Office Manager H/F

Klee Group; France; Hybrid; EUR 36,000 - 44,000; Full time

Job summary

Klee Group recherche un Office Manager en CDD pour piloter les services généraux et la vie du site du Plessis-Robinson, rattaché à la Direction des Ressources Humaines. Poste polyvalent, sans management d’équipe, basé au Plessis-Robinson et sans télétravail.

Rémunération brute annuelle jusqu’à 40 000 € selon profil; mix d’administration, sécurité, conformité et gestion de prestataires, avec collaboration étroite avec les équipes IT et RH.

Qualifications

• Titulaire d’un diplôme en gestion/administration des affaires ou équivalent (Bac+2 à Bac+5).
• Expérience similaire en services généraux et Office Management multisite.

Responsibilities

• Gestion des locaux: maintenance, déménagements, contrats avec les prestataires et conformité.
• Fournitures et équipements: stocks et matériel, gestion des contrats fournisseurs.
• Sécurité au travail: stratégie sécurité, actions préventives et document unique.
• Gestion budgétaire: suivi du budget des services généraux et optimisation des coûts.
• Vie des sites: accueil, événements, proximité, badges de parking et flotte.
• Assistanat des équipes: mise à jour de fichiers, reportings, organisation séminaires, notes de frais.
• Veille réglementaire: suivi des obligations liées aux services généraux et sécurité.

Skills

Gestion administrative

Gestion de projet

Pilotage de prestataires

Sécurité

Conformité

Suivi budgétaire

Excel

PowerPoint

Education

Diplôme en gestion/Administration des affaires

Tools

Excel

PowerPoint

Job description

Dans le cadre de sa croissance, Klee Group renforce ses équipes et recherche un poste d’Office Manager en CDD ( 6 à 12 mois) pour piloter l’ensemble des sujets liés aux services généraux et à la vie du site du Plessis-Robinson, au Centre d’affaires La Boursidière.

Rattaché(e) à la Direction des Ressources Humaines, vous êtes au cœur de la vie du site et contribuez au bon fonctionnement des locaux ainsi qu’au bien-être des collaborateurs. En lien étroit avec la Direction des Services Informatiques, les Office Managers et les équipes des autres sites, vous intervenez en toute autonomie sur un périmètre varié, dans un environnement dynamique et en croissance.

Un poste clé, polyvalent et responsabilisant, sans management d’équipe, basé au Plessis-Robinson et sans télétravail.

Ce poste est proposé en CDD d’une durée de 6 à 12 mois, avec une rémunération brute annuelle pouvant aller jusqu’à 40 000 € maximum selon le profil expérimenté et l’expérience significative.

Tes missions

Gestion des locaux

• Assurer le suivi de la maintenance préventive et corrective des locaux

• Prendre en charge les éventuels déménagements ou ouvertures de nouveaux espaces

• Gérer les contrats avec les prestataires (nettoyage, sécurité, entretien, etc.)

• Assurer le suivi des normes de sécurité et de conformité

Fournitures et équipements

• Gérer les stocks et les fournitures, en cohérence avec la démarche RSE du Groupe

• Gérer le matériel ( imprimantes etc )

• Négocier et gérer les contrats fournisseurs

Sécurité au travail

• Mettre en œuvre et suivre la stratégie de sécurité et de sûreté des sites

• Organiser les actions préventives et les formations nécessaires

• Participer à l'élaboration et à la mise à jour du document unique

Gestion budgétaire

• Suivre le budget alloué aux services généraux

• Proposer des pistes d'optimisation des coûts

Vie des sites et fonction de proximité

• Assurer l'accueil (courrier, visiteurs, préparation de réunions, intégration des nouveaux arrivants)

• Organiser les temps forts de la vie des sites (animations interne RH, RSE etc)

• Assurer une fonction de proximité : suivi des visites médicales, assistance aux collaborateurs, communication interne

• Gérer les places et les badges de parking des sites

• Gérer la flotte des véhicules de fonction

Assistanat des équipes opérationnelles

• Mettre à jour des fichiers Excel ou PowerPoint

• Produire des reportings divers

• Organiser des séminaires

• Gérer les notes de frais

• Commande de matériel (Téléphones portables etc )

• Réserver les billets de train et les hôtels

Veille réglementaire

• Assurer une veille régulière sur les obligations réglementaires appliques aux services généraux et à la sécurité des locaux

La liste de ces missions n'est pas exhaustive et pourra évoluer avec le poste.

Ton profil

Titulaire d’un diplôme en gestion, administration des affaires, assistant(e) manager, management des services ou équivalent ( Bac +2 ou Bac +5) , vous justifiez d'une bonne d’expérience sur un poste similaire (services généraux, Office Management multisite, assistant(e) de direction).

Vous disposez de solides compétences en gestion administrative, gestion de projet et pilotage de prestataires. Vous maîtrisez les enjeux liés à la sécurité, à la conformité, à la gestion des contrats et au suivi budgétaire.

Rigoureux(se), organisé(e) et autonome, vous savez prioriser et coordonner plusieurs activités et sites. Doté(e) d’un excellent relationnel, vous avez le sens du service, de bonnes qualités rédactionnelles et êtes à l’aise avec des interlocuteurs variés.

Vous maîtrisez la Suite Microsoft Office, notamment Excel.

Au travers de ses recrutements, Klee Group cultive une politique en faveur de la diversité, de l'égalité professionnelle et des travailleurs handicapés.

Déroulement des entretiens

• Un premier échange téléphonique avec la Responsable Recrutement

• Un entretien avec un membre de votre future équipe

• Un échange avec Philippe,Directeur des Ressources Humaines