cours et séminaires pour les internes – Assurer le suivi de la participation aux cours (liste d’émargement)
• Assurer la gestion logistique et organisationnelle des cours européens (2 fois par an – Bischenberg) en collaboration avec Service d’anesthésie réanimation de Nancy et le CFAR

Soutien RH / DAM

• Saisir les présences, les congés (CA/RTT/Formation) dans GT-med des PH et internes et transmettre à la DAM
• Vérifier les concordances feuille d’astreinte, mettre en signature, transmettre à l’administration – copie au PH et archiver
• Régler les problèmes de dysfonctionnement (DECT, Ordinateur, badge accès, imprimante – papier dans l’imprimante)
• Transmettre et archiver les documents relatifs aux plages additionnelles
• Suivre les demandes de formation DPC/Congrèsdes praticiens du Pôle
• Centraliser et archiver les demandes du pôle
• Vérifier la complétude du formulaire de demande de prise en charge + pièces jointes
• Mettre en signature et transmettre au service DPC
• Etre personne support/ressource dans l’utilisation de GTMed et Odysweb

Activités propres au chef de service

• Trier et archiver la boite mail lors des absences longues du chef de Service
• Assurer le lien avec la DAM / Faculté /école IADE/ CFAR/HAS/MACSF/CODISCIA/ARS/ANSM/Agence de Biomédecine / Autres établissements/SFAR/Autres services des HUS /UNISIMES
• Mettre annuellement à jour la Déclaration Publique d’Intérêt sur le site DPI France
• Compléter les demandes de disponibilités de surveillance d’examen

Profil

QUALITES ET COMPETENCES REQUISES

• – Rigueur
• – Discrétion et respect de la confidentialité
• – Capacité d’adaptation
• – Esprit d’équipe et de coopération
• – Sens des priorités
• – disponibilité
• – Bonnes capacités relationnelles
• – Esprit d’initiative

MODELE JOURNALIER

Du lundi au vendredi, hors jour fériés, selon un modèle journalier de 7h30 (30 minutes de repas) avec comme horairespossibles : de 8h-16h ou de 9h-17h (roulement du jeudi au mercredi, une semaine sur deux) – Amplitude horaire possible entre 08h et 18h selon les besoins du service

Congés planifiés en concertation avec les autres secrétaires