Référent-e du standard H24 et agent-e d'accueil au sein du standard H24 « équipe jour » (H/F)

Préfecture de la Seine-Maritime; Rouen; On-site; EUR 32,000 - 45,000; Full time

Job summary

La Préfecture de la Seine-Maritime recherche un responsable du standard, en brigade et chargé de l’encadrement des agents H24. Le poste implique une gestion hiérarchique, l’organisation des plannings et la coordination entre les équipes jour et nuit.

Vous devrez maîtriser les outils numériques, assurer l’accueil et le renseignement des usagers, et contribuer à la continuité des services publics en cas de crise.

Qualifications

• Connaître les techniques d’accueil et de renseignement.
• Utiliser Internet et les outils numériques courants.
• Savoir manager et guider une équipe.
• S’exprimer clairement à l’oral et à l’écrit.
• Écouter, analyser et reformuler la demande des usagers.
• Recueillir et traiter les informations administratives.
• Savoir travailler en équipe et rester professionnel.

Responsibilities

• Assurer l’autorité hiérarchique sur les agents H24 de l’équipe jour et nuit.
• Mettre à jour les documents de référence et répertorier les renseignements nécesssaires au travail.
• Préparer, suivre et coordonner le planning (congés, vacations, astreintes).
• Préparer et valider les feuilles de sujétions et de paiement des astreintes.
• Assurer le lien entre les équipes jour et nuit et avec le chef de bureau.
• Participer à l’évolution organisationnelle de l’unité et accompagner le changement.
• Contribuer à la continuité des liaisons gouvernementales et à la gestion des crises.

Skills

Gestion d'équipe

Accueil téléphonique

Gestion de crise

Communication efficace

Travail en équipe

Tools

Informatique bureautique

Job description

GROUPE RIFSEEP: 2
Vos activités principales
Le standard de la préfecture assure la réponse téléphonique de la préfecture et des sous-préfectures du Havre et de Dieppe 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, ainsi que celle de la préfecture de l’Eure et de la Manche (de 18h à 8h en semaine et les week-end et les jours fériés) et du Calvados et de l’Orne (de 18 h à 7h45 en semaine et les week-end et jours fériés) .
Sous l’autorité du/de la chef-fe du bureau de la relations à l’usager, le titulaire du poste est à titre principal, le responsable du standard de la préfecture et assure, dans ce cadre, l’encadrement hiérarchique de 8 agents.
Il /elle est aussi agent du standard H24 sur l’équipe jour mais peut-être amené à titre exceptionnel à effectuer des nuits afin d’assurer la continuité du service.
Pour la partie référent du standard H24, ses missions sont:

• assurer l’autorité hiérarchique sur les agents H 24 de l’équipe «jour» (4 agents dont le référent) , sur les agents H24 de l’équipe «nuit» (4 agents) et sur l’agent du standard «usager» de jour.
• mettre à jour les documents de référence et répertorier les renseignements complémentaires essentiels au travail (main courante, annuaire, permanences, sociétés extérieures…) .
• préparer, suivre et coordonner le planning: mise en place du planning, coordination des prévisions de congés, suivi des demandes de changements de vacation, déclenchement des astreintes si nécessaire.
• préparer et valider les feuilles de «sujétions» et de paiement des astreintes avant signature du chef de bureau.
• assurer le lien entre les équipes «jour» et «nuit» mais aussi avec le chef de bureau et l’ensemble de la

chaîne hiérarchique grâce à une communication ajustée

• être force de proposition dans l’évolution organisationnelle de l’unité et en capacité d’accompagner au changement les équipes avec pédagogie

partie agent du standard H24 «équipe jour», ses missions sont:

• concourirà la continuité des liaisons gouvernementales, à la permanence téléphonique, à l’accueil téléphonique des usagers.
• traiter aussi les demandes internes (renseignements, recherche de noms, demandes d’interventions techniques) .
• orienter les interlocuteurs-rices (autorités, secrétariats, élus, entreprises, usagers…) vers les services compétents et suit la prise en charge de l’appel.
• participer à la continuité du dispositif de l’hospitalisation sous contrainte et de la garde statique en dehors des horaires ouvrés des agents du Cabinet.
• relever les messages Rescom.
• renseigner l’usager sur les démarches administratives et notamment à partir des sites internet officiels (seine-maritime, ANTS, service-public…) .
• participer aux liaisons gouvernementales dans le cadre de la gestion des crises.

Conditions particulières d'exercice

Localisation administrative et géographique / Affectation
SGCD / SMG / 7 place de la Madeleine 76036 ROUEN CEDEX
Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions
Horaires atypiques et en brigade (avec un roulement sur 4 semaines ) pour assurer le standard 7 jours sur 7 (8h-14h, 14h-20h, 8h00-15H45 et 8h-20h le WE pour un total annuel de 1 540 heures) .
Primes liées aux vacations de week-end, jours fériés et astreintes.
Nécessité de planifier les absences au sein de l’équipe.
En situation d’astreinte, toute demande d'activation du standard doit trouver réponse en moins d'une heure.
L’activité se réalise dans le respect des démarches qualité
Vos perspectives:
Les compétences mises en œuvre sur le poste permettent d'évoluer vers d'autres emplois dans le domaine "relation aux usagers" au sein d'autres administrations ou vers d’autres mission d’encadrement.
Sur ce poste, l’agent-e aura l’occasion de :

• valoriser son expérience en matière d’accueil et de gestion de crise,
• développer ses connaissances de l’environnement professionnel en vue de la préparation au concours ou dans le cadre d’une mobilité.

Qui contacter:

DIJON Anne – Cheffe du service des moyens généraux- 02 32 76 54 21
CAPELLE Cécile – Adjointe à la cheffe du service des moyens généraux – 02 32 76 51 65

Profil recherché

Compétences requises:

• Connaître les techniques d’accueil- niveau maîtrise
• Utiliser internet et les outils numériques - niveau maîtrise
• Savoir manager - niveau maîtrise
• S’exprimer avec aisance - niveau maîtrise
• Écouter, analyser, reformuler la demande - niveau maîtrise
• Recueillir et traiter l’information - niveau maîtrise
• Savoir travailler en équipe - niveau maîtrise
• Faire preuve de courtoisie et rester maître de soi - niveau maîtrise
• Gérer des situations conflictuelles - niveau maîtrise
• Savoir s’adapter - niveau maîtrise
• Avoir le sens des relations humaines - niveau maîtrise

Compétences à acquérir:

• Connaître l’environnement institutionnel et administratif - niveau maîtrise

Présentation de Préfecture de la Seine-Maritime

Préfecture de la Seine-Maritime