Secrétaire de direction H/F

GHICL; Lille; Hybrid; EUR 20,000 - 27,000; Full time

Job summary

GHICL recherche un(e) agent administratif(ve) en CDD d'un mois, temps plein, pour le site de l’Hôpital Saint Philibert à Lille.

Rattaché(e) à la direction, vous assurerez le secrétariat (appels, agendas, courrier), rédigerez des notes et gérerez l'archivage. Vous aiderez à organiser les réunions et à préparer la communication du site.

Vous accompagnerez la mise en ligne d'annonces de recrutement et soutiendrez les projets du directeur, tout en veillant au respect des procédures.

Responsibilities

• Assurer la tenue du secrétariat: prise en charge des appels téléphoniques, gestion d'agendas et du courrier.
• Rédaction de notes et de documents divers, classement et archivage.
• Réception, exploitation et transmissions des informations à l’intention des directions dont il/elle a la charge.
• Organisation des réunions des directions dont il/elle a la charge (convocation, préparation des supports, compte rendu).
• Préparation de la communication du site en lien avec les équipes du service communication.
• Accompagnement à la mise en ligne d'annonces de recrutement pour les soins.
• Accompagnement du directeur sur les projets confiés.
• Veille au respect des procédures en vigueur.

Job description

Poste en CDD - remplacement 1 mois - Temps plein

Membrede la Direction du site de l’Hôpital Saint Philibert, vous êtes hiérarchiquement rattaché.e au Directeur de l’Hôpital Saint Philibert. Vous travaillez en proche collaboration avec tous les professionnels de la Direction de site et esten relation fréquente avec l’ensemble des Directeurs du GHICL, et pluslargement avec les autres services de l’entreprise.

Vos missions sont les suivantes:

• Assurer la tenue du secrétariat: prise en charge des appels téléphoniques (gestion, filtre et gestion des appels selon le degré d'importance), gestion d'agendas, gestion du courrier
• Rédaction de notes et de documents divers, classements et archivage de documents
• Réception, exploitation et transmissions des informations à l’intention des directions dont il/elle a la charge.
• Organisation des réunions des directions dont il/elle a la charge (convocation, organisation matérielle, préparation des supports, compte rendu...)
• Préparation de la communication du site en lien avec les équipes du service communication
• Accompagnement à la mise en ligne d'annonces de recrutement pour les soins
• Accompagnement du directeur sur les projets confiés
• Veille au respect des procédures en vigueur.
• Suivi du budget des directions : contrôle des factures, notes de frais…