Secrétaire du Conseil Médical H/F

Service Public; Tarbes; Vor Ort; EUR 23.000 - 32.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Service Public en Occitanie recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) débutant à confirmé pour assurer le secrétariat des instances médicales et le suivi des publics vulnérables. Enregistrement des demandes et vérification des pièces, préparation des convocations et archivage des dossiers.

Vous participerez à la gestion budgétaire et au suivi des indemnités, avec rédaction de documents et date-limites respectées. Poste axé organisation et rigueur.

Qualifikationen

• Qualités organisationnelles et rigueur dans le suivi des dossiers médicaux et administratifs.
• Discrétion et confidentialité des informations sensibles liées au domaine médical.
• Maîtrise des outils bureautiques et capacité à communiquer clairement par écrit et oralement.
• Aptitude à établir et suivre des tableaux de bord et des activités administratives.

Aufgaben

• Secrétariat du conseil médical et des instances médicales, gestion des dossiers et vérification des pièces.
• Préparation des réunions: ordre du jour, convocations, comptes rendus et archivage des documents.
• Suivi des procédures de paiement et des indemnités, saisie et suivi dans les applications dédiées.

Kenntnisse

Organisation et rigueur

Confidentialité

Rédaction et communication

Maîtrise bureautique

Tools

VADIM

SI VAO

Jobbeschreibung

Compétence attendue : débutant à confirméDans le cadre du suivi des dispositifs d'accompagnement des publics vulnérables et du secrétariat des instances afférentes, vous serez chargé(e) des missions suivantes :

1. Secrétariat du conseil médical (fonction publique d'État et hospitalière). - Enregistrement des dossiers (réception des demandes, vérification de la complétude des dossiers et à défaut lien avec le service RH de l'administration pour compléments, saisie dans VADIM, lien avec le médecin président, orientation vers un expert si nécessaire, suivi des expertises demandées, réponses mail et téléphoniques, réception des agents sur rendez-vous, etc.). - Préparation et participation aux séances des instances médicales (proposition de calendrier des réunions, établissement de l'ordre du jour, rédaction et envoi des convocations et courriers aux membres, aux agents et aux administrations, préparation des PV, des formulaires et des historiques, réservation des salles, participation aux instances, envoi des PV et des formulaires, archivage des dossiers, etc.). - Établissement des états de sommes dues aux médecins, transfert pour paiement des vacations État et CDG à la DREETS, suivi des indemnités de déplacements et transfert des paiements au service budget du SGCD. - Saisie des dossiers et suivi dans l'application VADIM, lien avec le conseil médical supérieur. - Lien avec le siège de l'ARS Occitanie pour les dossiers des praticiens hospitaliers du département. Transmission des arrêtés et des notes explicatives pour signature du Préfet. - Participation aux réunions du réseau des instances médicales et veille juridique. - Actualisation et mise aux normes des arrêtés et des documents utilisés pour le conseil médical.
2. Vacances adaptées organisées- Réception et instruction des déclarations initiales et complémentaires via l'applicatif SI VAO.- Vérification de la complétude des dossiers et gestion des relances.- Enregistrement et complétude du tableau de suivi.- Participation ponctuelle aux contrôles des séjours, préparation et rédaction des rapports.
3. Participation aux missions du service pour en assurer la continuité : absence de collègues, charges supplémentaires de travail à partager, avec une attente particulière sur la continuité du service sur le volet budgétaire en lien avec les agents concernés.

Connaissances

Connaissance de la réglementation spécifique aux domaines d'activitésSavoir être- Organisation, rigueur et respect des échéances - Faire preuve de qualités relationnellesSavoir faire- Maîtrise des outils bureautiques, applications spécifiques et outils de communication- Maîtrise des techniques de rédaction administrative- Élaboration et suivi de tableaux de bord et d'activité- Capacités d'analyse et de rendre compte- Obligation de confidentialité attachée aux informations à caractère médical