SECRÉTAIRE DE DIRECTION

Vitry94; Vitry-sur-Seine; On-site; EUR 2,400 - 3,200; Full time

Benefits offered by this job

Restaurant administratif

Comité des œuvres sociales

Associations sportives de l’an.

Job summary

Vitry94 recherche un(e) assistant(e) de direction au Centre Municipal de Santé pour assurer le secrétariat, la gestion des agendas et le suivi des courriers administratifs. Vous travaillerez en lien avec les professionnels de santé et les services municipaux.

La fonction implique l’organisation des réunions, la rédaction des comptes rendus, et la transmission des informations entre la direction et les équipes. Formation en secrétariat exigée, polyvalence et discrétion primordiales.

Qualifications

• Formation en secrétariat, assistanat de direction ou gestion administrative.
• Maitrise des outils bureautiques et informatiques.
• Rédaction et mise en forme de documents administratifs.
• Organisation et gestion des priorités.
• Bonnes capacités relationnelles et travail en équipe.

Responsibilities

• Assurer le secrétariat de direction et le suivi des agendas.
• Rédiger et suivre les courriers et documents administratifs.
• Organiser les réunions et rédiger les comptes rendus.
• Assurer la circulation des informations entre la direction et les services.
• Apporter un appui à la gestion administrative des ressources humaines.
• Assurer le suivi des demandes RH et des cartes CPS.
• Coordonner les relations avec les fournisseurs et suivre les commandes et locaux.
• Participer à l’organisation des événements internes et les tâches logistiques.

Skills

Gestion d'agenda

Rédaction administrative

Organisation de réunions

Soutien RH

Education

Formation secrétariat/assist. de direction

Tools

MS Office

Outlook

Job description

La Direction de la Santé met en œuvre les actions de santé et de prévention portées par la Ville. Elle s'appuie notamment sur le Centre Municipal de Santé pour proposer aux habitants une offre de soins, de prévention et d'éducation à la santé.

Le service

Au sein de la Direction de la Santé, le Centre Municipal de Santé (CMS) accueille les usagers et réunit des professionnels de santé et des personnels administratifs. L'infirmier·ère travaille en lien avec les professionnels de santé du CMS et participe aux actions de santé publique, de prévention et d'éducation à la santé.

Missions principales

Assurer le secrétariat de direction et le suivi des agendas.

Rédiger, mettre en forme et assurer le suivi des courriers et documents administratifs.

Organiser les réunions, assurer leur suivi et rédiger les comptes rendus.

Assurer la circulation des informations entre la direction, les équipes du CMS et les services municipaux.

Apporter un appui à la gestion administrative des ressources humaines : congés, absences, stages et suivi du personnel médical.

Assurer le suivi des demandes RH et des cartes CPS.

Coordonner les relations avec les fournisseurs et assurer le suivi des commandes, des locaux et des demandes de travaux.

Participer à l’organisation des événements internes et assurer les tâches logistiques courantes.

Formation en secrétariat, assistanat de direction ou gestion administrative.

Savoir-faire :

Maîtriser les outils bureautiques et informatiques.

Rédiger et mettre en forme des documents administratifs.

Organiser et gérer les priorités.

Assurer le suivi des dossiers administratifs et des agendas.

Utiliser les outils de communication et assurer la transmission des informations.

Savoir-être :

Faire preuve de rigueur et d’organisation.

Avoir le sens du service public et du travail en équipe.

Être réactif et polyvalent.

Faire preuve de discrétion et de confidentialité.

Posséder de bonnes qualités relationnelles et une capacité d’adaptation.

Conditions de travail :

Travail en intérieur, au sein du Centre Municipal de Santé.

Temps de travail : 36h 45 heures hebdomadaires, du lundi au vendredi, selon les horaires d’ouverture du CMS (8h30 à 19h00).

Travail en équipe et en lien avec différents services municipaux.

Déplacements occasionnels.

Utilisation quotidienne des outils bureautiques et du téléphone fixe.

Participation ponctuelle aux astreintes de la direction administrative (2 à 3 semaines par an).

Mobilisations ponctuelles lors des échéances électorales ou en situation de crise.

Éléments de rémunération

• Rémunération statutaire + régime indemnitaire + IFSE annuelle
• Prime semestrielle de 1 126 € brut (versée en mai et novembre)

5 raisons de nous rejoindre :

• Accès au restaurant administratif
• Prestations du Comité des œuvres sociales
• Accès aux associations sportives de l’administration communale

L'ensemble de nos postes sont destinés prioritairement aux fonctionnaires ou lauréats de concours.

La collectivité est engagée pour l'égalité femmes-hommes et pour l'emploi des personnes en situation de handicap.