Responsable Economat H/F

Rodez-Emplois; Bourran; Sur place; EUR 26 000 - 34 000; Plein temps

Résumé du poste

Rodez-Emplois recherche un agent administratif chargé de l’encadrement d’un adjoint administratif et du suivi des commandes publiques. Vous participerez au contrôle des achats, au reporting mensuel et à l’animation du dispositif de contrôle interne au sein du service économie et budgétaire.

Le poste implique la saisie des demandes sur CHORUS, le suivi des stocks et le relationnel avec les fournisseurs pour assurer les livraisons et les documents liés à l’accès aux établissements.

Qualifications

• Expérience en gestion administrative et contrôle des achats publics.
• Capacité à piloter des procédures administratives et des marchés publics.
• Maîtrise d’outils de suivi et de reporting et sens de l’organisation.

Responsabilités

• Encadrer un adjoint administratif et assurer le suivi de la commande publique.
• Veiller au respect des procédures d’achat et de l’utilisation des marchés publics.
• Gérer le suivi des dépenses et des paiements; préparer les documents nécessaires.

Connaissances

Management

Suivi commandes publiques

Suivi budgétaire

Excel

Relation fournisseurs

Contrôle interne comptable

Outils

CHORUS

UNINET

SFACT

DAEBC

Description du poste

Composition et effectifs du service :Placé sous l'autorité du Chef d'établissementVotre hiérarchie :Le secrétaire administratif est placé sous l'autorité du chef d'établissement ou de son adjointVos interlocuteurs métiers : - Département du budget et des finances de la direction interrégionaleUnité de suivi des gestions déléguées

II - Description du poste

En matière de management, cet agent est chargé de l'encadrement d'un adjoint administratif.Il est chargé du suivi de la commande publique dans le cadre de la pleine opérationnalité de la plateforme de Toulouse.L'économat saisit les demandes d'achat et le service fait dans CHORUS Formulaire.Il effectue le contrôle du strict respect du recours aux marchés DAP.Il diffuse en interne des informations concernant les nouveaux marchés aux acteurs concernés.

• Tenue d'un tableau EXCEL de suivi des dépenses, contrôle des paiements effectués par le SFACT
• Suivi du rapport mensuel d'activité
• Suivi du dossier d'améliorations des conditions de travail
• Suivi des inventaires (tableau des achats de matelas et des oreillers au vu des factures)
• Saisie des commandes des effets d'uniformes sur UNINET
• Retour des effets d'uniformes non conformes à la RIEP
• Relation avec les fournisseurs, supervision des livraisons avec préparation des documents nécessaires à l'autorisation d'accès à l'établissement
• Animation du dispositif du contrôle interne comptable au sein du service économat, mise en place d'auto-contrôle et de supervision
• Saisie des demandes d'achats sur CHORUS
• Saisie des certifications de service fait après s'être assuré de la bonne exécution de la commande dans les services concernés
• Pointage des paiements
• Suivi et contrôle des commandes
• Relation avec les fournisseurs et le Département des Affaires Economiques et Budgétaires Centrales (DAEBC)
• Envoi de documents en direction interrégionale (tableaux de suivi, suivi munitions...)
• Création d'engagements juridiques provisionnels avec le DAEBC
• Saisie des fiches de communication avec le SFACT
• Suivi des stocks
• Suivi des factures de la gestion déléguée
• Création des baux et suivi des loyers logement NAS/COPA
• Restitutions CHORUS
• Transport des effets des détenus vers d'autres établissements
• Dossier GEODIS, suivi et expédition des sujets de concours
• Plan canicule pour les agents de détention, pour les personnes vulnérables et les personnes détenues reconnues indigentes
• Suivi de la prise en charge des repas pour les personnels de l'établissement assurant les extractions médicales
• Commande de billets de trains des personnes détenues reconnues indigentes
• Organisation des manifestations (arbre de noël, goûters enfants, visite établissement, conseil évaluation...)
• Suivi du marché abonnement Canal+, frigos et TV
• Suivi et réalisation des contrats d'engagement juridique techniques (photocopieurs, poste...)
• Prise en charge location de fauteuil et lit médicalisé pour les personnes détenues

Offres de formation associées à votre prise de poste :En fonction des besoins