Secrétaire d'élus H/F

Nantes Métropole; Nantes; Hybride; EUR 23 000 - 32 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Carte restaurant

Transport 75% abonnements

COS - œuvres sociales

Mutuelle & prévoyance

Chèques vacances

Résumé du poste

Nantes Métropole recherche un(e) Secrétaire d'élus pour accompagner les élu.e.s du portefeuille dédié dans l’organisation quotidienne, le classement et le suivi des dossiers. Vous assurerez l’accueil, la gestion des courriers et le travail rédactionnel sous la responsabilité de la chef du secrétariat.

Doté.e d’un sens relationnel et d’une discrétion exemplaire, vous disposez d’une expérience en secrétariat, maîtrisez les outils bureautiques et savez faire preuve d’initiative et d’autonomie.

Qualifications

• Expérience significative sur un poste similaire et connaissance des techniques de secrétariat.
• Connaissance de l'organisation, des compétences de la collectivité et des enjeux des politiques publiques.
• Sens relationnel et pratiques d'accueil.

Responsabilités

• Suivi et constitution de dossiers et préparation de réunions
• Gestion des agendas des élu.e.s et veille sur échéances
• Organisation des déplacements locaux, nationaux et internationaux
• Gestion du courrier et traitement des mails
• Accueil physique et téléphonique et interface avec les partenaires
• Rédaction et relecture de notes et d'interventions des élu.e.s

Connaissances

Organisation

Rigueur

Discrétion

Relationnel

Outils

Outils bureautiques

Description du poste

Intitulé du poste Secrétaire d'élus H/F

Nature de l'emploi Fonctionnaire (ouvert aux contractuel.le.s)

Temps de travail Temps complet

En quelques mots Parmi la diversité des opportunités professionnelles existantes dans une métropole en constante évolution, la Mission des Affaires Fonctionnelles propose un poste d'assistant d'élu(e)s H/F.

Description Du Service Et Du Poste Sous l’autorité de la responsable du secrétariat des élu.e.s, vous serez en charge d'apporter une aide permanente aux différent(e)s élu(e)s du portefeuille dédié en termes d'organisation personnelle, d'alerte, de gestion, de préparation et de suivi de dossiers, d'accueil et de classement.

A Ce Titre, Vos Activités Seront Les Suivantes

• Suivi et intégration des priorités de la délégation politique dans la qestion quotidienne des activités de secrétariat (constitution de dossiers, préparation de réunions...)
• Organisation des agendas des élu(e)s en intégrant leurs priorités et rôle d'alerte (rappel des informations importantes, des échéances...)
• Organisation des déplacements locaux, nationaux et internationaux des élu(e)s, en terme administratif (ordre de mission, frais de déplacements...) et en terme logistique (réservation vélo, sollicitation des chauffeurs de la ville...)
• Suivi, traitement et partage de la vie de la collectivité, transmission et restitution de l'actualité locale et nationale liée aux délégations politiques
• Saisie et mise en forme de tous types de documents administratifs et préparation des dossiers de permanence quartier (prise de rendez-vous, élaboration de fiches de renseignements, ...)
• Relecture, correction et mise en forme des notes des élu(e)s et rédaction des interventions à partir de notes/consignes
• Traitement des mails, synthèse de leurs contenus et rédaction des réponses
• Accueil physique et téléphonique et interface entre les élu(e)s et les partenaires
• Gestion du courrier reçu, des parapheurs et des fournitures pour le portefeuille

Profil recherché

Vous disposez d'une expérience significative sur un poste similaire et vous êtes au fait des techniques de secrétariat.

Vous connaissez l'organisation, les compétences de la collectivité et les enjeux des politiques publiques.

Pourvu.e d'un sens relationnel, vous avez praticé des techniques d'accueil.

Doté.e de qualités rédactionnelles et de synthèse, vous avez développé une capacité d'écoute et de discrétion au sujet des informations confidentielles recueillies.

Organisé.e, vous savez faire preuve d'initiative, d'autonomie et de rigueur.

Vous maîtrisez les outils bureautiques.

Conditions d'exercice

Rémunération Statutaire + Régime indemnitaire + Prime de service public

Avantages Au sein de nos collectivités, une attention particulière est portée aux conditions de travail et au

Bien-être Des Collaborateur·rice·s.

• Carte restaurant (207,10€ pour un temps complet) avec une participation employeur à 60%
• Participation à 75% aux abonnements de transports + forfait mobilités durables
• Participations employeur (mutuelle santé et contrat prévoyance)
• Prestations du comité des oeuvres sociales (COS) : chèques vacances, chèques cultures, tickets cinema, activités culturelles et sportives, loisirs...)
• Aides aux familles (participation aux frais de garde, chèque CESU)
• Carte loisirs (gratuité dans les musées nantais et les piscines municipales nantaises)

Poste ouvert au télétravail Oui

Localisation employeur

Ville Hotel de Ville