Secrétaire de mairie

Communauté de Commune de l'Oisans; Le Bourg-d'Oisans; Hybrid; EUR 23,000 - 32,000; Full time

Benefits offered by this job

Tickets restaurants

Mutuelle

Prévoyance

Comité des œuvres sociales

Frais de déplacement

Forfait de ski annuel

Job summary

La Communauté de communes de l’Oisans recherche un secrétaire de mairie en CDD de remplacement, à temps plein, pour assurer le secrétariat des petites communes et la gestion administrative du service. Prise de poste immédiate, remplacement d’une secrétaire momentanément indisponible.

Vous participerez à la préparation des conseils municipaux, à la gestion du budget, à l’Etat civil, l’urbanisme et les marchés publics, avec une expérience en comptabilité et une connaissance du logiciel

Qualifications

• Bac+2 en comptabilité ou équivalent et formation associée exigés ou souhaités.
• Appétence pour l’outil informatique Berger-Levrault et les démarches administratives.
• Qualités rédactionnelles et rigueur professionnelle.
• Discrétion, autonomie et disponibilité, avec un sens du service public.

Responsibilities

• Gestion comptable et budgétaire du service commun et des délégations.
• Rédaction et suivi des délibérations, arrêtés et comptes rendus.
• Accueil physique et téléphonique, gestion du courrier et des dossiers des mairies.
• Préparation des conseils municipaux et rédaction des documents administratifs.
• Suivi des marchés publics, procédures et pièces administratives.
• Gestion de l’Etat civil et des actes (publicité, recensements).
• Suivi des documents et archivage (numérique et papier).
• Assurer la continuité du secrétariat en remplacement et au besoin sur l’ensemble du territoire.

Skills

Comptabilité

Rédaction

Accueil téléphonique

Education

Bac+2 en comptabilité

Tools

Berger-Levrault

Job description

Secrétaire de Mairie – CDD de remplacement

Service commun secrétariat des petites communes

Prise de poste : Dès que possible

Durée prévisionnelle: Dans la limite de la durée de l’absence de l’agent remplacé

Contexte

La Communauté de communes de l’Oisans comprend 44 élus communautaires issus de 19 communes membres et emploie 120 collaborateurs qui interviennent sur le territoire dans des domaines de compétences très variés : social, culture, santé, aménagement du territoire, environnement, développement économique.

Notre collectivité a le projet et le développement au cœur de son ADN et nous sommes tous attachés à la qualité de nos services et à la qualité de vie sur notre territoire.

Dans ce cadre, notre service de secrétariat commun aux mairies du territoire recherche un(e) secrétaire à temps complet, en contrat à durée déterminée, pour assurer le remplacement d’une secrétaire de mairie momentanément indisponible. Prise de poste dès que possible

Les missions

Sous la responsabilité fonctionnelle des Maires et sous la responsabilité hiérarchique de la coordinatrice du service commun, les missions confiées sont celles inhérentes au fonctionnement d’un secrétariat de Mairie:

Comptabilité commune

Elaboration et suivi des budgets

Mise en paiement des factures

Suivi et traitement comptable

Gestion comptable des subventions

Gestion de la dette

Préparation des conseils municipaux

Préparation des ordres du jour et convocations

Préparation des projets de délibérations

Préparation du dossier administratif à envoyer aux élus

Mise en forme des délibérations avant signature

Dématérialisations des actes en préfecture

Classement des documents dématérialisés

Classement papier par année des documents originaux

Rédaction des comptes rendus envoi dématérialisé aux élus

Secrétariat du Maire

Accueil physique et téléphonique

Rédaction des courriers et compte rendus

Rédaction et suivi des délibérations

Rédaction des arrêtés

Tenue du registre des délibérations

Organisation et participation aux conseils municipaux

Ouverture et enregistrement du courrier

Veille juridique

Gestion des marchés publics

Planification des procédures de marchés

Suivi des autorisations de programme, rédaction et suivi des délibérations projets

Rédaction des pièces administratives

Rédaction des avis publicitaires

Gestion de la consultation et de l'interface avec les candidats pour les aspects administratifs, ainsi que l'interface utilisateurs en interne

Suivi de l'exécution des marchés et gestion des aménagements nécessaires

Suivi administratif et financier des marchés

Veille réglementaire sur les marchés publics

Etat civil

Rédaction des actes

Participation aux mariages, baptêmes et PACS

Publicité des actes

Recensements

Gestion des dossiers mariage

Urbanisme

Enregistrement des dossiers

Rédaction des avis

Suivi des décisions

Elections

Tenue des listes électorales

Préparation et participation aux scrutins

D’autres tâches liées au secrétariat de mairie pourront être confiées dans le cadre des remplacements des communes adhérentes au service

Une première expérience en secrétariat de mairie ou en collectivité est appréciée; les candidatures sans expérience antérieure ni connaissance du statut de la fonction publique territoriale restent étudiées. Vous serez accompagné(e) pour votre prise de poste par la coordinatrice du service commun du secrétariat des petites communes, disposant d’une expérience conséquente sur ces missions, et, dans la mesure du possible, par une période de passation avec l’agent remplacé avant son départ.

Une formation à la prise de poste (logiciel métier, procédures, calendrier des échéances de la commune) sera assurée par la communauté de communes de l’Oisans.

Répartition du temps de travail sera organisée de la manière suivante:

• 4 jours par semaine au sein de la mairie
• 1 jour par semaine au sein du siège de la communauté de communes de l’Oisans
• Affectation selon les besoins sur les communes d’Ornon, Villard Reymond, Livet- Gavet (comptabilité) et remplacements ponctuels éventuels sur d’autres communes adhérentes au service commun

Conditions

Recrutement par contrat à durée déterminée de remplacement sur le grade d’adjoint administratif (catégorie C)

Rémunération selon les grilles de la fonction publique territoriale et régime indemnitaire attractif

Travail à temps plein du lundi au vendredi / Travail en soirée très ponctuel pour les conseils municipaux

TELETRAVAIL possible un jour par semaine, ordinateur portable téléphone de fonction

• Régime prévoyance et mutuelle
• Tickets restaurants
• Comité des œuvres sociales
• Frais de déplacement
• Forfait de ski annuel à prix attractif

Profil recherché

• Niveau requis et qualification: Bac à bac +2 avec une formation dans le domaine de la comptabilité de préférence
• Appétence pour la pratique de l’outil informatique (Logiciel Berger-Levrault)
• Qualités d’apprentissages: capacité d’adaptation aux exercices techniques et administratifs demandés par le poste, autonomie,
• Qualités rédactionnelles
• Qualités individuelles; confidentialité, rigueur, respect et disponibilité, sens de l’accueil
• Permis B indispensable

lien pour postuler : https://ccoisans.taleez.com/