Office Manager (H/F)

AGILITE; Paris; Sur place; EUR 28 000 - 30 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Tickets restaurant

Pass Navigo 50%

Mutuelle prise en charge 50%

Intéressement

Télétravail jusqu'à 2 jours/semaine

Résumé du poste

AGILITE, spécialiste de l’aménagement d’espaces professionnels, recherche un Office Manager (H/F) en CDI. Vous assurerez l’accueil, la gestion documentaire et la coordination des fournisseurs, tout en participant à la préparation d’appels d’offres et à la communication interne.

Le poste exige 3 années d’expérience, Bac +3 et une maîtrise du bilingue anglais/français. Rémunération fixe 28k€ à 30k€, avec bonus annuel et avantages (tickets restaurant, Pass Navigo, mutuelle, intéressement,

Qualifications

• Expérience minimale de 3 années en office management.
• Bilingue anglais et français.
• Formation Bac +3 ou équivalent.

Responsabilités

• Accueil et orientation des interlocuteurs internes et externes.
• Suivi des contrats de services, fournitures et prestataires.
• Gestion et mise à jour des documents administratifs et abonnements.
• Organisation et coordination d'événements internes (réunions, présentations, séminaires).
• Contribution à la communication interne et externe de l'entreprise.

Connaissances

Office management

Anglais/Français bilingue

Relation client/fournisseur

Rédaction et communication

Organisation et planification

Autonomie et adaptabilité

Formation

Bac +3

Outils

PowerPoint

Airtable

Description du poste

Fiche de poste - Office Manager H/F, CDI - bilingue anglaisMission :Sous la responsabilité du chef d'établissement, le Office Manager H/F mène tout ou partie des projets dont il a la charge.Responsabilités:Accueil et orientation des interlocuteurs internes et externes (relation client/fournisseur).Gestion et diffusion de la communication écrite (mails, correspondance, archivage digital).Suivi des contrats de services, fournitures et prestataires.Administration et mise à jour des documents officiels et abonnements.Organisation et coordination d'événements internes (réunions, présentations, séminaires).Participation à la préparation d'appels d'offres : élaboration de présentations commerciales (PowerPoint), traductions, alimentation des bases fournisseurs.Contribution à la communication interne et externe de l'entreprise.Gestion opérationnelle des moyens mis à disposition (salles, matériel, équipements).Suivi et gestion de la conformité des partenaires et sous-traitants (collecte et mise à jour des données administratives via Airtable).Contribution au suivi client/fournisseur : diffusion des informations administratives, reporting et veille.Gestion des demandes clients : commandes spécifiques et suivi des besoins opérationnels.Coordination logistique : équipements de protection, matériel de connexion et approvisionnement pour les chantiers.Mise en forme et diffusion des documents administratifs liés aux projets (démarrages, clôtures, DOE, DGD).Participation à la valorisation des opérations par la qualité des livrables et la satisfaction client.Compétences transverses (Savoir être)- Faire preuve d'autonomie et de détermination, avec persévérance et confiance pour gérer de nouvelles situations et relever des défis- Faire preuve d'adaptabilité en modulant son comportement selon les environnements, les situations et les interlocuteurs- Disposer d'un excellent sens relationnel, en sachant ajuster son attitude pour optimiser la qualité des échanges- Être flexible, capable de prioriser et de réorganiser ses activités face aux évolutions et aux contraintes- Faire preuve de rigueur et d'un bon sens de l'organisationProfil recherché :- Avoir au minimum 3 années d'expérience en office management- Formation : Bac +3- Bilingue anglais + françaisQui sommes-nous ?Spécialistes de l'aménagement d'espaces professionnels (bureaux, commerces de détail et établissements hôteliers) à travers l'Europe, nous proposons des solutions sur mesure couvrant l'ensemble du cycle de vie des projets.Nos services incluent notamment : l'audit préalable, le conseil en durabilité, la conception et l'aménagement des espaces, ainsi que le démontage, l'installation, la gestion du recyclage du mobilier, le conseil en vétusté et la livraison finale.Nous comptons aujourd'hui 31 collaborateurs en France et 86 au total répartis dans 6 pays : France, Espagne, Allemagne, Angleterre, Italie et Luxembourg.Le poste:- Type de contrat : CDI, statut cadre au forfait heure- Rémunération : salaire fixe selon expérience (28k€ à 30k€), complété par un bonus annuel basé sur des critères de performance- Avantages : tickets restaurant (9€), prise en charge à 50% du Pass Navigo et de la mutuelle, dispositif d'intéressement, jusqu'à deux jours de télétravail par semaine.

Type de contrat CDI
Contrat travail Durée du travail 39H/semaineTravail en journée
Salaire

• Salaire brut : Annuel de 28000.0 Euros à 30000.0 Euros
• Intéressement / participation
• Plan d'épargne retraite d'entreprise
• Indemnité transports
• Titres restaurant / Prime de panier
• Complémentaire santé

Déplacements Déplacements: Jamais Zone départementale

Expérience

• 3 An(s) Cette expérience est indispensable

Compétences

• Actualiser des processus, des méthodes et outils de gestion
• Gérer les contrats de service et les fournisseurs
• Intégrer des outils numériques pour le suivi des dossiers
• Maintenir un environnement de travail propre et organisé
• Normes rédactionnelles
• Organiser des manifestations et des événements internes ou externes destinés aux clients, aux collaborateurs ou au personnel de l'entreprise
• Planifier la gestion des locaux et des équipements
• Règles d'orthographe et de grammaire
• Rédaction d'écrits professionnels
• Rédaction de comptes rendus
• Rédaction de rapports d'activité

Savoir-être professionnels

• Avoir le sens du service
• Faire preuve de rigueur et de précision
• Etre force de proposition

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Fabrication d'autres meubles et industries connexes de l'ameublement