Programme IT Assistant: Admin & Logistics

DIRECTION IT CORPORATE; Malakoff; On-site; EUR 28,000 - 42,000; Full time

Job summary

Safran Electronics & Defense recherche un(e) assistant(e) programme chargé(e) des activités administratives, logistiques et de support. Vous veillerez à l'organisation des réunions, des déplacements et des espaces de travail, tout en assurant le lien avec les équipes SI et les prestataires.

Le rôle implique l'accueil des visiteurs, la gestion des accès et la coordination des achats via Ariba et AEI, avec une attention particulière à la SSE et à l'organisation des événements

Qualifications

• Connaissance générale des activités administratives et logistiques liées à un programme.
• Capacité à organiser réunions et déplacements professionnels.
• Maîtrise des outils bureautiques et de gestion de documents.

Responsibilities

• Assister l'équipe programme dans les domaines administratifs.
• Assurer un cadre de travail efficace pour l'ensemble de l'équipe programme (internes et prestataires).
• Pilote les aménagements du plateau en lien avec les moyens généraux.
• Veille au bon entretien du plateau et des salles de réunion.
• Assure l'approvisionnement des consommables nécessaires à l'équipe.
• Assure le relais avec les équipes SI pour la mise à disposition du matériel informatique (masterisation et démasterisation de PC) pour l'ensemble de l'équipe programme (internes et prestataires).
• Gère les entrées et sorties de personnel de l'équipe (internes et prestataires) et assure la gestion des PC.
• Organise la venue des visiteurs (outil Télémaque) et les accueille.
• Signale les risques SSE liés à l'aménagement du plateau.
• Propose et organise des évènements d'équipe sur le plateau.
• Assiste l'équipe programme dans l'administration du site Sharepoint de partage des documents du projet (gestion des accès, organisation des répertoires, rangement des documents).
• Assiste l'équipe programme dans les actions de communication (préparation et mise en forme des supports, diffusion).
• Assiste l'équipe programme dans l'organisation des réunions et la réservation des salles.
• Assiste l'équipe programme dans l'organisation des déplacements (outil Travelcash).
• Assiste l'équipe programme dans l'organisation des séminaires.
• Prépare les demandes d'investissement dans l'outil AEI.
• Assure la saisie et le suivi des Demandes d'Achats dans l'outil Ariba.
• Assure la saisie et le suivi des Réceptions dans l'outil Ariba.
• Assure le suivi des Commandes dans l'outil Ariba.
• Traite les workflows de litige dans l'outil SAP/Cockpit.

Job description

Safran Electronics & Defense recherche un(e) assistant(e) programme chargé(e) des activités administratives, logistiques et de support. Vous veillerez à l'organisation des réunions, des déplacements et des espaces de travail, tout en assurant le lien avec les équipes SI et les prestataires.

Le rôle implique l'accueil des visiteurs, la gestion des accès et la coordination des achats via Ariba et AEI, avec une attention particulière à la SSE et à l'organisation des événements