secrétaire de scolarité (F/H)

University of South Brittany; Vannes; On-site; EUR 20,000 - 24,000; Full time

Benefits offered by this job

Restaurant universitaire

Mutuelle employeur

Forfait mobilités durables

Télétravail possible

Job summary

Université Bretagne Sud recherche un(e) secrétaire de scolarité pour le campus de Vannes, rattaché(e) à l’Institut de l’IAE. Vous assurez l’accueil, la gestion administrative des filières banque/assurance et la coordination des dossiers étudiants en master et licence professionnelle.

Le poste nécessite des compétences en APOGEE et Moodle, une excellente organisation et une capacité à travailler avec des partenaires variés. Rémunération mensuelle proposée et date limite de candidature.

Qualifications

• Bac minimum ou titre équivalent.
• Bonne maîtrise de l’environnement numérique et des outils de communication.
• Qualités d’accueil et de communication, à l’oral comme à l’écrit.
• Rigueur, fiabilité et respect de la confidentialité.
• Autonomie et esprit d’initiative.

Responsibilities

• Assure l'accueil physique et téléphonique, réception et traitement des courriers et courriels des étudiants et des intervenants.
• Met à jour et prépare les documents préalablement à la rentrée universitaire.
• Gère les dossiers des étudiants et les relations avec les partenaires (transferts, stages, dossiers d’inscriptions).
• Crée et saisit les emplois du temps sur le logiciel APOGEE.
• Applique dans APOGEE les décisions liées à la scolarité (schéma de formation, règles de calcul, codes CNU).
• Prépare les sessions d’examens: calendrier et sujets.
• Contrôle l’assiduité et saisit les notes et procès-verbaux de jury.
• Rédige et diffuse des documents administratifs (courriers, certificats, contrats pédagogiques).
• Participe à l’information des étudiants (affichage, courrier, Moodle).

Skills

Aisance relationnelle

Communication orale et écrite

Organisation et priorisation

Autonomie et esprit d’initiative

Maîtrise des outils numériques

Education

Bac minimum ou titre équivalent

Tools

APOGEE

Moodle

Job description

À propos de nous

Université à taille humaine, entreprenante et engagée, l’UBS se concentre sur quatre grandes priorités : Mer & littoraux, Industrie du futur, Environnement, santé & handicap, et Cyber & Intelligence des données. En tant qu'université à dimension humaine, l'Université Bretagne Sud dispose de trois campus : Lorient, Vannes, et Pontivy. Elle s'appuie sur les compétences de ses 1200 membres du personnel, dont 550 enseignants et enseignants-chercheurs, pour former chaque année plus de 11 000 étudiants. L’UBS soutient les transitions environnementales, énergétiques et professionnelles, incarnant ainsi une université de « nouvelle génération ». La stratégie de l'Université Bretagne Sud est en parfaite cohérence avec son identité d'université dynamique, innovante et entrepreneuriale, en interaction forte avec le territoire. Elle vise à préfigurer un modèle novateur, moteur du développement économique régional, fondé sur une recherche tournée vers la valorisation et l'innovation, et sur une formation largement organisée en alternance avec des expériences professionnelles.

Mission

Auprès de la responsable de scolarité de l'Institut de l'IAE sur le campus de Vannes, la.le secrétaire de scolarité sera en charge de la gestion administrative des étudiants des filières banque, assurance en masters et en licence professionnelle.

À propos de nous

Université à taille humaine, entreprenante et engagée, l’UBS se concentre sur quatre grandes priorités : Mer & littoraux, Industrie du futur, Environnement, santé & handicap, et Cyber & Intelligence des données. En tant qu'université à dimension humaine, l'Université Bretagne Sud dispose de trois campus : Lorient, Vannes, et Pontivy. Elle s'appuie sur les compétences de ses 1200 membres du personnel, dont 550 enseignants et enseignants-chercheurs, pour former chaque année plus de 11 000 étudiants. L’UBS soutient les transitions environnementales, énergétiques et professionnelles, incarnant ainsi une université de « nouvelle génération ». La stratégie de l'Université Bretagne Sud est en parfaite cohérence avec son identité d'université dynamique, innovante et entrepreneuriale, en interaction forte avec le territoire. Elle vise à préfigurer un modèle novateur, moteur du développement économique régional, fondé sur une recherche tournée vers la valorisation et l'innovation, et sur une formation largement organisée en alternance avec des expériences professionnelles.

Mission

Auprès de la responsable de scolarité de l'Institut de l'IAE sur le campus de Vannes, la.le secrétaire de scolarité sera en charge de la gestion administrative des étudiants des filières banque, assurance en masters et en licence professionnelle.

Elle gèrera également la licence professionnelle Gestion des Organisations Agricoles et Agroalimentaires en partenariat avec la Chambre d’Agriculture de Bretagne.

La personne recrutée devra être à l’aise avec des publics variés dont la particularité d’une des formations est d’être en partenariat avec l’ES Banque.

Elle devra savoir s’adapter à des profils d’étudiants diversifiés : étudiants en formation initiale, étudiants en alternance, étudiants en reprise d’études.

Missions

• Assure l'accueil physique et téléphonique, la réception et le traitement des courriers et courriels des étudiants et des intervenants de ses filières de formation.
• Met à jour et prépare tous les documents préalablement à la rentrée universitaire : paramétrage des outils informatiques, dossiers de candidatures, dossiers d’inscriptions, suivi des étudiants boursiers…
• Assure la gestion des dossiers des étudiants de ses filières en cours d’année et en relation avec les partenaires : demandes de transfert, opérations d'encaissement et de remboursement, édition des cartes d'étudiant, conventions de stage…
• Créé et saisit les emplois du temps des formations suivies sur le logiciel spécifique.
• Met en application dans le logiciel APOGEE les décisions liées à la scolarité : structures d'enseignement (création et saisie du schéma de formation, réactualisations éventuelles), modalités de collecte (MCC, liens de correspondance, règles de calcul de note et de résultat), charges d'enseignement et codes CNU, …
• Prépare les sessions d'examens : vérification des calendriers des examens, sujets (collecte et éventuellement reprographie)
• Contrôle l'assiduité des étudiants
• Saisit et calcule dans le logiciel APOGEE les notes et résultats, établit le maquettage des relevés de notes et des procès-verbaux de jury
• Rédige, met en forme des documents divers (courriers, certificats administratifs, livrets de formation, contrats pédagogiques ...) et les diffuse (ex. : listes d'émargement…)
• Participe à la bonne information des étudiants (affichage, courriel, plateforme Moodle le cas échéant…)

Profil

Bac minimum ou titre équivalent.

Compétences principales

• Aisance relationnelle et sens du contact : vous appréciez le travail en relation avec les étudiants, les enseignants, les personnels administratifs et les différents partenaires, ainsi que le travail en équipe
• Connaissance de l’environnement de l’enseignement supérieur et de ses réseaux professionnels.
• Qualités d’accueil et de communication, à l’oral comme à l’écrit, en présentiel comme à distance.
• Bonne maîtrise de l’environnement numérique et des outils de communication en ligne.
• Recueillir, traiter et transmettre les informations utiles, et assurer un reporting régulier auprès de sa hiérarchie.
• Utiliser avec aisance les logiciels et applications spécifiques à la gestion de la scolarité.
• Organiser et prioriser son activité dans un environnement soumis à des échéances multiples et à des contraintes de calendrier.

Qualités professionnelles

• Sens de l’organisation et capacité à prioriser, y compris en période de forte activité.
• Réactivité et capacité d’adaptation face aux demandes et aux situations imprévues.
• Rigueur, fiabilité et souci de la qualité dans le suivi des dossiers.
• Discrétion et respect de la confidentialité, indispensables dans la gestion des informations relatives aux étudiants et aux personnels.
• Excellent sens relationnel, avec une capacité à instaurer des échanges professionnels, courtois et constructifs.
• Autonomie et esprit d’initiative, dans le respect des procédures et du cadre de fonctionnement du service.

Pourquoi nous rejoindre ?

• Des valeurs : une université audacieuse, entreprenante et engagée soucieuse de la qualité de vie au travail et bouillonnante de projets
• Environnement de travail de qualité au cœur d’un campus universitaire à proximité du centre-ville
• Participation aux frais de transport en commun, forfait mobilités durables; mutuelle employeur
• Des offres loisirs, sport et culture pour tous les agents avec des tarifs très attractifs et accès à nos bibliothèques
• Etablissement conventionné par le FIPHFP (Fonds pour l'Insertion des Personnes Handicapées dans la Fonction Publique)
• Accès au Restaurant universitaire (tarif UBS à partir de 3,88 euros et selon indice)
• 50 jours de congés par an /36h30 par semaine avec aménagement possible sur 4,5 jours sur avis du N+1
• Télétravail possible selon les nécessités de service et sur avis du N+1
• Poste ouvert aux agents titulaires et contractuels de catégorie C (dans ce cas CDD 12 mois) - rémunération de 2012 euros brut mensuel

Date limite de candidature : 23 novembre 2026/

Référence de l'offre : njoqqas0yi