Secrétaire administratif (H/F)

Secrétariat Général; Paris; Sur place; EUR 28 000 - 32 000; Plein temps

Résumé du poste

Secrétariat Général à Paris recherche un agent administratif polyvalent chargé d'enregistrer le courrier, répartir les dossiers et assurer l’accueil du public.

Vous effectuerez des travaux de dactylographie, tiendrez des tableaux et participerez à la gestion des salles et des plannings, avec une collaboration en binôme avec les magistrats et agents.

Qualifications

• Connaissances en droit international privé et européen.
• Connaissances de droit institutionnel de l’UE.
• Anglais courant; autres langues appréciées.

Responsabilités

• Enregistrement du courrier reçu et distribution des dossiers.
• Accueil téléphonique et information du public.
• Répartition et filtrage des appels.
• Travaux de dactylographie et élaboration de courriers simples.
• Tenue de tableaux d’enregistrement et statistiques.
• Gestion de la boîte structurelle du service et réponses simples.
• Réservation des salles et gestion des plannings.
• Saisine et création de dossiers de coopération familiale et d’entraide civile.
• Archivage des documents et suivi des dossiers hors convention.
• Contribution éventuelle dans d’autres secteurs du département.

Connaissances

Anglais

Langues étrangères

Outils

Maîtrise des outils

Description du poste

L’agent est chargé des tâches suivantes, le cas échéant en binôme.

Collaborateur des magistrats et agents en charge des dossiers de coopération familiale et d’entraide civile, cet agent:

• assurera les tâches (enregistrement du courrier reçu, distribution des dossiers, expédition des courriers et des notes du département, reprographie, classement, accueil téléphonique avec information du public, filtrage et répartition des appels) ;
• effectuera des travaux de dactylographie et se verra confier l’élaboration de courriers simples dans les champs d’activité du département ;
• tiendra des tableaux d’enregistrement et établira diverses statistiques ;
• sera chargé de la gestion de la boîte structurelle du service (répartition des courriels et réponses simples) ;
• assurera les tâches de réservation des salles, gestion des plannings, des parapheurs ;
• saisine et création de dossiers de coopération familiale et d’entraide civile ;
• suivi des dossiers hors convention, tutelles et obtention des preuves ;
• travaux d’archivage ;
• pourra, en tant que besoin, apporter son concours dans d’autre secteurs d’activité du département.

Composition et effectifs du service

Il est composé de 24 agents: 14 agents de catégories A+ et A (5 magistrats, 2 attachés d'administration, 7 contractuels) , 6 agents de catégorie B et 4 agents de catégorie C

Votre hiérarchie

Sous l’autorité de la cheffe de département et sous la supervision de la cheffe de pôle

Vos interlocuteurs métiers

Directions du Ministère de la justice - SGAE – MEAE

Profil recherché

Connaissances

• Droit international privé et européen, dont l’arbitrge
• Droit institutionnel de l’UE
• Anglais (très bonnes connaissances)
• Autres langues appréciées

Savoir-faire

• Maïtrise des outils
• Grande capacité
• Excellente rédaction
• Travail en urgence

Savoir-être

• Excellentes qualités relationnelles
• Disponibilité
• Ouverture d’esprit
• Esprit d’équipe

Présentation de Secrétariat Général

Secrétariat Général