Responsable scolarité Cellule APOGEE

Université Clermont Auvergne; Clermont-Ferrand; On-site; EUR 19,000 - 23,000; Full time

Benefits offered by this job

Forfait mobilité durable 

Participation aux frais de transports

Protection sociale complémentaire

Job summary

L'Université Clermont Auvergne recherche un/une Responsable de Scolarité pour le Service de la Formation des UFR Médecine et Pharmacie. Vous organiserez, planifierez et contrôlerez l'activité du service et encadrerez une équipe de 4 gestionnaires, sous responsabilité du Service des Scolarités Santé et Transversales.

Vous maîtriserez APOGEE et PEGASE, participerez aux délibérations et à la communication interne et externe; la fonction prévoit horaires selon le calendrier et déplacements

Qualifications

• Connaissance des procédures de formation et d'examen (APOGEE/PEGASE).
• Organisation et gestion du planning du service.
• Rigueur et respect de la confidentialité des données.
• Capacité à travailler en équipe et à communiquer avec les interlocuteurs internes.

Responsibilities

• Organiser, planifier et contrôler l'activité du service.
• Accompagner les agents et animer l'équipe.
• Conduire les dossiers juridiques et administratifs des formations.
• Participer aux délibérations et assurer le suivi des notes et résultats.

Skills

Gestion d'équipe

Organisation et planification

Rigueur et confidentialité

Communication pédagogique

Tools

APOGEE

PEGASE

Job description

À propos de nous

L'Université Clermont Auvergne (UCA) se distingue par sa communauté dynamique de plus de 36 000 étudiants, 2 000 enseignants et chercheurs, ainsi que 1 500 personnels techniques et administratifs. L'UCA est une université territoriale qui jouit d'une réputation tant nationale qu'internationale entretenant de forts liens avec son environnement socio-économique et culturel, sa gamme étendue de disciplines de recherche et d'enseignement. En 2022, l'UCA a intégré le « top 17 » des universités françaises titulaires d’un label d’excellence, avec pour thème identitaire fédérateur : concevoir des modèles de vie et de production durables.

Mission

Le/La Responsable de Scolarité exerce ses fonctions au sein du Service de la Formation des UFRs de Médecine et de Pharmacie. Il/Elle réalise des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures dans le domaine de la Formation (APOGEE/PEGASE) et encadre une équipe de 4 gestionnaires. Il/Elle est placé-e sous la responsabilité hiérarchique conjointe des Responsables de Service des Scolarités « Santé » et « Transversales » comprenant six services de scolarités et deux cellules d'appui.

Activites Principales

• Organiser, planifier et contrôler l'activité du service,
• Assurer l'accompagnement des agents du service dans la réalisation de leurs missions,
• Animer une équipe,
• Effectuer l'entretien professionnel de chaque agent du service

Instruction de dossiers en vérifiant la régularité juridique et administrative

Profil

• Contrôler la modélisation des maquettes de formation,
• Concevoir des fichiers Excel d'importation des notes,
• Saisir et/ou superviser la saisie des notes et résultats (APOGÉE/DIVA)
• Vérifier l'édition et/ou supervision des procès-verbaux, des relevés de notes, des attestations de réussite
• Préparation ou/et supervision des documents pour les délibérations de jury
• Assister aux jurys de délibération et apporter des éléments d'éclairage
• Rédiger des fiches procédures internes
• Répondre aux enquêtes d'insertion (tableaux de bords, statistiques, …)
• Assurer des missions de Référent pour le périmètre délégué (PEGASE)
• Répondre aux demandes d'informations des autres services et des interlocuteurs internes (enseignants)
• Participer aux actions de communication internes et externes de promotion de l'offre de formation : Journée Portes Ouvertes et Salon Auversup en particulier.
• Participer aux activités générales du Service et à celles des UFRs
• Sélectionner et diffuser l'information en interne et en externe

Connaissances

COMPÉTENCES REQUISES :

• Modes de fonctionnement des administrations publiques dans le domaine de l’enseignement supérieur notamment
• Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d’intervention
• Droit des examens
• Environnement et réseaux professionnels médicaux et paramédicaux
• Techniques d’élaboration de documents
• Culture internet
• Techniques de communication
• Langue anglaise : A1 à A2 (cadre européen commun de référence pour les langues)
• Compétences opérationnelles :
• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Savoir rendre compte
• Communiquer et faire preuve de pédagogie
• Mettre en œuvre des procédures et des règles dans le domaine de la formation
• Travailler en équipe
• Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité de la formation (APOGEE, PEGASE)
• Mettre en œuvre une démarche qualité
• Appétence pour effectuer des règles de calcul de moyenne et de résultat.

Compétences Comportementales

• Sens de l’organisation et de la confidentialité
• Rigueur / Fiabilité
• Sens relationnel
• Discernement dans la prise de décision

Spécificités Du Poste

• Contraintes horaires en fonction du calendrier de gestion (rentrée universitaire et examens).
• Variation importante de la charge de travail au cours de l’année.
• Déplacements dans les centres d’examens délocalisés.
• Rémunération : INM 373 soit 1867.02€ bruts mensuels
• Contrat de travail : 37h30 hebdomadaire
• Protection sociale complémentaire : En application du décret 2022-633 du 22 avril 2022 modifié, les personnels du Ministère de l’Éducation Nationale, de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche sont tenus d'adhérer au contrat collectif de protection sociale complémentaire « santé » souscrit par leur employeur. Vous devrez vous affilier dès votre date d'arrivée à l'UCA. Toutefois, dans certains cas, vous aurez la possibilité de demander une dispense
• Forfait mobilité durable pour l’utilisation d’un cycle sur les trajets domicile-travail
• Participation aux frais de transports en commun
• Aménagement du temps de travail : https://www.uca.fr/universite/travailler-a-luca/services-auxpersonnels
• Offres loisirs, sport et culture pour tous les agents : https://class.uca.fr/
• Accès à un plan de formation des personnels

Informations Complémentaires

• Catégorie : B
• Date de prise de poste : Dès que possible
• Date de fin de contrat : 31 août 2027

Pour l'UCA, l'inclusion et la diversité sont des valeurs importantes. C'est pourquoi nous sommes notamment handi-accueillants.

Référence de l'offre : lahj6j75z2