Assistant (H/F)

Agence Régionale de Santé Auvergne - Rhône Alpes (Ars Auvergne-Rhône-Alpes); Bourg-en-Bresse; Sur place; EUR 26 000 - 38 000; Plein temps

Résumé du poste

L’Agence Régionale de Santé Auvergne-Rhône-Alpes recherche un assistant administratif pour soutenir la délégation départementale de l’Ain. Vous assurez l’appui transversal auprès des pôles, gérez les courriers, l’agenda et les réunions, et contribuez au bon fonctionnement quotidien.

Vous devez faire preuve d’autonomie, de rigueur et d’un excellent sens du service public, avec des capacités rédactionnelles et organisationnelles pour diffuser les documents et les informations internes.

Qualifications

• Solides compétences en gestion administrative et organisation.
• Expérience en accueil et gestion d’agendas, organisation de réunions et suivi des dossiers et échéanciers.
• Bonnes capacités de rédaction et de communication.

Responsabilités

• Assurer la gestion administrative et documentaire des pôles (courriers, archivage, suivi des dossiers).
• Organiser et faciliter le fonctionnement quotidien des équipes (agenda, déplacements, rendez-vous, réunions).
• Mettre en forme et diffuser les documents et informations nécessaires à l’activité des services.
• Maintenir les données et outils de suivi des établissements et partenaires médico-sociaux.
• Apporter un soutien au secrétariat de direction et gérer des situations sanitaires exceptionnelles si nécessaire.

Connaissances

Gestion administrative

Organisation

Accueil

Gestion d’agendas

Organisation de réunions

Suivi des dossiers

Description du poste

L’Agence Régionale de Santé Auvergne-Rhône-Alpes est un établissement public administratif qui pilote et met en œuvre la politique de santé à l’échelle régionale, en lien avec l’ensemble des acteurs du secteur.

Forte d’environ 950 collaborateurs, elle intervient dans trois grands domaines: la prévention, l’offre de soins et l’accompagnement médico-social, dont elle assure le pilotage et la coordination au niveau régional.

Au sein de la Délégation départementale de l'Ain, vous assurez un appui administratif transversal auprès des différents pôles et contribuez au bon fonctionnement de la délégation.

Vos principales missions consistent à:

• Assurer la gestion administrative et documentaire des pôles: courriers entrants et sortants, messageries, classement, archivage et suivi des dossiers ;
• Organiser et faciliter le fonctionnement quotidien des équipes, notamment à travers la gestion des agendas, des déplacements, des rendez-vous et l’organisation des réunions ;
• Mettre en forme et diffuser les documents et informations nécessaires à l’activité des services: courriers, tableaux, procedures et communications collectives ;
• Assurer la mise à jour des données et outils de suivi, notamment concernant les établissements et partenaires médico-sociaux ;
• Contribuer à certaines missions spécifiques de la délégation, telles que le suivi des dossiers de patients à haut risque vital, la publication des actes administratifs et la mise à jour des outils nécessaires à la gestion des astreintes ;
• Apporter, en fonction des besoins, un soutien au secrétariat de direction et participer au secrétariat lors de la gestion de situations sanitaires exceptionnelles.

Ce poste offre une forte dimension polyvalente et transversale, au contact de différents métiers et services, et contribute directement à la continuité et à l’efficacité du fonctionnement de la délégation.

Les missions sont susceptibles d’évoluer en fonction des nécessités du service.

Profil recherché

Vous disposez de solides compétences en gestion administrative et organisation, avec une expérience en accueil, gestion d’agendas, organisation de réunions et suivi des dossiers et échéanciers.

Véritable personne ressource auprès du responsable de pôle, vous savez anticiper et sécuriser l’organisation quotidienne, préparer les dossiers, rédiger des courriers et comptes rendus et assurer le classement et l’archivage des documents.

Doté(e) de bonnes capacités d’analyse, de synthèse et de communication, vous appréciez le travail en équipe et savez interagir avec des interlocuteurs variés.

Autonome, rigoureux(se) et organisé(e) , vous faites preuve de réactivité, d’adaptabilité et d’initiative dans la gestion des priorités. Votre sens du service public et vos qualités relationnelles vous permettent de contribuer efficacement au bon fonctionnement du pôle et de la délégation.

Présentation de Agence Régionale de Santé Auvergne - Rhône Alpes (Ars Auvergne-Rhône-Alpes)

Agence Régionale de Santé Auvergne - Rhône Alpes (ARS Auvergne-Rhône-Alpes)