Secrétaire de Mairie - Service Mutualisé

COMMUNAUTE DE COMMUNES DE CATTENOM ET ENVIRONS; Cattenom; On-site; EUR 26,000 - 38,000; Full time

Job summary

La Communauté de Communes de Cattenom et Environs recherche un agent administratif chargé d'assurer la continuité du service public dans les 22 communes du territoire, en renfort ponctuel des équipes municipales. Vous exercerez dans les mairies pour remplacer en cas d'absence et préparer les actes administratifs.

Vos missions couvrent l'état civil, les services à la population, les élections, l'urbanisme, et le suivi des marchés publics, des dossiers et des archives, avec une veille juridique.

Responsibilities

• Préparer et établir les actes d'état civil et suivre les registres communaux.
• Accueillir et orienter les usagers dans les démarches administratives.
• Assurer le suivi des marchés publics et des contrats.
• Préparer les convocations et procès-verbaux du conseil municipal.
• Veiller au respect des règles de commande publique et de transparence.
• Gérer les documents administratifs et l'archivage.
• Suivre les dépenses et la gestion financière de la commune.
• Suivi administratif des ressources humaines lorsque pertinent.

Job description

Dans le cadre de l’organisation mutualisée mise en place par la Communauté de Communes de Cattenom et Environs vous serez rattaché(e) au service secrétaire de mairie mutualisé. Vous contribuez à assurer la continuité du service public au sein des 22 communes du territoire, en apportant un renfort ponctuel aux équipes municipales. À ce titre, vous êtes amené(e) à intervenir au sein des mairies du territoire notamment pour assurer des remplacements (maladies, congés, vacances temporaires de poste) ou dans l’attente du recrutement d’un agent.

Votre mission consiste à assurer la préparation, la sécurisation et le suivi des activités administratives et des dossiers relevant du fonctionnement des mairies, en vous adaptant aux besoins et aux spécificités de chaque commune.

Dans le cadre de vos missions vous serez notamment chargé(e) de :

Assurer la gestion administrative de la commune dans les domaines de l’état civil, des services à la population, des élections, de l’urbanisme, de la commande publique, etc…:

• Accueillir, renseigner et orienter les usagers dans leurs démarches, notamment en matière d’état civil, de services à la population, d’élections et d’urbanisme,
• Préparer et établir les actes d’état civil et assurer la tenue et la mise à jour des registres communaux,
• Assurer le suivi des naissances, mariages, décès, listes électorales,
• Assister les maires et les adjoints dans la préparation, la gestion et le suivi des dossiers communaux,
• Préparer et rédiger les courriers, arrêtés et décisions et autres actes administratifs,
• Assurer l’enregistrement, le classement, la conservation et l’archivage des documents administratifs,
• Organiser et faciliter la circulation de l’information entre les communes, les élus, les services et les différents partenaires,
• Élaborer et actualiser les tableaux de bord administratifs,
• Recenser les besoins des communes en matière d’achats et de prestations,
• Préparer les consultations dans le respect des règles de la commande publique,
• Assurer le suivi administratif des marchés publics, contrats et conventions,
• Suivre les échéances relatives aux contrats, conventions, assurances et abonnements et autres engagements de la commune,
• Préparer les réponses aux sollicitations et courriers des administrés et des partenaires et des organismes institutionnels,
• Préparer les notes, synthèses, tableaux de suivi et documents nécessaires à l’information et à l’aide à la décision des élus,
• Assurer une veille juridique et réglementaire dans les domaines relevant des compétences communales.

La préparation et le suivi des conseil municipaux / commissions:

• Élaborer,enlienaveclemaire,lecalendrierdesséancesduconseilmunicipal, et commissions,
• Préparerlesconvocations,les ordresdujour,les rapportsetprojetsdedélibération,
• Réunirlespiècesnécessairesàl’instructiondesdossierssoumisauconseilmunicipal,
• Assurerlapréparationmatérielleetadministrativedesséances,
• Participerauxréunionsduconseilmunicipalet, le cas échéant, des commissions et assurerlesecrétariat,
• Rédigeret mettreenformelesprocès-verbauxetleslistesdesdélibérations,
• Assurerlatenue, la mise à jouretlaconservationdesregistres,
• Organiserlapublicitéetlatransmissiondesactesadministratifs,
• Suivrelamiseenœuvredesdélibérationsetdécisionsmunicipales,

D’assurer la gestion financière de la commune:

• Assurerlesuividel’exécutionbudgétaireenfonctionnementcomme eninvestissement,
• Contrôlerladisponibilitédescréditsavanttout engagement de dépense,
• Préparerlesbonsdecommande,les engagements comptablesetpiècesnécessairesaumandatement,
• Assurer le suivi desfactures,desrecettes,desimpayésetdesrelationsaveclecomptablepublic,
• Participeràl’élaborationdesdemandesdesubventionauprèsdespartenairespublics,
• Suivrelesemprunts,contrats,conventionsfinancièresetopérationsd’investissement,
• Préparer et actualiser les documents et tableaux de suivi budgétaire propres à la commune.

Lorsque la commune dispose d’agent communaux, vous assurerez le suivi administratif des Ressources Humaines :

• Assurer le suivi administratif des carrières et des situations individuelles des agents,
• Préparer les actes relatifs au recrutement, à la nomination et à la cessation de fonctions,
• Assurer le suivi des absences, congés, accidents de service et arrêts de travail,
• Préparer les éléments nécessaires à la rémunération des agents
• Tenir et mettre à jour et assurer le suivi des dossiers individuels des agents,
• Veiller au respect des échanges et obligations administratives liées à la gestion des personnels,
• Alerter les élus ainsi que votre supérieur hiérarchique en cas de situation nécessitant une attention particulière de la collectivité en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail.