Secrétaire de Direction H/F

Centre Hospitalier de Denain; Denain; Sur place; EUR 26 000 - 34 000; Plein temps

Résumé du poste

Centre Hospitalier de Denain recherche une secrétaire de direction polyvalente pour assurer le secrétariat de la direction générale et des services administratifs.

Vous gérerez le courrier, la messagerie et les appels, organiserez les rendez-vous et l’accueil des visiteurs, et vous contribuerez à l’archivage et au classement des documents.

Qualifications

• Maîtrise des outils bureautiques et des techniques de secrétariat.
• Excellente expression orale et écrite.
• Sens de l’organisation et de l’accueil.
• Connaissance des méthodes de classement et d’archivage.
• Discrétion et diplomatie.

Responsabilités

• Gérer le courrier entrant et sortant ainsi que la messagerie électronique.
• Réaliser l’accueil, l’orientation et le filtrage des appels et visiteurs.
• Gérer les agendas et organiser les rendez‑vous.
• Préparer les dossiers nécessaires aux réunions et rendez‑vous.
• Suivi administratif des dossiers et des conventions; gestion du matériel et des achats de bureau.
• Organisation des réunions et participation à la vie des instances.

Connaissances

Maîtrise bureautique

Expression orale et écrite

Organisation et accueil

Travail en équipe

Formation

BAC ou équivalent en secrétariat/administratif

Outils

Word

Excel

PowerPoint

Description du poste

À propos de nous

Le Centre Hospitalier de Denain est un établissement public de santé situé dans le bassin du Hainaut et ayant une capacité d'accueil de 586 lits.

Le Centre Hospitalier de Denain est un établissement public de santé situé dans le bassin du Hainaut et ayant une capacité d'accueil de 586 lits. L'offre de soins est variée et axée sur la qualité et la sécurisation des prises en charges. 1200 collaborateurs médicaux et non médicaux sont mobilisés pour offrir une prise en soin optimale.

Le Centre Hospitalier de Denain est organisé en 5 pôles d'activités:

• le pôle Médecine/Urgences
• le pôle Chirurgie Gynécologie Obstétrique
• le pôle Gériatrie
• le pôle Psychiatrie
• le pôle Médico-technique

La Secrétaire de Direction assure la gestion du secrétariat de la Direction Générale ainsi que celui des Directions fonctionnelles (Ressources Humaines, Finances, Informatique, Affaires Médicales). Elle participe à l’accueil et à l’orientation des visiteurs et contribue au bon fonctionnement administratif de l’établissement. Elle est rattachée à la Responsable des affaires générales et participe à la continuité de fonctionnement du secrétariat de Direction.

Mission

Direction Generale

• Assurer la gestion du courrier entrant et sortant ainsi que de la messagerie électronique.
• Réceptionner, orienter et filtrer les appels téléphoniques.
• Accueillir les visiteurs et les interlocuteurs internes et externes.
• Gérer les agendas et organiser les rendez-vous.
• Assurer la mise en forme, la diffusion, le classement et l'archivage des documents administratifs.
• Préparer les dossiers nécessaires aux réunions et rendez‑vous.
• Assurer le suivi administratif des conventions de partenariat.
• Participer à la gestion documentaire et à l'archivage.
• Assurer la gestion des fournitures et des équipements de bureau.
• Gérer les réservations de salles de réunion.
• Assurer la continuité de service du secrétariat général en l’absence de la responsable des affaires générales.

Direction Des Ressources Humaines Non Medicales

• Prise de rendez‑vous et gestion des agendas.
• Mise en forme, traitement, diffusion, classement et reproduction des documents (rapports, courriers, notes de service ou d’information).
• Gestion des stages : accueil physique et téléphonique, réception et traitement des demandes, interface avec les structures scolaires, IFAS et IFSI et organisation des stages collectifs.
• Suivi des dossiers de protection fonctionnelle.

Direction Des Ressources Humaines Medicales

• Organisation des rendez‑vous et des réunions.
• Mise en forme et diffusion des notes d’information.

Instances

• Préparation et participation à la CSIRMT (convocations, OJ, CR).
• Envoi des documents relatifs aux instances (convocations, OJ) : CSE, F3SCT, COPIL médico-économique et Commission d’Hémovigilance.

Contraintes Et Difficultés Du Poste

• Polyvalence et réactivité au quotidien.

Compétences Requises Sur Le Poste

• Maîtrise des outils bureautiques et des techniques de secrétariat.
• Excellente expression orale et écrite.
• Sens de l’organisation et de l’accueil.
• Connaissance des méthodes de classement et d’archivage.
• Capacité à la mutualisation et au travail en coordination avec la Secrétaire Générale.

Le Savoir-faire /savoir-être

• Discrétion et diplomatie.
• Aisance relationnelle.
• Autonomie.
• Esprit de synthèse.
• Rigueur.
• Réactivité.
• Disponibilité.
• Aptitude au travail en équipe.

Un niveau BAC à BAC+2 est souhaité dans la mesure du possible ainsi qu'une première expérience serait appréciée

Temps de travail et amplitude horaire : 100 % (du lundi au vendredi) / 09h -17h / 10h-18h

Référence de l'offre : 0wn96y3m38