Operations & Administration Coordinator

Oligofeed; Lyon; Sur place; EUR 36 000 - 48 000; Plein temps

Résumé du poste

Oligofeed recherche un(e) Operations & Administration Coordinator pour accompagner la direction et assurer le bon fonctionnement quotidien de l’entreprise. Vous serez impliqué(e) dans l’ADV, la finance, les RH et la pré-comptabilité, en lien avec les équipes et nos partenaires externes.

Ce poste requiert une organisation irréprochable, une capacité à jongler entre plusieurs dossiers et une excellente communication en anglais et en français.

Qualifications

• Très organisé(e) et rigoureux(se), sans être procédurier(e).
• Pragmatique et débrouillard(e), tu cherches une solution plutôt que d’attendre qu’on te dise quoi faire.
• Maîtrise du français et de l’anglais, car nos clients se trouvent partout dans le monde.

Responsabilités

• Gérer le processus ADV: devis, facturation et suivi des commandes.
• Assurer le suivi administratif des clients et des règlements; être le relais avec les équipes internes et les clients.
• Participer au recrutement et à l’onboarding, et assurer le suivi administratif des salariés.

Connaissances

Organisation

Rigueur

Pragmatisme

Anglais courant

Français courant

Formation

Master en gestion/administration

Outils

Pennylane

Description du poste

Fondée en 2023, Oligofeed est une start-up deep tech à impact qui développe des micronutriments de nouvelle génération pour contribuer à une production alimentaire plus durable.

Notre première solution s’attaque à un enjeu très urgent : améliorer la survie des abeilles, un défi majeur pour l’apiculture et, plus largement, pour notre système alimentaire.

Après avoir développé et validé notre technologie, nous sommes aujourd’hui dans une phase passionnante : le passage à l’échelle. Oligofeed se développe actuellement sur les marchés européens et canadiens, avec l’ambition de déployer largement notre solution.

Et c’est justement maintenant que nous avons besoin de toi!

Le poste:

Nous recherchons notre futur(e) Operations & Administration Coordinator pour accompagner la direction et l’équipe dans tout ce qui permet à Oligofeed de bien fonctionner au quotidien.

ADV, facturation, RH, pré-comptabilité, événements d’équipe, suivi client, dossiers de subvention… tu auras un rôle très transversal et tu seras au cœur de la vie de l’entreprise.

Pas de journée type ici : tu peux commencer la matinée par suivre des factures clients, avancer sur l’onboarding d’un nouveau collègue, organiser un événement d’équipe l’après-midi et donner un coup de main sur un dossier de subvention avant de rentrer chez toi.

Si tu es pragmatique, organisé(e), débrouillard(e) et que tu aimes faire avancer les choses, tu devrais te plaire chez nous.

Missions:

ADV & Finance

Tu seras le point de référence sur une partie de notre administration des ventes :

1. Gérer le processus de devis, facturation et suivi des commandes
2. Assurer le suivi administratif des clients et des règlements
3. Être en lien avec les équipes internes et nos clients sur les sujets administratifs
4. Identifier et résoudre les petits blocages du quotidien

RH & vie d’équipe

Parce qu’une startup, ce n’est pas seulement des produits et des chiffres :

1. Participer à la partie admin du recrutement (récolte de CVs, gestion des RDVs, …) et assurer le suivi de l’onboarding des nouveaux arrivants
2. Assurer le suivi administratif quotidien des salariés
3. Coordonner les aspects pratiques de la vie de l’entreprise
4. Organiser les événements, team moments et autres temps forts qui font vivre l’équipe

Administration & pré-comptabilité

1. Centraliser et enregistrer les factures fournisseurs dans Pennylane
2. Suivre les dépenses et les pièces justificatives
3. Préparer les éléments nécessaires au suivi comptable
4. Assurer le lien avec notre cabinet comptable
5. Préparation des paiements fournisseurs
6. Mise à jour des reportings réguliers (suivi des budgets notamment)

Operations & projets

Et surtout, tu seras là pour faire avancer les sujets qui n’ont pas forcément de case attitrée :

1. Prendre en charge les sujets qui permettent à l’équipe de gagner du temps
2. Assurer le suivi de certaines demandes clients après-vente et faire le lien avec les bonnes personnes
3. Donner un coup de main sur différents dossiers, notamment les demandes de subventions et leur suivi
4. Rechercher des informations, préparer des documents ou coordonner de petits projets
5. Identifier les irritants du quotidien et proposer des améliorations de processus
6. Mettre en place des outils ou automatisations quand cela peut nous faire gagner en efficacité

Plus que ton diplôme ou le nombre exact d’années d’expérience, on cherche une personne sur laquelle on peut compter.

Tu es :

1. Très organisé(e) et rigoureux(se), sans être procédurier(e)
2. Pragmatique et débrouillard(e) : tu cherches une solution plutôt que d’attendre qu’on te dise quoi faire
3. À l’aise pour jongler entre plusieurs sujets et priorités
4. Curieux(se) et capable d’apprendre rapidement
5. À l’aise avec les outils digitaux et les chiffres
6. À l’aise dans une petite structure où les rôles sont moins cloisonnés
7. À l’aise pour communiquer avec des interlocuteurs très différents : collègues, clients, fournisseurs, comptable, partenaires…
8. Et il faut très bien parler anglais et français, car nos clients se trouvent partout dans le monde !

Ce serait un vrai plus si :

1. Tu as un Master ou équivalent en gestion, finance, administration, business ou dans un domaine similaire
2. Tu as 1 à 5 ans d’expérience dans un poste en ADV, opérations, administration, office management, finance ou RH
3. Tu as déjà travaillé dans une petite structure ou une startup
4. Tu connais Pennylane ou un outil similaire