Secrétaire

DEPARTEMENT DE LA DROME; Alixan; Sur place; EUR 14 000 - 19 000; Plein temps

Résumé du poste

Le Departement de la Drôme recherche un agent administratif pour l'instruction et le suivi des subventions liées à l'agriculture, au bois et à l'alimentation. Vous travaillez en binôme, orientez les dossiers vers les dispositifs appropriés et assurez l'analyse d'éligibilité.

Vous accueillez les usagers, reformulez les demandes et assurez le suivi tout au long de l'instruction. Vous préparez les délibérations et assurez le classement et l'archivage des documents.

Qualifications

• Gestion et mise à jour de dossiers et bases de données.
• Planification d'agendas et organisation de rendez-vous.
• Classement et archivage de documents.
• Accueil et orientation des usagers, information et orientation.

Responsabilités

• Assurer l'instruction et le suivi des subventions liées à l'agriculture, au bois et à l'alimentation.
• Rédiger les parties administratives des conventions et préparer les délibérations.
• Suivre les subventions et les conventions; tenir à jour les tableaux de bord et les outils de pilotage.

Connaissances

Gestion administrative

Planification des rendez-vous

Gestion de dossiers

Accueil et orientation du public

Description du poste

1. Assurer l'Instruction et le suivi des subventions liées à l'agriculture, au bois et à l'alimentationInstruction technique des subventionsEn binôme avec une chargée de gestion administrative et d'appui au pilotage expérimentée :Orienter le dossier de demande vers le bon dispositif et chargé de mission,Solliciter les avis des chargés de missions en charge des thématique concernées,Assurer la 1ère analyse d'éligibilité par rapports aux règlements.

Relations à l'usager dans le cadre des demandes de subventionAccueillir, aider à reformuler la demande,Comprendre et diagnostiquer la demande de l'usager,Orienter avec pertinence et/ou donner la bonne information,Suivre la demande et informer le demandeur au fil de l'instruction,Assister l'usager.

1. Préparer les délibérations du serviceMettre en forme les tableaux de proposition des subventions,Rédiger les parties administratives des conventions de partenariat, les mettre en forme, solliciter les chargés de missions pour les parties techniques,

2. Traiter, suivre et gérer des documents administratifs et les outils de pilotageAssurer le suivi de l'avancement des subventions, des conventions,Tenir à jour les différents tableaux de de bord et outils de pilotage de la direction,
   Mettre en forme un courrier, une note, un document administratif,

3. Contribuer au fonctionnement collectif du secteur et à la continuité de serviceMettre à jour des contacts et utilisation du logiciel de courrier TEDDI (formation prévue),Garantir le classement, l'archivage régulier et la traçabilité de ses dossiers, et si besoin en soutien des Chargés de mission pour les dossiers communs,Participer au fonctionnement du service, du secteur et de la direction.Contribuer au travail en équipe, au partage d'informations et à la diffusion des bonnes pratiques

Vous devez vérifier votre éligibilité au contrat PEC auprès de votre conseiller

Salaire:

Horaire de 12.31 Euros

Compétences:

• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
• Classer des documents
• Accueillir, orienter, renseigner un public

Expérience:

Débutant accepté

Langues:

• Français