SECRÉTAIRE DE DIRECTION H/F

Arseaa - action solidaire; Toulouse; On-site; EUR 22,000 - 30,000; Full time

Job summary

Arseaa - action solidaire à Toulouse recherche une secrétaire polyvalente pour assurer le secrétariat, la gestion du courrier et le suivi des dossiers. Sous l’autorité du Directeur et du Responsable Administratif, Financier et RH, vous prendrez en charge l’instruction et le suivi des enquêtes ARS/MDPH, la planification des rendez-vous et l’organisation des réunions.

Vous assurerez également le suivi des dossiers sensibles, le secrétariat du CSE et du Conseil des Enfants, tout en gérant les

Qualifications

• Diplôme d’État de secrétaire exigé (Niveau 5).
• Expérience en ITEP appréciée.
• Permis B et véhicule personnel souhaités.

Responsibilities

• Gérer le secrétariat et le suivi des informations de la direction.
• Instruit et suit les enquêtes ARS, MDPH et Education Nationale.
• Prise de rendez-vous, gestion des plannings et organisation des réunions.
• Suivi du CSE et du Conseil de la Vie Sociale (convocations, compte-rendus).
• Gestion des dossiers médicaux, signalements et documents confidentiels.
• Rédaction et suivi des conventions (Muséum, CRA, Mairie de Toulouse).

Skills

Informatique

Relationnel client

Travail en équipe

Autonomie

Initiative

Rigueur

Discrétion

Education

Diplôme d’État de secrétaire - niveau 5

Tools

GEKOS

Suite Office

Job description

Missions Principales

Sous L’autorité De La Direction Du Pôle, Et Du Responsable Administratif, Financier, RH, Il/elle Aura Pour Missions Principales

• Assurer le traitement, l'exploitation et le suvi des informations de la direction (correspondance courante, affaires spécifiques).
• Assurer l'instruction, le suivi et la saisie des enquêtes ARS, MDPH, Education Nationale.
• Assurer la prise de rendez-vous, gestion des planning, organisation des réunions.
• Suivre le CSE (ordre du jour, convocation...).
• Assurer le secrétariat du Conseil de la Vie Sociale et du Conseil des Enfants (ordre du jour, convocation, rédaction compte-rendu, …).
• Gestion et suivi des demandes de dossiers médicaux, signalements, plaintes, dossiers confidentiels.
• Suivi des dossiers de candidatures d'enfants ( en lien avec les familles, les partenaire, la MDPH) - Référent ESMS-MDPH sur Via Trajectoire.
• Rédaction, suivi des conventions ( Muséum, CRA, Mairie de Toulouse…).
• Référent informatique (ouverture et suivi des comptes et droits d'accès), référent communication ( affichages obligatoires, identité visuelle, communication partenaires).
• Gestion documentaire ( rédaction et validation des procédures et documents qualité, organisation et alimentation du dossier réseau).
• Gestion d'outil de suivi de l'activité des autorisations du Pôle.
• Accompagnement des professionnels dans la mise en œuvre du Dossier Informatisé de l'Usager.

Missions Principales

Sous L’autorité De La Direction Du Pôle, Et Du Responsable Administratif, Financier, RH, Il/elle Aura Pour Missions Principales

• Assurer le traitement, l'exploitation et le suvi des informations de la direction (correspondance courante, affaires spécifiques).
• Assurer l'instruction, le suivi et la saisie des enquêtes ARS, MDPH, Education Nationale.
• Assurer la prise de rendez-vous, gestion des planning, organisation des réunions.
• Suivre le CSE (ordre du jour, convocation...).
• Assurer le secrétariat du Conseil de la Vie Sociale et du Conseil des Enfants (ordre du jour, convocation, rédaction compte-rendu, …).
• Gestion et suivi des demandes de dossiers médicaux, signalements, plaintes, dossiers confidentiels.
• Suivi des dossiers de candidatures d'enfants ( en lien avec les familles, les partenaire, la MDPH) - Référent ESMS-MDPH sur Via Trajectoire.
• Rédaction, suivi des conventions ( Muséum, CRA, Mairie de Toulouse…).
• Référent informatique (ouverture et suivi des comptes et droits d'accès), référent communication ( affichages obligatoires, identité visuelle, communication partenaires).
• Gestion documentaire ( rédaction et validation des procédures et documents qualité, organisation et alimentation du dossier réseau).
• Gestion d'outil de suivi de l'activité des autorisations du Pôle.
• Accompagnement des professionnels dans la mise en œuvre du Dossier Informatisé de l'Usager.

Conditions d'exercice

• Type de contrat : CDD de remplacement jusqu'au 20/12/2026.
• Lieu d'exercice principal : Pôle Béroï Collectif - TOULOUSE (31).

Prérequis techniques

• Justifiant d’un diplôme d’état de niveau 5 en secrétariat
• Expérience du travail en ITEP appréciée.
• Permis B plus véhicule personnel.

Compétences & Qualités

• Bonne maîtrise de l’outil informatique.
• Connaissance du logiciel GEKOS appréciée.
• Compétences relationnelles.
• Aptitude au travail en équipe.
• Autonomie, capacité d’initiative.
• Rigueur et discrétion.