Responsable administratif et financier - Conservatoire Châtenay-Malabry (H/F)

VSGP; Châtenay-Malabry; On-site; EUR 65,000 - 90,000; Full time

Benefits offered by this job

Tickets restaurant

Soirée du personnel

Noël des enfants

Mutuelle et prévoyance

CNAS adhésion

Forfait mobilité durable

Remboursement frais de transport

Job summary

Vallée Sud Grand Paris recherche un Responsable administratif et financier pour le Conservatoire de Châtenay-Malabry. Vous assurerez la gestion administrative et financière, le suivi budgétaire et l’encadrement du personnel.

Le poste implique une coordination intercommunale, la supervision des procédures qualité et l’organisation logistique des événements, avec une dimension d’accompagnement des équipes et de pilotage des moyens matériels.

Qualifications

• Statut de la fonction publique territoriale
• Règles de gestion RH, administratives et financières des collectivités locales
• Enjeux et cadre réglementaire des politiques publiques liées au spectacle vivant et à l'enseignement artistique
• Notions de finances publiques et d'exécution d'un budget
• Règles budgétaires et comptables de la comptabilité publique
• Méthodes et outils de planification
• Logiciels et progiciels applicatifs
• Techniques de médiation
• Méthodes et outils d'animation d'équipe
• Aptitude à l'encadrement
• Bonnes capacités rédactionnelles
• Connaissances des logiciels Ciril Finances, Manty

Responsibilities

• Assurer le suivi administratif de l'activité de l'établissement et gérer le courrier
• Rédiger les rapports d'activités et établir les statistiques
• Préparer le conseil d'établissement et élaborer les conventions de mise à disposition
• Contrôler et formaliser les conventions de partenariats pédagogiques
• Élaborer les plannings des agents en lien avec le théâtre et les services
• Participer à l'élaboration et au suivi du budget du conservatoire
• Suivre les achats et réaliser des devis et bons de pré-commande
• Encadrer le personnel administratif et technique
• Conduire les entretiens professionnels et planifier le travail
• Gérer l'accueil du public et l'organisation des examens et jurys
• Piloter l'inscription des élèves et les affectations
• Veiller au respect des protocoles et à la qualité de l'accueil

Skills

Gestion des RH

Gestion administrative

Gestion financière

Connaissances budgets publics

Capacités rédactionnelles

Médiation

Animation d'équipe

Rigueur

Education

Bac+2/3 en gestion des équipements culturels, sciences économiques ou en gestion

Diplôme requis pour la fonction publique territoriale

Tools

Ciril Finances

Manty

Job description

Responsable administratif et financier - Conservatoire Châtenay-Malabry

Lieu 92290 Châtenay-Malabry France

Type du poste Contrat à Durée Indéterminée

Entreprise

Limitrophe au sud de Paris, l’Établissement Public Territorial Vallée Sud Grand Paris rassemble 11 communes (Antony, Bagneux, Bourg-la-Reine, Châtenay-Malabry, Châtillon, Clamart, Fontenay-aux-Roses, Malakoff, Montrouge, Le Plessis-Robinson - Sceaux) représentant plus de 400 000 habitants.

Vallée Sud - Grand Paris est engagé autour d’un projet fédérateur axé sur la protection du cadre de vie, la création et l’innovation.

Vallée Sud - Grand Paris recherche par la voie statutaire, et à défaut contractuelle, sa ou son :
Responsable administratif et financier
(cadre d'emploi des attachés territoriaux)

• Mettre en place de nouvelles procédures et suivi de l'exécution budgétaire du conservatoire
• Organiser l'activité de gestion administrative, technique et d'accueil de l'établissement
• Travailler en réseau intercommunal, participer aux réunions de coordination des responsables administratifs et financiers, être porteur de projets transversaux

Activités principales

• Assurer le suivi administratif de l'activité de l'établissement
  • gérer le courrier
  • rédiger les rapports d'activités
  • établir les statistiques
  • renseigner les dossiers d'enquêtes
  • préparer le conseil d'établissement
  • élaborer et formaliser les conventions de mise à disposition
  • contrôler et formalise les conventions de partenariats pédagogiques
  • élaborer en lien avec le théâtre les plannings des agents de sécurité et ADS
• Participer à la gestion du budget de l'établissement
  • participer à l'élaboration du budget
  • suivre l'exécution du budget
  • gérer les demandes de subventions
  • assurer le suivi des achats
  • réaliser des devis et élaborer les bons de pré-commande
• Encadrer le personnel administratif et technique de l'établissement
  • conduire les entretiens professionnels
  • tenir à jour le planning des congés
  • planifier et hiérarchiser le travail des agents administratifs et techniques
  • coordonner l'organisation administrative de la vie scolaire
  • piloter la procédure d'inscription des élèves
  • superviser la procédure des affectations
  • gérer les listes d'attentes
  • veiller à la cohérence des emplois du temps, de la répartition des salles
  • superviser l'organisation administrative et matérielle des examens et des jurys
  • participer aux instances de concertation pédagogique
• Superviser l'accueil du public, des usagers et des professeurs
  • veiller aux bonnes conditions d'accueil du public (espace accueil ....)
  • superviser la gestion du planning et de l'installation des salles de cours
  • superviser la gestion du planning de location des salles
• Référent qualité "Certification Qualiville"
  • animer les protocoles d'accueil des différents publics avec ses collègues en charge de l'accueil
  • participer à la rédaction et à la mise à jour du guide de l'accueil de l'équipement
  • réaliser les autocontrôles
  • s'assurer du respect des protocoles définis à partir des outils et méthodes fournis par la collectivité
  • rendre compte du déploiement effectif de la démarche à son directeur d'équipement
  • identifier les possibilités d'amélioration
• Organiser l'organisation logistique des évènements en partenariat avec les responsables des études (examens, auditions, concerts, saisons, réunions)
  • mobiliser l'équipe technique
• Contrôler l'entretien, la maintenance et la rénovation de l'équipement en partenariat avec la direction de la maîtrise d'ouvrage de l'établissement public territorial
  • garantir le renouvellement et la modernisation des moyens matériels mis à disposition du personnel
• Assurer le suivi administratif du personnel enseignant et de l'ensemble des équipes en lien avec la direction des ressources humaines
  • gestion des contrats des intermittents (Guso)

Profil recherché

Compétences et connaissances

• statut de la fonction publique territoriale
• fonctionnement et règles de gestion RH, administratives et financières des collectivités locales
• les enjeux, évolutions et cadre réglementaire des politiques publiques en matière de spectacle vivant et d'enseignement artistique (au niveau national ainsi qu'au niveau local)
• notions de finances publiques et d'exécution d'un budget
• règles budgétaires et comptables de la comptabilité publique
• méthodes et outils de planification
• logiciels et progiciels applicatifs
• techniques de médiation
• méthodes et outils d'animation d'équipe
• aptitude à l'encadrement
• bonnes capacités rédactionnelles
• connaissances des logiciels Ciril Finances, Manty

Aptitudes et savoir être

• esprit de synthèse
• agilité
• aptitude à travailler en transversalité
• être rigoureux
• être intègre
• capacité à travailler en équipe
• être polyvalent
• discrétion professionnelle
• sens de la relation humaine, de la médiation, du service public
• devoir de réserve
• qualités relationnelles
• Titulaire d'un diplôme Bac +2/3 en gestion des équipements culturels, sciences économiques ou en gestion

Conditions liées au poste

• Participation de la collectivité au remboursement des frais de transport en commun et versement du forfait mobilité durable
• Participation de la collectivité à la couverture santé mutuelle et prévoyance
• Adhésion de la collectivité au CNAS
• Tickets restaurant, soirée du personnel, Noël des enfants

Dans le cadre de sa démarche en faveur de l'égalité professionnelle et de la diversité, Vallée Sud Grand Paris s'engage contre toute forme de discrimination.