SECRETAIRE DE DIRECTION (H/F

Hevea---La-Garenne-Du-Val; Mériel; Sur place; EUR 26 000 - 34 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Congés supplémentaires

QVT active

Plan de mobilité

Formation continue

Œuvres sociales

Résumé du poste

HEVEA - LA GARENNE DU VAL recherche un secrétaire de direction pour organiser et coordonner les informations du service, tenir l’agenda et préparer les supports de présentation. Vous gérerez les déplacements et les convocations, rédigerez les comptes rendus et assurerez l’accueil physique et téléphonique.

Le poste nécessite un diplôme administratif niveau Bac+2, une maîtrise du pack Office et une connaissance éventuelle d’IMAGO; sens de l’organisation, confidentialité et polyvalence seront

Qualifications

• Diplôme dans l’administratif - niveau 5 (Bac+2).
• Maîtrise du pack office et des technologies liées à internet.
• Connaissance du secteur associatif et du logiciel IMAGO appréciée.

Responsabilités

• Organiser et coordonner les transmissions et rédactions pour le supérieur hiérarchique.
• Tenir l’agenda et gérer les réservations (réunions, déplacements).
• Préparer les supports de présentation (Word, Excel, PowerPoint) et réserver matériel/salles.
• Rédiger et diffuser les comptes rendus et suivre les actions.
• Accueillir et filtrer les appels/visiteurs et assurer l’interface avec les équipes.

Connaissances

Organisation

Discrétion

Rigueur

Formation

Bac+2 (niveau 5)

Outils

IMAGO

Pack Office

Description du poste

SECRETAIRE DE DIRECTION (H/F)Missions : Sous l’autorité de l’équipe de Direction de l’établissement, en collaboration étroite avec les chefs de service, les équipes éducatives et des services généraux, les principales missions seront :Secrétariat de Direction:• Organiser et coordonner, pour son (ses) supérieur(s) hiérarchique(s), la transmission et la rédaction des informations du service• Tenir l’agenda de son (ses) hiérarchique(s) et faire les réservations nécessaires (réunions, déplacements)• Organiser les déplacements des équipes de l’établissement et gérer les réservations afférentes (hôtels, transports, places pour les salons, …)Organisation et gestion des réunions:• Préparer les supports de présentation (word, excel, powerpoint…)• Réserver le matériel, les salles, repas et envoyer les convocations et l’ordre du jour• Participer aux réunions• Rédiger et diffuser les comptes rendus• Suivre les actions à mener listées lors des réunionsGestion et élaboration de documents administratifs:• Saisir et présenter des notes et des documents souvent à caractère confidentiel• Recevoir et distribuer les courriers et documents divers de l’établissement• Rédiger les courriers et documents divers, les diffuser ou les expédier• Rédiger et diffuser les notes internes• Centraliser dans un parafeur les documents en provenance d’autres personnes et à faire signer• Participer à la mise à jour des organigrammes, listes téléphoniques et autres listings• Classement et archivage des documents institutionnels• Commander les fournitures administratives pour l’établissementAccueil physique et téléphonique:• Accueillir l’ensemble des personnes se présentant dans le service ou à l’accueil de l’Etablissement (familles, fournisseurs, visiteurs, partenaires extérieurs …) et les orienter auprès des personnes concernées• Assurer l’accueil téléphonique en réponse aux diverses demandes, en filtrant les appels• Assurer l’interface avec l’ensemble des collaborateurs de l’établissement et sa hiérarchieMissions ponctuelles:• Encadrer et former éventuellement un ou des collaborateurs• Participer aux manifestations évènementielles, manifestations internesPoste à pourvoir en CDD du 19/10/2026 au 31/01/2027Caractéristique : CDD - Temps plein - ExternatStatut : Non-Cadre - Convention collective du 15 mars 1966 - Rémunération selon la grille et reprise d’ancienneté de la convention - Accord d’entreprise sur l’aménagement du temps de travail du 18 mars 2015 avec attribution de repos supplémentaireProfil et compétences :• Diplôme dans l’administratif - niveau 5 (Bac+2)• Maitrise du pack office et des technologies liées à internet• Connaissance du secteur associatif et du logiciel IMAGO appréciéeParmi vos qualités, nous apprécierons tout particulièrement :• Savoir-être, dynamisme, rigueur• Sens de l’organisation, du contact et de la communication• Respect de la confidentialité• Polyvalence, réactivité et capacité à gérer les priorités• Goût pour le travail en équipeHEVEA - LA GARENNE DU VALEnvie de vous épanouir professionnellement dans un environnement dynamique ayant des valeurs qui vous correspondent ? Bienveillance, exemplarité et coopération sont les valeurs socles de l’association.Alors rejoignez HEVEA, une association du médico-social ! Venez enrichir les équipes avec vos qualités humaines qui seront appréciées et vos compétences techniques valorisées et enrichies par le biais de formations professionnelles tout au long de votre parcours au sein de l’association qui est présente dans le secteur du handicap et de l’enfance.La richesse de l’accompagnement c’est vous !Avantages de rejoindre HEVEA :- Attribution de jours de congés supplémentaires en fonction du poste et de la structure d’affectation ainsi que des journées RTT ;- Des conditions de travail avec une QVT active qui permet l’équilibre entre vie privée et vie professionnelle avec des avantages sociaux supplémentaires par le biais d’accords : congés enfants malade et proche aidant, autorisation d’absence pour la rentrée scolaire …- Mobilité interne permettant un parcours professionnel dans les secteurs du handicap et de la protection de l’enfance ;- Plan de mobilité concernant l’optimisation des trajets domicile- travail (prise en charge financière des transports en commun à 60%, prise en charge des frais engagés pour les salariés se déplaçant à vélo ou en trottinette électrique, participation à la prise en charge des locations de vélos ou trottinettes électriques, prise en charge des abonnements parking vélo lors de trajet vélo / transport en commun)- Un plan de formation mutualisé et dynamique avec de nombreuses formations collectives. A l’écoute des besoins en formation des salariés en lien avec les priorités employeurs- Œuvres sociales permettant des avantages tels que place de cinémas, chèque culture, vacances, cadeaux.MérielDiplôme dans l’administratif - niveau 5 (Bac+2)Débutant (moins de 2 ans), Expérimenté (2 à 5 ans), Confirmé (5 ans et plus)CDD / RemplacementSecrétaire / secrétaire de direction