SECRETAIRE F/H (Nouvelle fenêtre)

Departement974; Saint-Paul; Remote; EUR 20,000 - 23,000; Full time

Job summary

Departement974 recrute un Secrétaire (H/F) au Territoire d’Action Sociale Ouest - Service Prévention Polyvalence Insertion, Saint-Paul. Sous l’autorité du responsable, il/elle assure les tâches administratives et suit le planning de l’équipe.

Vous avez un CAP-BEP et maîtrisez les outils SOLIS et AIRS, avec un sens de l’organisation et du relationnel pour accueillir et orienter le public. La collectivité précise les procédures et les conditions d’exercice.

Qualifications

• Adjoint administratif territorial et polyvalence insertion.
• Maîtrise du cadre réglementaire et législatif de la polyvalence insertion.
• Connaissance du fonctionnement des collectivités et de leur environnement.
• Maîtrise des outils bureautiques et informatiques (SOLIS, AIRS).
• Capacité à accueillir le public avec amabilité et à orienter la demande.

Responsibilities

• Exécuter et suivre les procédures administratives.
• Gérer et suivre les dossiers et activités du domaine d’intervention (suivi des relevés d’activités, mises à jour des tableaux de bord).
• Rédiger des notes diverses et mettre à jour les documents administratifs.
• Réaliser les comptes rendus de réunions des équipes administratives et gérer le courrier.
• Assurer le secrétariat du service et diffuser les informations.
• Accueillir, renseigner et orienter le public (physique et téléphonique).
• Veiller à la continuité du service en cas d’empêchement d’un collègue.

Skills

Adjoint administratif territorial

Rigueur et organisation

Accueil du public

Gestion du stress et conflits

Maîtrise du cadre réglementaire et lég

Connaissance des collectivités

Maîtrise des outils bureautiques

Education

CAP-BEP

Tools

SOLIS

AIRS

Job description

Type d'emploi Permanent

Fonction publique concernée par l'offre Fonction Publique Territoriale

Cadre(s) d'emplois Adjoint administratif

Résidence administrative SAINT-PAUL

Niveau de Diplôme exigé CAP-BEP

Nombre de poste(s) à pourvoir 1

Contact pour l'offre 0262 90 34 47

Réf. 202610-PERM008189_PT-692

Un poste de Secrétaire (H/F) est à pourvoir au Territoire d’Action Sociale Ouest - Service Prévention Polyvalence Insertion (Zone d’intervention : Saint-Paul).

Activités du poste

Sous l’autorité du Responsable de service, la secrétaire contribue à la mise en œuvre des politiques de la prévention et de l’insertion sur le territoire. Elle assure à titre principal les tâches administratives liées à l’activité du service et suit le planning de l’équipe polyvalence insertion.

• Exécuter et suivre les procédures administratives
• Gérer et suivre les dossiers et les activités de son domaine d’intervention :
  • - Suivre les relevés d’activités mensuels des travailleurs sociaux
  • - Mettre à jour les tableaux de bord
  • - Éditer les courriers de convocation
  • - Actualiser les répertoires téléphoniques des partenaires
  • - Réaliser les comptes rendus de réunions des équipes administratives
• Assurer le secrétariat du service
  • - Assurer le secrétariat du Responsable de service, des TS et des CTS
• Mettre en forme et présenter des dossiers :
  • - Rédiger des notes diverses, bordereaux de transmission
  • - Mettre à jour les documents administratifs
• Réaliser les comptes rendus de réunions des équipes administratives
  • Gérer les courriers « arrivée » et « départ » :
    • - Enregistrer et traiter les courriers arrivée et départ sur AIRS
• Réceptionner et diffuser des informations :
  • - Assurer la diffusion des courriers, documents et notes de service au sein du service
• Vérifier la validité des informations traitées
  • - Gérer les stocks et demandes de fournitures
  • - Classer et/ou archiver les dossiers du service
  • - Orienter et renseigner le public :
    • - Accueillir, renseigner et orienter les différents publics (physique et téléphonique)
• Assurer la continuité du service en cas d’empêchement d’un(e) collègue

Compétences

• Ouvert au cadre d’emplois des Adjoints Administratifs Territoriaux
• Maîtrise du cadre réglementaire et législatif de la polyvalence insertion
• Connaissance du fonctionnement des collectivités et de leur environnement
• Maîtrise des outils bureautiques et informatiques (SOLIS, AIRS)
• Capacité à accueillir le public avec amabilité
• Capacité à orienter la demande au sein des services
• Capacité à gérer les situations de stress et de conflits
• Capacité à communiquer en s’adaptant aux différents types d’interlocuteurs internes et/ou externes
• Sens de la confidentialité
• Sens de l’organisation
• Sens des relations humaines
• Disponibilité
• Discrétion
• Rigueur

La Collectivité se réserve le droit de vérifier les références du candidat et d'organiser des tests ou mises en situation afin d'apprécier les savoir-faire du candidat en situation de travail.