SECRÉTAIRE / CHARGÉ(E) D’ACCUEIL – ARLES

MDA 13Nord; Les Roches-l'Évêque; Sur place; EUR 19 000 - 27 000; Temps partiel

Résumé du poste

MDA 13Nord recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) au sein de son antenne locale. Poste en CDI à mi-temps basé à Arles, avec organisation des réunions, accueil des jeunes et familles et tenue des dossiers.

Vous participerez à la rédaction de notes et rapports, soutien administratif et suivi des tableaux de bord. Poste évolutif selon les besoins et déplacements possibles vers d’autres antennes.

Qualifications

• Concevoir et rédiger notes, rapports, comptes rendus et courriers.
• Tenir les dossiers patients et assurer le classement et saisie.
• Gérer les agendas et rendez-vous du médecin coordinateur.

Responsabilités

• Organiser les réunions et synthèses cliniques.
• Accueillir le public et les familles, gérer l’espace accueil et les appels.
• Contribuer à la valorisation de l’activité et au bilan de l’accueil/soin.
• Réaliser des tâches administratives et rédiger divers documents.
• Gérer les stocks et les commandes avec la secrétaire de direction.

Connaissances

Organisation

Accueil du public

Rédaction de documents

Gestion administrative

Formation

Bac Pro à bac +3

Outils

PowerPoint

Tableur

Description du poste

CDI à mi-temps

Ce poste est à pourvoir dans le cadre du développement de la MDA 13Nord.

Assister L’équipe Dans Ses Missions

• Organiser les réunions d’orientations cliniques et si besoin les synthèses et autres réunions ;
• Concevoir et rédiger les notes, rapports, comptes rendus, courriers… ;
• Procéder à la tenue des plannings/agendas du médecin coordinateur ;
• Procéder à la tenue des dossiers patients (classement, saisie…) .

Assurer l’accueil des jeunes et de leur famille :

• Assurer l’accueil du public physique et téléphonique ;
• Animer l’espace d’accueil, participer à son aménagement et son entretien ;
• Faire le suivi des dossiers des jeunes et de leurs familles accompagnées ;
• Gérer la réception des appels, les rendez-vous ;
• Collecter les données sur les usagers et renseigner les tableaux de bord de suivi, logiciel d’activité ;
• Garantir la confidentialité des informations.

Contribuer à la valorisation de l’activité de la MDA :

• Mettre à jour des données de suivi d’activité de la structure (tableaux de bord, tableaux de résultats…) ;
• Contribuer à l’élaboration du bilan de l’activité d’accueil/soin ;
• Saisir et mettre en forme les documents.

Secrétariat Administratif

• Assurer des tâches administratives selon les besoins de la MDA ;
• Concevoir et rédiger les notes, rapports, comptes rendus, courriers… ;
• Classer, archiver, ranger ;
• Suivre l’état des stocks, identifier les besoins en approvisionnement et établir les commandes avec la secrétaire de direction.
• Utilisation d’outils bureautiques (traitement de texte, tableur, PowerPoint…) et informatiques (internet) ;
• Technique de secrétariat ;
• Rédaction de courriers ;
• Prises de notes et rédaction de comptes-rendus ;
• Méthode de classement et d’archivage ;
• Accueil du public ;
• Disponibilité à l’autre ;
• Travail en équipe et en réseau pluridisciplinaire et multi-partenarial ;
• Repérage, hiérarchisation et gestion des urgences ;
• Prise du recul ;
• Polyvalence et réactivité ;
• Créativité, dynamisme ;
• Ouverture d’esprit et force de propositions ;
• Reporting.

Bac Pro à bac +3

Sous la responsabilité de la coordinatrice de l’antenne de Vitrolles.Poste basé à Arles. Déplacement possibles sur les autres antennes.Mi-temps, (19h30 hebdomadaire) et 12 jours de RTT : 3 après-midis de 14h à 19h et 1 matinée.Septembre 2026Statut non-cadre convention 1966, reprise de l’expérience possible.