Responsable de pôle administratif F/H

KEOLIS limited; Paris; Hybride; EUR 38 000 - 44 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Télétravail

Tickets restaurant à 10€ (60% employé)

Mutuelle familiale

Intéressement

Participation

CSE dynamique

Crèche interentreprise

Parking et garage à vélos

Vestiaires et douches

Résumé du poste

EFFIA recherche un responsable administratif pour l’Ile-de-France. Vous coordonnerez les projets et animerez les interactions entre les services relatifs aux processus administratifs

Vous gérerez une équipe de 5 assistants d’exploitation à Paris, suivrez les indicateurs et assurerez le respect des délais sur Rapos, tout en assurant la facturation et les interfaces avec les directions régionales.

Qualifications

• Autonomie, sens du service et esprit d’équipe attendus.
• Bonne maîtrise des outils informatiques et organisation des activités.
• Expérience d'au moins 5 ans sur des fonctions similaires multisites.

Responsabilités

• Animation managériale d'une équipe de 5 assistants d'exploitation à Paris et suivi des KPIs.
• Gestion de la relation avec les directions fonctionnelles et déclinaison des orientations.
• Supervision des volets approvisionnement, méthodes & processus et assistanat des exploitations.
• Respect des délais sur les RAPOS et gestion de la facturation clients (villes, agglomérations, SNCF).
• Suivi des impayés avec la comptabilité et indexations des contrats.
• Organisation des déplacements, agendas et réunions régionales.
• Gestion des moyens généraux et de la flotte automobile de la Direction IDF.
• Proposition d’actions d’amélioration du pôle administratif et déploiement.

Connaissances

Autonomie

Esprit d’équipe

Sens du service

Rigueur

Organisation

Rédactionnel

Maîtrise des outils informatiques

Formation

Bac+2 Assistant de gestion PME/PMI ou Assistant manager

Description du poste

À nos côtés, repensez la mobilité urbaine!

Filiale du Groupe Keolis, EFFIA incarne l'ingéniosité et l'innovation dans le domaine du stationnement. Nos équipes accompagnent les partenaires publics et privés – villes, gares, hôpitaux, etc. Nous développons, ensemble, des solutions efficaces de gestion de stationnement sur voirie ou en ouvrage.

En tant qu’acteur clé de la chaîne de mobilité, nous concevons et exploitons les parkings de demain, contribuant ainsi à dynamiser et rapprocher les territoires. Notre approche est basée sur une relation de proximité, de confiance et de transparence avec nos clients.

Créativité, responsabilité et proximité

Chez Effia, nous ne faisons pas que gérer le stationnement, nous lui apportons une nouvelle dimension. Nous l’inscrivons au cœur de la mobilité urbaine et des enjeux actuels, notamment environnementaux et économiques. Notre ambition est de développer des solutions intelligentes et responsables, qui améliorent toujours plus l’expérience de nos clients. Nous sommes fiers d’être le premier acteur du stationnement à avoir été labellisé par l’AFNOR « Engagé RSE », gage de sa contribution à une mobilité plus durable.

Travailler chez nous c'est intégrer un collectif de 1 115 collaborateurs, unis par une même passion pour la mobilité. Nous valorisons l'expertise, la créativité et l'engagement, et sommes attachés à l’intégration et au respect de chacun(e). Nous offrons un environnement de travail dynamique et collaboratif où chaque voix compte, où l’esprit d’initiative est encouragé.

Rejoignez un acteur majeur du stationnement

Implanté dans 242 villes et avec 680 parkings en exploitation, Effia se positionne comme le numéro 2 du stationnement en France et le numéro 4 en Belgique. En 2024, le Groupe a réalisé un chiffre d'affaires de 246 millions d'euros, témoignant de sa performance et de son importance dans son secteur.

Prêts à rallier nos équipes ?

Rattaché(e) au Directeur régional, vous coordonnez les projets et animez les interactions internes et externes relatifs aux processus administratifs de la Direction IDF.

Au sein du Pôle administratif, votre rôle sera de manager l’équipe et de piloter leurs missions en appui auprès des exploitants des deux Directions régionales.

A ce titre, vos missions seront les suivantes :

• Animation managériale (réunions d'équipes, CR) d'une équipe de 5 assistants d'exploitation basés à Paris
• Suivi des indicateurs de performance de l'équipe

Coordination et suivi d'activité

• Gestion de la relation avec les différentes directions fonctionnelles d’EFFIA afin de s’assurer de la bonne déclinaison des orientations dans chacune des exploitations des directions régionales.
• Supervision des activités de l’équipe sur les volets approvisionnement (commandes annuelles, ponctuelles, facturations), méthodes & process, voirie et assistanat des exploitations.
• Garant(e) du respect des délais de traitement des Recours Administratifs Préalables Obligatoires (RAPOS) (1 mois max), CSPS
• Gestion de la facturation des clients de son périmètre (villes, agglomérations, SNCF) dans les délais impartis, en lien avec les donneurs d'ordre et l'exploitation en utilisant les sites et logiciels du type Chorus ou autre.
• Suivi des impayés en collaboration avec la comptabilité clients siège.
• Suivi des indexations des différents contrats.
• Suivi des obligations contractuelles sur les aspects administratifs et financiers : attestations obligatoires à transmettre aux clients, rapports d’activité (ville, agglomération, CHU) etc.
  

Appui au Directeur régional et Assistanat de la Direction régionale

• Accueil téléphonique et physique, gestion du courrier à destination des donneurs d'ordre, rédaction de compte-rendu de réunions, courriers divers, classement etc.
• Contrôle et relecture sur la forme des rapports annuels à destination des donneurs d'ordre, gestion de l'organigramme de la Direction IDF
• Organisation des déplacements, des agendas et des réunions régionales (salons, séminaire, comité de direction, rituels managériaux etc.).
• Gestion des moyens généraux des Directions régionales.
• Gestion de la flotte automobile de la Direction IDF en lien avec le service auto.
• Dans une démarche d’amélioration continue, identification des axes d’amélioration du positionnement du pôle administratif au sein des Directions régionales, proposition de moyens d’actions et déploiement en accord avec l’arbitrage rendu par les Directions régionales.

Ce que nous recherchons

• Bac+2 Assistant de gestion PME/PMI ou Assistant manager
• Expérience d'au minimum 5 ans sur des fonctions similaires dans un environnement multisites.
• Bonne maîtrise des outils informatiques
• Autonomie, esprit d’équipe et du sens du service.
• Rigueur, organisation, pédagogie et bon rédactionnel.

Les étapes pour nous rejoindre

• Premier contact avec l’équipe recrutement
• Test de personnalité
• Echange avec le responsable de la comptabilité fournisseurs
• Entretien avec le Directeur régional IDF
• Proposition d'embauche

Ce que nous proposons

• Rémunération : 38-44k fixe selon profil sur 13 mois
• 10% de prime variable sur objectifs
• Télétravail
• Tickets restaurant à 10€ (participation employeur 60%)
• Mutuelle familiale avec conciergerie médicale
• Dispositif d’épargne salariale
• Intéressement, Participation
• CSE dynamique
• Crèche interentreprise: en partenariat avec la maison bleue
• Parking et garage à vélos sécurisés, vestiaires et douches pour les plus sportifs

Poste situé à Paris dans le 12ème.

Dans le cadre de sa politique diversité, EFFIA soutient l'égalité Femmes/Hommes, favorise l'insertion professionnelle et l'accès à l'emploi des personnes en situation de handicap.

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