Responsable du service à la population (formalités administratives/Etat-civil) (H/F)

Fonction Publique Territoriale; Tinqueux; On-site; EUR 32,000 - 46,000; Full time

Job summary

Fonction publique territoriale recherche un cadre confirmé pour piloter le service des formalités administratives et de lEtat-civil. Vous dirigerez l’accueil, instruirez les dossiers dEtat-civil, gérerez les actes et publications, et assurerez les opérations liées au domaine funéraire et aux élections.

Profil recherché : expérience en état civil/elections, compétences managériales, connaissances en droit civil, maîtrise Word/Excel et capacités rédactionnelles.

Qualifications

• Expérience exigée en état civil et/ou élections, avec connaissance de la réglementation.
• Compétences managériales et capacité à encadrer une équipe.
• Connaissances en droit civil et droit des familles.
• Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels métiers.

Responsibilities

• Assurer l'accueil physique et téléphonique et renseigner les usagers.
• Contrôler l'authenticité des documents et instruire les dossiers d'état-civil.
• Établir les actes d'état-civil et les actes de publication en vue de leur affichage.
• Inscrire les mariages et gérer les registres d'état-civil.
• Assurer la gestion administrative du domaine funéraire et les actes associés.
• Gérer les élections et tenir les listes électorales à jour.
• Établir les titres d'identité et veiller à la veille réglementaire.

Skills

État civil / élections

Compétences managériales

Rédaction et analyse

Organisation et polyvalence

Esprit d'équipe

Discrétion et confidentialité

Réactivité et autonomie

Tools

Word

Excel

Job description

Sous l'autorité de la Directrice Générale des Services, vous animerez et encadrerez le service « formalités administratives/Etat-civil ».
Vous assurerez l'ensemble des opérations liées à l'état-civil/élections et gérerez le domaine funéraire.
Vous assurerez la tenue administrative des registres dans le respect de la règlementation ainsi que l'accueil téléphonique et physique du public.
Vous organiserez l’activité pour garantir la continuité et la réactivité du service.
Vous sécuriserez les actes, superviserez l’application des procédures, contrôlerez et diffuserez les bonnes pratiques. Vous serez garant de la confidentialité et de l'authenticité des actes.

Assurer l'accueil physique et téléphonique:

• Recevoir, filtrer, traiter et orienter les appels téléphoniques,
• Accueillir et renseigner les usagers,
• Expliquer les modalités et les procédures, et les règlementations liées à l'état-civil et aux élections.

Instruire les dossiers d'état-civil:

• Recevoir et prendre acte de la déclaration relative à l'état-civil (naissances, reconnaissances, mariages, changements de noms etc…) ,
• Contrôler l'authenticité des documents fournis,
• Établir les différents actes d'état-civil dans le respect de la règlementation.

Établir les dossiers de mariage:

• Instruire les dossiers de mariage,
• Établir, à partir des dossiers de mariage, les actes de publication en vue de leur affichage,
• Inscrire le mariage dans le registre.

Assurer la tenue administrative des registres d'état-civil:

• Délivrer sur demande les actes d'état-civil,
• Rédiger les mentions et les courriers,
• Remplir et délivrer les livrets de famille dans le respect de la règlementation en vigueur,
• Apposer les mentions avec rigueur et analyse dans les registres d'état-civil.

Assurer la gestion administrative du domaine funéraire:

• Réception des demandes d’inhumation et délivrance des autorisations funéraires,
• Traitement des réclamations,
• Reprises de sépultures.

Elections:

• Assurer la gestion des élections,
• Assurer la tenue des listes électorales: Inscriptions, radiations et mises à jour,
• Préparation et exécution des tâches électorales.

Cartes d’identité et passeports:

• établissement des titres
• assurer une veille réglementaire sur la législation et la jurisprudence.

Conditions particulières d'exercice

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale: Rédacteur principal de 1ère classe, Rédacteur principal de 2ème classe

Profil recherché

Expérience exigée en état civil/Elections et/ou sur un poste similaire avec une très bonne connaissance de la réglementation,
Avoir des compétences managériales,
Connaissances en droit civil et droit des familles,
Pratique des logiciels bureautiques (Word, Excel) et logiciels métier,
Capacités rédactionnelles et qualités d’analyse,
Sens de l'organisation et aptitude à la polyvalence,
Capacité à résister au stress et à gérer des situations conflictuelles ou d'agressivité,
Esprit d'équipe, adaptabilité, rigueur, discrétion et confidentialité,
Réactivité, autonomie et disponibilité.

Présentation de Fonction Publique Territoriale

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