Responsable de service scolarité (H/F)

Université de Montpellier; Montpellier; On-site; EUR 42,000 - 58,000; Full time

Job summary

L’Université de Montpellier, via l’IAE Montpellier, recherche un Responsable de la scolarité pour coordonner les activités liées à la scolarité du DU, Licence et master et superviser une équipe de secrétaires pédagogiques.

La fonction implique une gestion complète des opérations administratives et pédagogiques, le pilotage de processus, et une contribution à l’amélioration continue des pratiques, dans le cadre réglementaire.

Qualifications

• Maîtriser le fonctionnement de l’enseignement supérieur et de l’environnement universitaire, avec une connaissance approfondie des activités de scolarité.
• Savoir rédiger des actes administratifs, notes et rapports circonstanciés.
• Capacité à proposer des contenus de communication adaptés à différents supports.

Responsibilities

• Assurer la coordination des opérations de gestion administrative et pédagogique de la scolarité.
• Piloter les process administratifs et pédagogiques liés à la gestion des étudiants.
• Participer aux missions administratives relatives au processus Inscription en lien avec le réfèrent inscription.
• Effectuer les inscriptions pédagogiques et modifications individuelles.
• Coordonner et superviser la collecte des Modalités de contrôles de connaissances.
• Participer aux missions administratives relatives aux examens en présentiel et en ligne: organisation et calendrier des examens, contrôles MCC.
• Préparer les travaux relatifs aux jurys et participer à la délibération des jurys, délivrance d’attestations et diplômes.
• Assurer l’encadrement d’une équipe de secrétaires de scolarité (5 à 6 agents) et veiller au développement des compétences.

Skills

Leadership

Gestion d'équipe

Organisation

Communication

Apogée

Coordination

Reporting

Rigueur

Tools

Apogée

Job description

Sous l’autorité de la Directrice administrative adjointe de composante, le Responsable de la scolarité coordonne et anime l’ensemble des activités liées à la scolarité de l’IAE. (DU, Licence et master 1500 étudiants) . Il veille au bon déroulement des parcours étudiants, à la mise en œuvre des décisions des instances (CFVU, Conseil de l’IAE) et à la qualité du service rendu aux usagers. À l’interface entre les équipes pédagogiques, les services administratifs, la Direction des Formations et des Enseignements (DFE) et les étudiants, il accompagne l’activité du service de scolarité, encadre l’équipe des secrétaires pédagogiques, favorise la circulation de l’information et contribue à l’amélioration continue des pratiques et des procédures, dans le respect du cadre réglementaire

• Assurer la coordination des opérations de gestion administrative et pédagogique de la scolarité
• Piloter les process administratifs et pédagogiques liés à la gestion des étudiants
• Participer aux missions administratives relatives au processus Inscription en lien avec le réfèrent inscription
• Effectuer les inscriptions pédagogiques et modifications individuelles.
• Coordonner et superviser la collecte des Modalités de contrôles de connaissances
• Participer aux missions administratives relatives aux examens en présentiel et en ligne: superviser l'organisation des examens: mise en place du calendrier des examens, contrôles des MCC
• Préparer les travaux relatifs aux jurys et participer à la délibération des jurys: assurer la délivrance d'attestations diverses et édition des diplômes

• Assurer l'instruction et le suivi de dossiers individuels ou complexes en vérifiant la conformité réglementaire:
• Suivre les demandes de césures, statuts particuliers, contrat de redoublement
• Rédiger les attestations complexes portant sur la scolarité
• Gérer le suivi administratif d’activités pédagogiques spécifiques en double diplomation et délocalisés
• Effectuer la diffusion des informations à destination des étudiants (extranet, mails …)
• Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services de la structure
• Participer aux missions administratives relatives au processus recrutement des étudiants (Parcousup, eCandidat, MonMaster etc.) en lien avec le réfèrent recrutement de l'IAE
• Assurer la gestion de l'archivage des divers documents et dossiers (en lien avec le référent archives)
• Assurer la coordination des activités spécifiques de l'apprentissage et formation continue (suivi de l'assiduité) (en lien avec le référent FC et apprentissage)

Conditions particulières d'exercice

Description du poste (suite):

• Assurer l'encadrement d’une équipe de secrétaires de scolarité ( Licence Master et DU):
• Assurer l’encadrement de l’équipe de scolarité (5 à 6 agents) en organisant l’activité, en accompagnant les agents dans leurs missions et en veillant au développement de leurs compétences
• Apporter un appui technique et réglementaire afin de sécuriser les pratiques, harmoniser les procédures et garantir la qualité du service rendu aux usagers
• Participer à l'organisation des journées portes ouvertes de l'IAE, du Salon de l'enseignement supérieur et de la recherche et autres manifestations de communication
• Soutenir l'activité de l'équipe administrative en période de pics d'activité

Profil recherché

Savoir:

• Maîtriser le fonctionnement de l’enseignement supérieur et de l’environnement universitaire, avec une connaissance approfondie des activités de scolarité au sein d’une composante.
• Avoir connaissance des procédures administratives et aptitude à rédiger des actes administratifs, notes et rapports circonstanciés.
• Avoir une bonne compréhension des relations avec les différents interlocuteurs de l’IAE (enseignants, étudiants, services centraux, partenaires) et capacité à proposer des contenus de communication adaptés à différents supports.

Savoir-faire:

• Etre capable de s’approprier rapidement les outils métiers et à maîtriser leurs interactions, notamment l’ensemble des domaines du logiciel Apogée.
• Etre apte à piloter et organiser l’activité dans un environnement complexe soumis à de fortes contraintes calendaires et réglementaires.
• Etre capable de gérer les priorités, assurer la continuité du service, respecter les échéances nationales et s’adapter aux évolutions ou situations imprévues.
• Maîtriser les méthodes de suivi, de coordination et de reporting des activités.
• Avoir des capacités à encadrer une équipe, à fixer des objectifs, à donner des consignes, à en assurer le suivi et à rendre compte de l’activité.

Savoir être:

• Avoir un bon Leadership et être capable de mobiliser et animer une équipe autour d’objectifs communs.
• Avoir le sens du travail collectif et de la coopération dans un environnement transversal.
• Savoir être diplomate, avoir des qualités relationnelles et le sens du dialogue avec des interlocuteurs variés.
• Faire preuve de rigueur, de discernement et avoir de solides aptitudes d’analyse, notamment dans les domaines réglementaires et juridiques.
• Etre réactif, savoir anticiper, savoir prendre du recul et être apte à proposer des solutions adaptées dans des contextes complexes.

Présentation de Université de Montpellier

Une université d’excellence

Université de recherche intensive, leader mondial en écologie, l’Université de Montpellier est un établissement public expérimental qui figure dans le top 200 du classement de Shanghai. Elle couvre plusieurs champs disciplinaires sciences et techniques, droit, économie, environnement, administration, gestion, médecine, pharmacie, activités physiques et sportives, biologie, informatique, sciences de l’éducation, science politique. Elle a obtenu en 2022 la labellisation I-SITE (Initiative Science Innovation Territoires Economie) qui associe 15 partenaires de recherche et d’innovation du territoire. Ce Programme d'Excellence (PEI) porté par l’Université de Montpellier s’articule autour des enjeux "Nourrir, Soigner, Protéger" et s’appuie sur tous les domaines scientifiques de l'Université et de ses partenaires. Elle coordonne le Pôle Universitaire d’Innovation (PUI) .

Une université engagée

En lutte contre toutes les formes de discrimination, l’Université de Montpellier est engagée pour la promotion de la diversité, l’égalité entre femmes et hommes et pour l’inclusion des personnes en situation de handicap. L’UM place aussi le développement durable au cœur de sa politique et de son savoir-vivre. Une démarche saluée par le palmarès du Times Higher Education qui la place en tête des universités françaises les plus performantes en terme de développement durable.

Descriptif du service

Descriptif de la structure:

L’IAE de Montpellier, composante enseignement de l’Université de Montpellier, est une école universitaire de management créée en 1956.

Sa mission est de développer la recherche et la formation supérieure en gestion et management au travers de programmes de Licence, Master et Doctorat et diplômes d’Etablissement.

L’école bénéficie d’une forte ouverture internationale: elle accueille chaque année de nombreux étudiants internationaux, propose plusieurs programmes enseignés en anglais et développe des partenariats académiques en Europe, en Asie et en Amérique du Nord.

Membre du réseau IAE France, qui rassemble plus de 40 écoles universitaires de management, l’IAE Montpellier participe à une dynamique collective autour des enjeux de qualité, d’amélioration continue et d’accréditations internationales.

L’IAE Montpellier est engagé dans une démarche qualité reconnue par plusieurs labels et accréditations: Qualicert, ISO 9001, EFMD et PRME. Les dernières accréditations ont été obtenues en 2024 et les prochaines campagnes de renouvellement sont en cours.

Le service de scolarité s’inscrit dans une démarche d’amélioration continue visant à garantir la qualité du service rendu, la satisfaction des usagers et la maîtrise des processus. Il contribue ainsi au bon fonctionnement des formations et au respect des exigences réglementaires et institutionnelles.