GESTIONNAIRE ADMINISTRATIF DU PATRIMOINE H/F

Groupe SOS; Garches; Hybride; EUR 24 000 - 29 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Comité d’entreprise actif

Politique de formation active

Télétravail

Résumé du poste

ARPAVIE - Groupe SOS Seniors recherche un(e) Gestionnaire administratif(ve) du patrimoine pour son siège à Issy-les-Moulineaux (92). CDD d’un mois renouvelable, 26 800€ brut annuel à partir du salaire indiqué.

Vous travaillez sous la Direction du Patrimoine et de la Maintenance et assurez l’organisation administrative du service. Vous coordonnez les échanges entre équipes et partenaires, accompagnez la direction dans le suivi des dossiers et veillez à la confidentialité des données.

Qualifications

• Titulaire d’une formation BTS assistante de direction ou vente action marchande.
• Expérience professionnelle d’au moins 3 ans sur un poste similaire.
• Maîtrise les techniques administratives, l’outil informatique et les outils de gestion.
• Connaissance de base des techniques de maintenance et d’aménagement des bâtiments.
• Aisance relationnelle avec prestataires, bailleurs et établissements.

Responsabilités

• Répondre en première réponse à des demandes ne nécessitant pas d’expertise; orienter les directeurs vers les outils et procédures.
• Réceptionner, trier et orienter courriers et appels; évaluer disponibilité et urgence.
• Coordonner le suivi administratif des projets (travaux, dossiers réglementaires, plans).
• Assurer transmission et complétude des documents et process règlementaires.
• Permettre une bonne circulation des informations et être le fil conducteur de l’information.
• Surveiller les demandes via les outils de gestion (réclamations, GAMMEO) et assurer réactivité.
• Administrer et mettre à jour les bases de données (contrats, baux, plans).
• Faire le lien entre interlocuteurs et membres de l’équipe pour les demandes et réclamations.
• Servir de relais entre patrimoine, maintenance, achats, établissements et siège.
• Contribuer au reporting interne et externe des établissements et bailleurs.
• Planifier réunions, rédiger comptes rendus, diffuser documents et archives.

Connaissances

Organisation administrative

Relation avec prestataires

Gestion multiple dossiers

Diplomatie et pédagogie

Réactivité et initiative

Autonomie

Clarté communicative

Formation

BTS assistante de direction

Description du poste

Identifiant (email, de type [e-mail])

Mots clés (ex : ingénieur commercial Paris)

Description du poste

Métier

Intitulé du poste

ISSY-LES-MOULINEAUX (92) - BAC +2 - CDD 1 mois

ARPAVIE - Groupe SOS Seniors recrute un(e) Gestionnaire administratif(ve) du patrimoine, pour son siège social situé à Issy-les-Moulineaux (92), en CDD pour une durée d’un mois(possibilité de renouvellement).

Rattaché(e) à la Direction du Patrimoine et de la Maintenance, vous organisez et coordonnez le fonctionnement administratif du service. Vous gérez les échanges entre les équipes et les partenaires. Vous accompagnez le directeur et les responsables dans le suivi de leurs dossiers. Vous facilitez l’organisation du travail, veillez à la bonne circulation des informations et respectez la confidentialité des données.

Gestion des flux entrants et soutien des directions d’établissement

• Répondre en première réponse à des demandes ne nécessitant pas d’expertise. En second ressort, orienter les directeurs d’établissement vers les outils et procédures adaptés, faciliter la résolution des problématiques ou le cadre technique référent
• Réceptionner, trier et orienter courriers et appels, évaluer leur niveau de priorité et urgence.

Suivi administratif des projets

• Coordonner, le suivi administratif des projets (travaux, dossiers réglementaires, plans…), sous le contrôle du directeur du Patrimoine et des cadres de l’équipe
• Assurer, la transmission et la complétude des documents et process règlementaires sous l’encadrement du directeur du Patrimoine.

Gestion des demandes, réclamations et suivi qualité

• Permettre une bonne circulation des informations et communication au sein de l’équipe. Être le fil conducteur de l’information, notamment dans les situations urgentes
• Assurer la supervision des demandes et réclamation émanant des outils de gestion des réclamations et EIG (Blue Kango), et des demandes faites dans l’outil métier GAMMEO
• Veiller à une bonne réactivité des réponses apportées par le service aux interlocuteurs et à la qualité des réponses
• Administrer et mettre à jour les bases de données relatives à la direction du patrimoine (contrats, appli BK, baux, plans…)
• Faire le lien au besoin entre les interlocuteurs et les membres de l’équipe dans la gestion des demandes, réclamations, EI et autres.

Interface opérationnelle et coordination interne

• Servir de relais entre les équipes de la direction du patrimoine et de la maintenance, les services des achats, les établissements les fournisseurs, et services du siège
• Venir en soutien des cadres dans la gestion de leur quotidien et notamment dans les démarches administratives ou autres (DACAM…)
• Participer à l’organisation et l’élaboration de reporting à destination des établissements, internes ou externes (bailleurs).

Optimiser le temps des responsables

• Planifier et organiser les réunions (convocations, ordre du jour réservation de salles)
• Rédiger les comptes rendus, notes et correspondances
• Diffuser documents et informations
• Assurer le classement et l'archivage des dossiers.

Profil recherché

• Titulaire d’une formation BTS assistante de direction ou vente action marchande,
• Expérience professionnelle d’au moins 3 ans sur un poste similaire,
• Maîtrise les techniques administratives, l’outil informatique et les outils de gestion,
• Connaissance de base des techniques de maintenance, d’entretien et d’aménagement des bâtiments,
• Aisance relationnelle avec les prestataires, établissements, bailleurs, vous savez faciliter les échanges,
• Sens de la communication, notamment transversale,
• Savoir faire circuler les informations au sein des services,
• Vous êtes capable d’optimiser votre temps et de gérer plusieurs dossiers simultanément,
• Vous faîtes preuve de diplomatie et de pédagogie,
• Vous êtes réactif, avec un esprit d’initiative, autonome, et polyvalent.

Type de contrat

Contrat à Durée Déterminée (CDD)

Durée du contrat

1 mois

Temps de travail

Rémunération brute annuelle (exemple : 30 000 à 35 000 euros)

à partir du 26 800€

CCN 51 : Convention collective nationale des établissements privés d'hospitalisation, de soins, de cure et de garde à but non lucratif du 31 octobre 1951

Informations complémentaires

Début du contrat

Dès que possible

Nos avantages :

• Comité d’entreprise actif
• Politique de formation active
• Télétravail

Critères candidat

Diplôme exigé

Niveau 5 - (BAC+2)

Niveau d'études min. requis

Niveau 5 : Bac +2

Niveau d'expérience min. requis

3 ans ou plus

Localisation du poste

Poste/Mission basé(e) à

Ville

Issy-les-Moulineaux

Demandeur

Poste à pourvoir le

Dès que possible

Informations générales

Structure concernée

Depuis notre rapprochement, Groupe SOS Seniors dont les missions sont reconnues d'utilité publique et ARPAVIE mettent leurs compétences et leur énergie pour garantir aux personnes âgées un accompagnement digne, humain et accessible. Avec plus de 240 établissements et services, plus de projets et plus d'impact, nous offrons aujourd'hui un terrain d'opportunités unique pour celles et ceux qui veulent inscrire leur carrière dans une aventure ambitieuse et profondément alignée avec leurs aspirations.

Nous rejoindre, c'est intégrer des équipes engagées, innovantes et tournées vers l'humain.

C'est évoluer dans un environnement qui valorise les talents et encourage les parcours professionnels.

C'est participer à un projet collectif au service des seniors et de leurs proches : Pour que le mieux vieillir ne soit pas un privilège !

Nous recherchons de nouveaux talents pour construire l'avenir. Et si c'était vous ?

ARPAVIE est une association du Groupe SOS

www.groupesos-seniors.org