Gestionnaire Administratif H/F

Service Public; Albi; Sur place; EUR 21 000 - 26 000; Plein temps

Résumé du poste

Service Public recherche un(e) agent administratif(ve) au sein du pôle Guichet unique pour accueillir, informer et orienter les usagers et les étudiants, contribuer à la gestion administrative et au secrétariat.

Le poste se déroule dans un bureau partagé, avec échanges réguliers et organisation des activités adaptées au calendrier universitaire; horaires modulables selon les nécessités du service.

Qualifications

• Formation Bac+2 souhaitée.
• Sens de l'organisation, rigueur et fiabilité.
• Bon sens relationnel, patience et bienveillance.
• Capacité à organiser son activité et à rendre compte.
• Aisance dans la communication avec différents interlocuteurs.
• Maîtrise des outils et logiciels nécessaires à l'exercice des missions.

Responsabilités

• Accueillir, informer et orienter les usagers et étudiants.
• Traiter appels téléphoniques et mails.
• Trier et distribuer le courrier, gérer les messages électroniques.
• Mettre à jour les données de suivi et les tableaux de bord.
• Adapter et mettre en forme des documents et les diffuser.
• Apporter un appui à la surveillance des examens.

Connaissances

Organisation

Rigueur

Fiabilité

Relationnel

Communication

Formation

Bac+2 ou équivalent

Description du poste

Le service est structuré autour de trois pôles principaux :Le pôle guichet uniquePremier point de contact des étudiants et des différents usagers, le pôle assure notamment l'accueil physique et téléphonique ainsi que certaines activités de gestion administrative.Le pôle relations internationalesIl assure la gestion des programmes d'échanges internationaux, le suivi des accords bilatéraux, l'instruction des demandes de bourses et d'aides financières ainsi que l'organisation des mobilités des étudiants et des personnels. Il accompagne également la gestion des stages à l'étranger.Le service formation continue et apprentissageIl coordonne les activités de formation professionnelle et d'apprentissage. Il assure l'interface entre les personnes en reprise d'études, les apprentis, les différents services de l'établissement et les partenaires extérieurs.
Le poste est rattaché au pôle Guichet unique, au sein d'un service organisé autour de plusieurs pôles d'activité.La personne recrutée exercera principalement ses missions au sein du pôle Guichet unique. Elle pourra également être amenée à apporter son soutien aux autres pôles du service, en fonction des besoins et des périodes d'activité, notamment dans le cadre de remplacements ou de la participation à la surveillance des examens.Le poste s'exerce au sein d'un bureau partagé et implique des échanges réguliers avec les différents membres du service ainsi qu'avec les usagers.Afin d'assurer la continuité et la qualité du service d'accueil, les horaires pourront être modulés en fonction des nécessités du service. L'organisation des activités sera également adaptée au calendrier universitaire et aux différentes périodes d'activité de l'établissement.

Les missions du poste

Sous l'autorité de la responsable du service, la personne recrutée assure principalement l'accueil, l'information et l'orientation des différents usagers.Elle participe également à la réalisation de différentes activités de gestion administrative et de secrétariat, contribuant ainsi au bon fonctionnement du service et à la qualité de l'accueil proposé aux étudiants et aux usagers.

Les principales activités attendues

Accueillir, informer les étudiants, fournisseurs, autres publics, les diriger, noter les messages et planifier les rendez-vousTraiter les appels téléphoniques et les mailsTrier, distribuer, affranchir, enregistrer le courrier et s'occuper de la gestion des messages électroniquesMettre à jour les données de suivi d'activité de la structure (tableaux de bord, diplômes, stages, transferts...)Actualiser les informations mises à la disposition du publicAdapter et mettre en forme des documents, les reproduire et les diffuserApporter un appui à la surveillance des examens

Formation de niveau Bac +2 souhaitéeSens de l'organisation, rigueur et fiabilitéBon sens relationnel, patience et bienveillanceCapacité à organiser son activité et à rendre compteAisance dans la communication avec différents interlocuteursCapacité à appliquer les procédures et les règles en vigueurAptitude au travail en équipeMaîtrise des outils et logiciels nécessaires à l'exercice des missions