SECRETAIRE DE DIRECTION H/F

Groupe SOS; Grand Est; Hybride; EUR 30 000 - 35 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Prise de poste accompagnée

Comité d’entreprise actif

Résumé du poste

ARPAVIE - Groupe SOS Seniors recrute un(e) Secrétaire de direction pour sa résidence « Les Géraniums » à La-Chapelle-St-Luc. Sous l’autorité du directeur, vous assurez l’accueil, le standard et le secrétariat, participez à la gestion courante et assurez des liaisons entre équipes et familles.

Le poste nécessite maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel), discrétion, sens de l’organisation et expérience dans le secteur médico-social ou équivalent.

Qualifications

• BTS assistant de direction ou équivalent.
• Expérience souhaitable sur un poste similaire ou stage significatif.

Responsabilités

• Accueillir et assurer le standard téléphonique de la résidence.
• Rédiger et mettre en forme des documents (Word/Excel).
• Réceptionner, trier et orienter le courrier; gérer l’agenda du directeur.
• Classe et archivage des dossiers; commandes et achats de fournitures.
• Accompagner les résidents et faciliter les échanges avec familles et équipes.

Connaissances

Assist. secrétariat

Outils informatiques

Organisation établissement

Accompagnement personnes âgées

Secteur médico-social

Relations interpersonnelles

Discrétion

Esprit d’initiative

Rigueur synthèse

Travail en équipe

Gestion des priorités

Formation

BTS Assistant de direction

BAC+2

Outils

Word

Excel

Description du poste

Identifiant (email, de type [e-mail])

Mots clés (ex : ingénieur commercial Paris)

Intitulé du poste

ARPAVIE - Groupe SOS Seniors recrute un(e)Secrétaire de directionpour sa résidence « Les Géraniums » (74 lits, 1 UVP) située à La-Chapelle-St-Luc (10).

Sous l’autorité du directeur d’établissement, et en relation avec l’ensemble de l’équipe, le(la) secrétaire de direction est chargé(e) de l’accueil, du standard et du secrétariat de la résidence sur laquelle il(elle) intervient. Il(elle) participe à la gestion courante de l’établissement, en prenant en charge un certain nombre d’activités dans le domaine administratif, commercial et technique. Il(elle) favorise, par son action, l’échange et le partage d’informations entre les différents membres de l’équipe, dans le respect du projet associatif d’ARPAVIE et du projet d’établissement, dans un souci permanent de qualité du service rendu aux résidents et de respect des règles de confidentialité.

Les activités sont les suivantes :

L’accueil / le standard téléphonique

• Assure l’accueil physique de toutes les personnes se présentant à la résidence.
• Assure le standard téléphonique de la résidence.

Le secrétariat

• Assure une bonne circulation de l’information entre les différents membres de l’équipe.
• Réceptionne, trie et oriente le courrier.
• Le cas échéant, gère l’agenda du directeur.
• Rédige et met en forme des documents sur support informatique : Word, Excel.
• Classe et archive les différents dossiers.
• Commande, les fournitures de bureau.

L'accompagnement des résidents

• Contribue à l’accompagnement des résidents, dans le respect du projet associatif d’ARPAVIE.
• Participe à la mise en œuvre du projet d’établissement.
• Participe à la gestion des relations avec les familles (renseigne et oriente).
• Assure le lien avec les collaborateurs de l’établissement.
• Participe à la commercialisation de l’établissement.
• Assure la gestion des rendez-vous des résidents, hors rendez-vous médicaux.
• Participe à la gestion des prestations hôtelières, en relation avec les gérants des sociétés concernées.
• Participe à la gestion administrative du personnel (mise à jour des plannings sur un plan administratif, transmission des variables de paie au siège, élaboration des contrats de travail et des dossiers du personnel…).
• Participe au suivi des interventions des entreprises chargées de réaliser des travaux dans la résidence.

Profil recherché

BTSassistant de direction ou équivalent. Expérience souhaitable sur un poste similaire, ou stage significatif, idéalement au sein d’une structure du secteur social, sanitaire et social, médico-social ou de la santé.

• Maitrise des techniques d’assistanat et des outils de secrétariat.
• Maitrise de l’outil informatique et des outils de gestion.
• Connaissance de l’organisation d’un établissement pour personnes âgées.
• Connaissance des problématiques liées à l’accompagnement des personnes âgées dépendantes.
• Connaissance des différents acteurs du secteur médico-social.
• Qualités relationnelles, sens de la communication.
• Discrétion, sens de la confidentialité.
• Esprit d’initiative, réactivité et polyvalence.
• Esprit d’analyse et de synthèse.
• Capacité à travailler en équipe.
• Capacité à hiérarchiser l’urgence des demandes et à alerter à bon escient.

Type de contrat

Contrat à Durée Indéterminée (CDI)

Rémunération brute annuelle (exemple : 30 000 à 35 000 euros)

CCN 51 : Convention collective nationale des établissements privés d'hospitalisation, de soins, de cure et de garde à but non lucratif du 31 octobre 1951

Informations complémentaires

En intégrant SOS Seniors -ARPAVIE, vous rejoignez un groupe associatif engagé, adossée à la Caisse des Dépôts, responsable et solidaire favorisant la dimension humaine.

• Prise de poste accompagnée.
• Comité d’entreprise actif.

Diplôme exigé

Niveau 5 - (BAC+2)

Spécialité

• Administration économique & sociale
• Gestion/ comptabilité/ finance
• RH Ressources Humaines/ paie/ SIRH

Niveau d'études min. requis

Niveau 5 : Bac +2

Niveau d'expérience min. requis

3 ans ou plus

Structure concernée

Depuis notre rapprochement, Groupe SOS Seniors dont les missions sont reconnues d'utilité publique et ARPAVIE mettent leurs compétences et leur énergie pour garantir aux personnes âgées un accompagnement digne, humain et accessible. Avec plus de 240 établissements et services, plus de projets et plus d'impact, nous offrons aujourd'hui un terrain d'opportunités unique pour celles et ceux qui veulent inscrire leur carrière dans une aventure ambitieuse et profondément alignée avec leurs aspirations.

Structure concernée

Depuis notre rapprochement, Groupe SOS Seniors dont les missions sont reconnues d'utilité publique et ARPAVIE mettent leurs compétences et leur énergie pour garantir aux personnes âgées un accompagnement digne, humain et accessible. Avec plus de 240 établissements et services, plus de projets et plus d'impact, nous offrons aujourd'hui un terrain d'opportunités unique pour celles et ceux qui veulent inscrire leur carrière dans une aventure ambitieuse et profondément alignée avec leurs aspirations.

Nous rejoindre, c'est intégrer des équipes engagées, innovantes et tournées vers l'humain.

C'est évoluer dans un environnement qui valorise les talents et encourage les parcours professionnels.

C'est participer à un projet collectif au service des seniors et de leurs proches : Pour que le mieux vieillir ne soit pas un privilège !

Nous recherchons de nouveaux talents pour construire l'avenir. Et si c'était vous ?

ARPAVIE est une association du Groupe SOS

www.groupesos-seniors.org