Responsable de Pôle Administratif Régional H/F

MGEN; Nice; Sur place; EUR 55 000 - 75 000; Plein temps

Résumé du poste

Le poste de Responsable de Pôle Administratif Régional est basé à Nice et relève de la Directrice régionale. Vous assurez l'excellence opérationnelle et pilotez une équipe d’assistant(e)s que vous managez majoritairement à distance, en orchestrant l’activité administrative de la région.

Vous coordonnez les temps des assistants, soutenez les questions paie et administration du personnel, et concevez des tableaux de bord et du reporting, tout en garantissant les délais et la qualité des documents.

Qualifications

• Gérer et développer une équipe d’assistants et de secrétaires, avec un esprit managérial et coach.
• Piloter l’activité administrative et le respect des procédures RH et paie.
• Concevoir et maintenir des outils de reporting et des tableaux de bord.

Responsabilités

• Animer et développer le collectif d'équipe et veiller à un climat de travail positif et engageant.
• Piloter et coordonner l’activité de gestion du temps des assistants réseaux et assurer le respect des procédures.
• Assurer l’assistanat de la Directrice régionale et de l’Administratrice Nationale Chargée de Région, préparer documents et notes pour les réunions régionales.

Description du poste

Au coeur de la région PACAC, notre Pôle Administratif est un pilier essentiel de notre organisation. Nous y assurons la fluidité et l'efficacité des activités de secrétariat, d'assistanat et de gestion administrative (RH, comptabilité, sécurité des biens et des personnes), soutenant activement nos Agences et l'ensemble de l'Espace Régional.

Le poste est basé à Nice, à proximité des transports en commun.

Des déplacements ponctuels dans la région sont à prévoir. Prise de poste souhaitée au 2/01/27.

En tant que Resp. de Pôle Administratif Régional, vous êtes rattaché(e) à la Directrice régionale (DR). Votre rôle est de garantir l'excellence opérationnelle et le développement de votre équipe d'assistant(e)s que vous managez majoritairement à distance. Vous êtes le/la chef d'orchestre de l'activité administrative de la région, avec des responsabilités variées et stimulantes :

1. Management et développement d'équipe :

• Animer, mobiliser et faire vivre le collectif d'équipe, en promouvant l'implication de chacun(e) et en garantissant un climat de travail positif et engageant.
• Développer les compétences de votre équipe via une approche de Manager Coach : analyser les pratiques professionnelles, identifier les besoins de formation et d'accompagnement, et réaliser les entretiens managériaux.
• Piloter l'activité des Assistant(e)s réseaux, garantir sa bonne mise en oeuvre, et relayer les orientations et décisions de l'entreprise.
• Participer aux recrutements éventuels de votre équipe.

2. Coordination et expertise administrative :

• Piloter et coordonner l'activité de gestion des temps des Assistant(e)s réseaux, en alertant la DR sur les anomalies, en assurant le suivi en lien avec les services RH et en garantissant l'application rigoureuse des procédures.
• Apporter un soutien à l'équipe sur les questions relatives à la paie, à l'administration du personnel et à la gestion administrative de la sécurité des biens et des personnes.
• Veiller à l'harmonisation des bonnes pratiques et animer le collectif des Assistant(e)s réseaux dans ce cadre.

3. Assistanat de Direction et optimisation des processus :

• Assurer l'assistanat de la DR et de l'Administratrice Nationale Chargée de Région, incluant la préparation de courriers, comptes rendus de réunions régionales, notes de synthèse et documents de présentation, sur des sujets complexes.
• Préparer et suivre les réunions et formations au niveau régional, en pilotant l'orga matérielle, la gestion des supports et les déplacements.
• Anticiper les besoins et optimiser l'orga et la gestion des activités de secrétariat/assistanat, en garantissant les délais, la qualité des documents et l'allocation optimale des ressources.
• Concevoir et maintenir à jour des TDB et de reporting, en respectant les plannings, budgets et délais.