Responsable des examens (H/F)

EFREI - Grande école du numérique; Villejuif; Sur place; EUR 40 000 - 58 000; Plein temps

Résumé du poste

EFREI - Grande école du numérique recherche un/une responsable Examens rattaché(e) à la Direction des Opérations. Vous garantissez l’organisation, la sécurité et le bon déroulement des examens, contrôles et évaluations, tout en pilotant une équipe et en coordonnant les acteurs impliqués.

Vous coordonnez les plannings, anticipez les ressources et assurez la conformité des procédures. Un anglais opérationnel et une expérience en gestion administrative sont indispensables.

Qualifications

• Formation bac+2 à bac+3 en organisation ou gestion administrative avec 3 à 5 ans d’expérience dans des fonctions similaires.
• Expérience en management d’équipe et capacité à fédérer les collaborateurs autour d’échéances fortes.
• Bonne connaissance des processus de scolarité et d’examens, et anglais opérationnel.
• Organisé(e), rigoureux(se) et réactif(ve), sens de la confidentialité et aisance relationnelle.
• Maîtrise des outils bureautiques et des progiciels de gestion intégrés.

Responsabilités

• Manager et accompagner une équipe de 3 gestionnaires, et les vacataires mobilisés lors des épreuves.
• Organiser l’activité, répartir les responsabilités, définir les priorités et animer les temps d’équipe.
• Anticiper et planifier les ressources humaines, matérielles et logistiques nécessaires à chaque session.
• Superviser l’organisation des salles et les dispositifs destinés aux étudiants bénéficiant d’aménagements.
• Veiller au respect des procédures de surveillance et des règles de sécurité.
• Superviser la préparation opérationnelle: plans de salles et listes d’émargement.
• Contrôler la conformité des sujets et leur diffusion dans le respect de la confidentialité.
• Sécuriser le circuit des copies et leur numérisation.
• Gérer les réclamations et suivre les demandes relatives aux examens.
• Piloter le recours aux surveillants externes et le suivi budgétaire.

Connaissances

Management d’équipe

Organisation

Gestion du planning

Formation

Bac+2 à Bac+3 en organisation, gestion administrative

Outils

Excel

Pack Office

Gestion académique

Description du poste

Rattaché(e) à la Direction des Opérations, vous êtes garant(e) de l’organisation, de la sécurisation et du bon déroulement de l’ensemble des examens et évaluations organisés par l’établissement : examens, contrôles, rattrapages, certifications, TOEIC…

Véritable chef d’orchestre, vous pilotez l’activité Examens, managez votre équipe et coordonnez l’ensemble des acteurs impliqués afin de garantir une organisation fiable, fluide et conforme au règlement des études, aux procédures qualité et aux exigences réglementaires.

Le poste nécessite de travailler environ 20 samedis par an, selon un planning anticipé et organisé par roulement au sein de l’équipe, en fonction du calendrier des examens.

Piloter l’activité Examens et accompagner votre équipe :

• Manager et accompagner une équipe de 3 gestionnaires, ainsi que les vacataires mobilisés lors des épreuves ;
• Organiser l’activité, répartir les responsabilités, définir les priorités et animer les temps d’équipe ;
• Anticiper et planifier les ressources humaines, matérielles et logistiques nécessaires à chaque session ;
• Superviser l’organisation des salles et les dispositifs spécifiques destinés aux étudiants bénéficiant d’aménagements ;
• Veiller au respect des procédures de surveillance et des règles de sécurité.

Garantir la fiabilité et la sécurisation des examens :

• Superviser l’ensemble de la préparation opérationnelle : plans de salles, listes d’émargement, procès-verbaux et documents nécessaires aux épreuves ;
• Contrôler la conformité des sujets et garantir leur diffusion dans le respect des règles de confidentialité ;
• Sécuriser le circuit des copies, de leur collecte à leur stockage et leur numérisation ;
• Superviser le traitement des réclamations et demandes relatives aux examens ;
• Piloter et optimiser le recours aux surveillants externes ainsi que le suivi budgétaire associé.

Faire évoluer les pratiques et garantir la qualité :

• Définir, formaliser et actualiser les procédures et modes opératoires liés aux examens ;
• Anticiper les risques, analyser les dysfonctionnements et piloter les actions correctives ;
• Construire et suivre les indicateurs d’activité et tableaux de bord ;
• Contribuer aux audits et démarches qualité de l’établissement : Qualiopi, Commission des titres d’ingénieur, Haut Conseil de l’évaluation de la recherche et de l’enseignement supérieur, normes ISO… ;
• Être force de proposition dans l’évolution des outils, des pratiques et des processus.

Fédérer et coordonner les différents acteurs :

• Être l’interlocuteur(trice) de référence des équipes internes, des enseignants et des étudiants sur les sujets liés aux examens ;
• Accompagner les équipes dans l’appropriation et l’application des règlements et procédures ;
• Garantir une communication claire et anticipée des consignes auprès des différentes parties prenantes ;
• Piloter la gestion des incidents et prendre les décisions nécessaires face aux situations exceptionnelles pendant les épreuves.

Le profil recherché :

De formation Bac+2 à Bac+3 en organisation, gestion administrative ou équivalent, vous justifiez d’une expérience de 3 à 5 ans sur des fonctions similaires, idéalement acquise dans l’enseignement supérieur ou dans un environnement impliquant la gestion de processus administratifs complexes.

Vous avez une expérience en management d’équipe et savez organiser l’activité, fixer les priorités et fédérer vos collaborateurs dans un environnement rythmé par des échéances fortes.

Une bonne connaissance des processus de scolarité et d’examens dans l’enseignement supérieur, ainsi que de la réglementation liée aux évaluations et à la diplomation, est indispensable. Un anglais opérationnel est également requis.

Organisé(e), rigoureux(se) et réactif(ve), vous savez anticiper, gérer les imprévus et prendre des décisions avec discernement. Votre sens de la confidentialité, votre aisance relationnelle et votre orientation solutions vous permettent d’interagir efficacement avec des interlocuteurs variés.

Vous maîtrisez les outils bureautiques, notamment Excel et le Pack Office, et êtes à l’aise avec les outils de gestion académique et les progiciels de gestion intégrés. Une appétence pour la gestion de projet et l’amélioration continue sera particulièrement appréciée.

L’Efrei est engagée en faveur de l’égalité des chances et encourage les candidatures de personnes en situation de handicap. Tous nos postes sont ouverts à tous les talents.