Office Manager (H/F)

SM Conseil et Recrutement; Lille; Sur place; EUR 32 000 - 45 000; Plein temps

Résumé du poste

SM Conseil et Recrutement recherche un office manager/assistant de direction pour une PME lilloise en pleine croissance, responsable du support administratif et du pilotage opérationnel.

Vous assurerez le suivi des clients et fournisseurs, la gestion financière courante, et participerez aux déplacements nationaux et internationaux; le poste implique autonomie et discrétion.

Qualifications

• Expérience minimale de 5 ans en office management ou assistance de direction.
• Anglais écrit et oral utilisé au quotidien avec interlocuteurs étrangers.
• Maîtrise des chiffres et d'outils comptables simples.
• Rigueur et sens de l'organisation, discrétion.

Responsabilités

• Administration des ventes et suivi des commandes clients et fournisseurs.
• Gestion administrative et financière courante: factures, échéances, rapprochements.
• Analyse et pilotage: statistiques et ratios pour éclairer les décisions.
• Accueil et relation clients et fournisseurs; gestion des documents contractuels.
• Appui au dirigeant: participation réunions, prise de notes et dossiers.
• Vie de l'entreprise: gestion fournitures et améliorations de process.

Connaissances

Anglais professionnel

Excel avancé

Organisation rigoureuse

Discrétion

Gestion administrative

Description du poste

Et si votre rigueur devenait le socle d'une PME en pleine expansion internationale ?Vous aimez que les choses soient bien organisées, suivies, anticipées -Vous avez le goût des chiffres autant que celui du contact client et l'idée d'être la personne de confiance d'un dirigeant vous motive bien plus qu'un poste cloisonné -Alors lisez la suite.Notre client est une PME lilloise à taille humaine, spécialisée dans les solutions de fabrications à destination de grands groupes industriels.Avec un chiffre d'affaires réalisé sur un nombre restreint de commandes à forte valeur, l'entreprise fonctionne en circuit court : peu d'intermédiaires, une relation directe avec ses clients et ses usines partenaires, et une exigence de qualité à chaque étape.L'entreprise entre aujourd'hui dans une phase d'accélération : ouverture d'une structure à Dubaï, projets de développement aux États-Unis et acquisition d'un site de production en région.Dans ce contexte, le dirigeant, très présent auprès de ses clients et régulièrement en déplacement, a besoin d'un relais administratif solide, fiable et impliqué : un véritable bras droit.Ce poste est pourvu dans le cadre d'une passation organisée : vous bénéficierez d'une période de tuilage de plusieurs semaines avec la personne actuellement en poste, qui vous transmettra les méthodes, les outils et les spécificités du métier.Pourquoi l'entreprise n'est-elle pas nommée ? Par souci de confidentialité, et parce que nous accompagnons ce recrutement en exclusivité.Nous vous présenterons l'entreprise et son dirigeant dès notre premier échange.Le poste :Vos enjeuxDevenir, en quelques mois, la personne sur laquelle le dirigeant s'appuie en toute confiance pour faire tourner l'administratif de l'entreprise et libérer son temps pour le développement.Garantir la continuité et la qualité du suivi clients et fournisseurs, y compris lorsqu'il est à l'étranger. Contribuer, par votre regard et votre rigueur, à structurer et améliorer les outils de pilotage à mesure que l'entreprise grandit.Vos missions- Administration des ventes et suivi des commandes : réception des commandes clients, transmission aux usines, suivi de l'avancement et information régulière des clients, en français comme en anglais (écrit par mail).- Gestion administrative et financière courante : préparation et contrôle des factures clients et fournisseurs, suivi des échéances et des règlements, rapprochements bancaires, tableaux de suivi.- Analyse et pilotage : construction et mise à jour de statistiques et ratios (transport, douane, marges) aide à l'établissement rapide de devis et au calcul du point mort, pour « faire parler les chiffres » et éclairer les décisions.- Relation clients et fournisseurs : accueil physique et à distance, réponse aux demandes, gestion des documents contractuels (CGV, justificatifs, preuves de paiement).- Appui direct au dirigeant : participation aux réunions de direction (déplacements en France et à l'International) et prise de notes, préparation des dossiers, gestion du courrier, suivi de certains dossiers de certification et du site internet.- Vie de l'entreprise : gestion des fournitures et de l'intendance du bureau, amélioration continue des outils et des process.Profil recherché :Indispensable :- Une expérience de minimum 5 ans sur un poste d'office manager, d'assistant(e) de direction ou d'assistant(e) de gestion polyvalent(e), idéalement en PME ou dans un environnement industriel ou international.- Un anglais professionnel, à l'écrit comme à l'oral : vous échangez au quotidien avec des interlocuteurs étrangers.Si vous ne maîtrisez pas l'oral et que vous souhaitez développer votre niveau d'anglais une formation est possible.- Une réelle aisance avec les chiffres et Excel : c'est un plus si vous savez construire un tableau de suivi, calculer une marge, sortir un ratio.- Rigueur, sens de l'organisation et discrétion : vous êtes garant(e) du bon suivi de dossiers sensibles et de la maîtrise des dépenses.- Une disponibilité pour des déplacements professionnels ponctuels à l'international (Dubaï, États-Unis).Apprécié :- Des notions de comptabilité ou de gestion.- Une connaissance des flux import/export (transport, douane).Au-delà des compétences, c'est votre posture qui fera la différence : autonome, pragmatique, curieux(se), ouvert(e) d'esprit, vous aimez aller au bout des sujets et vous savez prendre des initiatives quand le dirigeant est absent.Vous recherchez une relation de travail sincère, fondée sur la confiance et la loyauté, dans une organisation à l'esprit familial.

Type de contrat CDI
Contrat travail

Expérience

• 2 An(s) Cette expérience est indispensable