Référent·e outil scolarité - Apogée
University of Lille 1 Sciences and Technology
Une candidature sur mesure pour ce poste — un CV personnalisé et une lettre de motivation qui correspondent directement à l’offre.
Résumé du poste
Université de Lille 1 Sciences and Technology recherche un référent outil scolarité pour assurer l’administration fonctionnelle d’Apogée et l’assistance aux utilisateurs au campus Cité Scientifique – Villeneuve d’Ascq.
Vous participerez à la formation, au paramétrage des services numériques et à l’interopérabilité avec Refformations, en lien avec la DGDRH et le pilotage de l’offre de formation.
Qualifications
- Niveau de diplôme minimum: Bac.
- Domaines de formation souhaités: Bac à bac+2 dominante administrative/secrétariat ou informatique-base de données.
- Expérience sur des fonctions similaires idéalement souhaitée.
- Excellente maîtrise du logiciel Apogée et connaissance de Refformations.
Responsabilités
- Administrer fonctionnellement le logiciel Apogée et paramétrer le référentiel.
- Gérer les accès utilisateurs et structurer les formations sur Apogée.
- Rédiger et mettre en forme des tutoriels et supports de formations.
- Assurer l’assistance et l’accompagnement des utilisateurs d’Apogée et de Refformations.
- Contribuer à l’interopérabilité entre Apogée et Refformations et suivre les injections de l’offre dans Apogée.
Connaissances
Formation
Outils
Description du poste
La Direction de la Scolarité est présente sur 4 campus (Cité Scientifique, Pont-de-Bois, Moulin et Santé) et compte 53 agents. Elle assure les missions relatives à la gestion du parcours de l'étudiant (admission, inscription, diplomation) et son suivi (accompagnement à la réussite).
La Direction de la Scolarité est présente sur 4 campus (Cité Scientifique, Pont-de-Bois, Moulin et Santé) et compte 53 agents. Elle assure les missions relatives à la gestion du parcours de l'étudiant (admission, inscription, diplomation) et son suivi (accompagnement à la réussite).
Durée du contrat et quotité de travail : CDD jusqu’au 31 janvier 2027 à temps plein.
Placé sous l'autorité du responsable ajoint du service outils scolarité, le référent outil scolarité participe à l’administration fonctionnelle du logiciel scolarité Apogée, à la formation des utilisateurs Apogée, à l'assistance et à l'accompagnement des utilisateurs Apogée, et à l'interopérabilité entre les logiciels Apogée et Refformations.
- Apporter un appui au responsable adjoint pour l'administration fonctionnelle du logiciel Apogée :
- Paramétrer le référentiel Apogée, gérer les accès utilisateurs
- Collaborer à la structuration des formations (structures d'enseignements, règles de calculs, etc) sur Apogée en lien avec les composantes et la direction du pilotage et de l'offre de formation
- Paramétrer les services numériques d'Apogée (en lien avec les référents métiers de la scolarité et la DGDNum)
- Paramétrer les parchemins pour l'édition (en lien avec le service diplomation)
- Contribuer à la mise en place du plan de formation des utilisateurs Apogée (en lien avec le responsable et le responsable adjoint et le service formation de la DGDRH) :
- Rédiger et mettre en forme les tutoriels et supports de formations
- Construire les formations, élaborer un programme et créer les exercices à destination des stagiaires
- Animer ou coanimer les formations à destination des utilisateurs Apogée
- Assister et conseiller la communauté des utilisateurs du logiciel :
- Répondre aux demandes d'assistance (par mail, téléphone, tickets GLPI, RDV en Visio et en présentiel), savoir analyser et résoudre les problèmes rencontrés
- Conseiller et assister les composantes et les jurys lors des délibérations
- Apporter un appui au responsable et au responsable adjoint du service outils scolarité :
- pour l'interopérabilité des logiciels Apogée et Refformations en lien avec la direction du pilotage et de l'offre de formation : paramétrage des écrans concernés dans Refformations, suivi des injections de l’offre dans Apogée
- en construisant des requêtes sur Business Objects (demandes externes, tableaux de suivi etc.), en analysant des données via le logiciel Excel
- en participant si besoin aux groupes de travail de la direction ou avec d'autres DGD/directions/services (DGDNum, DASP, etc.) en fonction des projets en cours ou du calendrier universitaire (diplomation, inscriptions administratives, SINAPS, ADE etc.)
- Contexte et enjeux :
- Contribuer à l'évolution des outils et à la préparation au passage à PEGASE (horizon 2028).
- Participer à la conduite du changement dans le domaine de la scolarité, et plus particulièrement dans le cadre de la nouvelle répartition des compétences.
- Excellente maîtrise du logiciel Apogée, connaisance du logiciel Refformations
- Maîtrise des suites bureautiques (tableurs et traitements de texte en particulier)
- Idéalement, maîtrise de Business Objects
- Connaître l'organisation, la structuration et le fonctionnement de l’université
- Connaître l'offre de formation de l'université de Lille
- Connaissance de la réglementation relative à la gestion d’un étudiant
- Appétence pour les outils informatiques
- Capacités rédactionnelles et de synthèse
- Conduire des échanges permettant une montée en compétence des interlocuteurs
- Savoir s'adapter à des publics différents
- Former et accompagner
- Savoir hiérarchiser ses priorités et organiser son travail
- Savoir rechercher l'information
- Excellentes capacités de communication (orale et écrite)
- Travailler en équipe
- Autonomie et adaptabilité
- Rigueur / Fiabilité
- Sens de l'analyse
- Dynamisme, réactivité
- Courtoisie et maîtrise de soi en toutes circonstances
Niveau de diplôme minimum exigé : Bac
Domaines de formation souhaités : Bac à bac +2 dominante administrative / secrétariat ou informatique - base de données ou formation scientifique
Expérience sur des fonctions similaires idéalement souhaitée
- Disponibilité, notamment en période de hautes activités (délibérations, périodes de formations, etc.)
- Polyvalence exigée sur l'ensemble des domaines de gestion de la scolarité (Inscriptions pédagogiques, Résultats, etc.)
Le poste est ouvert uniquement aux agents contractuels.
Date limite de dépôt des candidatures : 12 octobre 2026
Référence de l'offre : hl967ymu8w
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