SECRÉTAIRE DE DIRECTION H/F

Arseaa - action solidaire; Toulouse; On-site; EUR 21,000 - 28,000; Full time

Job summary

Arseaa - action solidaire cherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour soutenir la direction et le pôle RH au Pôle Béroï Collectif à Toulouse. Vous accomplirez le traitement des informations, la prise de rendez-vous et l'organisation des réunions quotidiennes.

Le poste exige autonomie, rigueur et discrétion; une connaissance des outils informatiques et une expérience en secrétariat sont souhaitées. Contrat CDD jusqu’au 20/12/2026 sur site.

Qualifications

• Diplôme d’État de niveau 5 en secrétariat exigé.
• Expérience en ITEP appréciée.
• Permis B et véhicule personnel.

Responsibilities

• Assurer le traitement, l'exploitation et le suivi des informations de la direction.
• Assurer l'instruction, le suivi et la saisie des enquêtes ARS, MDPH, Education Nationale.
• Prise de rendez-vous, gestion des plannings et organisation des réunions.
• Suivre le CSE (ordre du jour, convocation...).
• Assurer le secrétariat du Conseil de la Vie Sociale et du Conseil des Enfants (compte-rendu, convocations).
• Rédiger et suivre les conventions (Muséum, CRA, Mairie de Toulouse).

Skills

Maîtrise informatique

Travail en équipe

Rigueur

Discrétion

Education

Diplôme d'État secrétariat de niveau 5

Tools

GEKOS

Job description

MISSIONS PRINCIPALES

Sous L’autorité De La Direction Du Pôle, Et Du Responsable Administratif, Financier, RH, Il/elle Aura Pour Missions Principales

• Assurer le traitement, l'exploitation et le suvi des informations de la direction (correspondance courante, affaires spécifiques).
• Assurer l'instruction, le suivi et la saisie des enquêtes ARS, MDPH, Education Nationale.
• Assurer la prise de rendez-vous, gestion des planning, organisation des réunions.
• Suivre le CSE (ordre du jour, convocation...).
• Assurer le secrétariat du Conseil de la Vie Sociale et du Conseil des Enfants (ordre du jour, convocation, rédaction compte-rendu, …).
• Gestion et suivi des demandes de dossiers médicaux, signalements, plaintes, dossiers confidentiels.
• Suivi des dossiers de candidatures d'enfants ( en lien avec les familles, les partenaire, la MDPH) - Référent ESMS-MDPH sur Via Trajectoire.
• Rédaction, suivi des conventions ( Muséum, CRA, Mairie de Toulouse…).
• Référent informatique (ouverture et suivi des comptes et droits d'accès), référent communication ( affichages obligatoires, identité visuelle, communication partenaires).
• Gestion documentaire ( rédaction et validation des procédures et documents qualité, organisation et alimentation du dossier réseau).
• Gestion d'outil de suivi de l'activité des autorisations du Pôle.
• Accompagnement des professionnels dans la mise en œuvre du Dossier Informatisé de l'Usager.

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MISSIONS PRINCIPALES

Sous L’autorité De La Direction Du Pôle, Et Du Responsable Administratif, Financier, RH, Il/elle Aura Pour Missions Principales

• Assurer le traitement, l'exploitation et le suvi des informations de la direction (correspondance courante, affaires spécifiques).
• Assurer l'instruction, le suivi et la saisie des enquêtes ARS, MDPH, Education Nationale.
• Assurer la prise de rendez-vous, gestion des planning, organisation des réunions.
• Suivre le CSE (ordre du jour, convocation...).
• Assurer le secrétariat du Conseil de la Vie Sociale et du Conseil des Enfants (ordre du jour, convocation, rédaction compte-rendu, …).
• Gestion et suivi des demandes de dossiers médicaux, signalements, plaintes, dossiers confidentiels.
• Suivi des dossiers de candidatures d'enfants ( en lien avec les familles, les partenaire, la MDPH) - Référent ESMS-MDPH sur Via Trajectoire.
• Rédaction, suivi des conventions ( Muséum, CRA, Mairie de Toulouse…).
• Référent informatique (ouverture et suivi des comptes et droits d'accès), référent communication ( affichages obligatoires, identité visuelle, communication partenaires).
• Gestion documentaire ( rédaction et validation des procédures et documents qualité, organisation et alimentation du dossier réseau).
• Gestion d'outil de suivi de l'activité des autorisations du Pôle.
• Accompagnement des professionnels dans la mise en œuvre du Dossier Informatisé de l'Usager.

CONDITIONS D'EXERCICE

• Type de contrat : CDD de remplacement jusqu'au 20/12/2026.
• Lieu d'exercice principal : Pôle Béroï Collectif - TOULOUSE (31).

Profil Recherché

PRÉREQUIS TECHNIQUES

• Justifiant d’un diplôme d’état de niveau 5 en secrétariat
• Expérience du travail en ITEP appréciée.
• Permis B plus véhicule personnel.

COMPÉTENCES & QUALITÉS

• Bonne maîtrise de l’outil informatique.
• Connaissance du logiciel GEKOS appréciée.
• Compétences relationnelles.
• Aptitude au travail en équipe.
• Autonomie, capacité d’initiative.
• Rigueur et discrétion.