Meeting & Event Coordinator (H/F)

JONES LANG LASALLE SERVICES; Paris; Sur place; EUR 335 000 - 352 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Plan d'Epargne entreprise

Indemnité transports

Titres restaurant

Prime de panier

Complémentaire santé

Résumé du poste

JONES LANG LASALLE SERVICES recherche un(e) coordinateur(trice) d'événements basé(e) à Paris pour assurer la planification et le pilotage des opérations selon les standards EMEA M&E Services. Vous préparerez les espaces, gérerez les flux logistiques et travaillerai en étroite collaboration avec les équipes internes et les prestataires externes.

Le poste exige 3–4 ans d'expérience en coordination d'événements dans le luxe/hôtellerie, ainsi que le français et l'anglais courants.

Qualifications

• Bac+3 en Commerce international ou équivalent.
• 3–4 ans d'expérience en coordination d'événements dans le luxe/hôtellerie et en entreprise.
• Maîtrise du français et de l'anglais (écrit et oral); l'arabe est un plus.

Responsabilités

• Support événementiel et coordination des opérations selon le playbook EMEA M&E Services.
• Coordonner les événements sur site et préparer les espaces (mobilier, restauration, fournitures).
• Gérer les commandes, livraisons et stocks; assurer les audits de contrôle.
• Servir de point de contact pour les organisateurs et fournisseurs durant la planification et les réunions.
• Réaliser les achats et assurer les liens avec les prestataires.

Connaissances

Français

Anglais

Arabe (plus)

Gestion de projets

Planification

Coordination

Relation Fournisseurs

Service client

Formation

Bac+3 International Business

Outils

Réservation systèmes

Outils de gestion opérationnelle

Description du poste

Responsabilités principales :Support événementiel- Assurer des opérations conformes aux standards du EMEA M&E Services playbook- Coordonner les événements sur site- Préparer les espaces de réunion/événements (mobilier, restauration, fournitures de bureau)- Réapprovisionner les salles de réunion selon les besoins (boissons, débarrasser la vaisselle)- Vérifier tous les espaces avant les événements- Vérifier l'exactitude des livraisons et intervenir si nécessaire- Accompagner les fournisseurs d'événements (restauration, technique, décoration)- Installer la signalétique sur les panneaux d'affichageAdministration et planification d'événements- S'assurer que toutes les demandes de réunions et d'événements reçoivent une réponse dans les délais- Servir de point de contact principal pour les organisateurs d'événements et les fournisseurs pendant la planification- Organiser les réunions nécessaires à la planification et fournir les informations aux organisateurs d'événements- Soutenir l'administration, l'organisation et la planification des réunions- Assurer la liaison avec les fournisseurs pour obtenir des devis et garantir que les interventions se déroulent comme prévu- Effectuer des audits réguliers de contrôle des stocks (mobilier, équipement, ustensiles)- Passer les commandes et suivre les livraisons en temps opportunConformité et sécurité- Respecter les réglementations en matière de santé, sécurité et sûreté pour chaque événement- Exécuter les procédures d'évacuation incendie/urgence du bâtiment- Remonter les problèmes et défis au coordinateur senior en temps opportunOpérations quotidiennes- Participer aux réunions quotidiennes/hebdomadaires/mensuelles et aux points avec les parties prenantes des opérations (service de nettoyage, services de réunion)- Communiquer quotidiennement avec l'équipe REWS Hospitality & Events- Suggérer des améliorations pour l'expérience client- Adopter une approche flexible concernant les horaires de travail variables selon les besoins de l'entreprise- Effectuer des tâches ponctuelles pour répondre aux besoins de l'entrepriseCompétences et expérience :- Bac +3 (Bachelor of International Business...)- 3 à 4 ans d'expérience en coordination d'événements dans les secteurs du luxe, de l'hôtellerie (incluant la gestion de réunions etd'opérations hôtelières) et en entreprise (corporate).- Maîtrise du français et de l'anglais (écrit et oral). La maîtrise d'une autre langue est un plus (arabe).- Solides compétences en planification et coordination avec capacité à gérer plusieurs événements et relations avec les fournisseurs simultanément- Connaissance des réglementations en matière de santé et sécurité et des normes de conformité événementielle- Maîtrise des systèmes de réservation et des outils de gestion opérationnelle- Excellentes capacités de résolution de problèmes avec aptitude à travailler sous pression- Flexible et adaptable avec une approche pratique de la préparation et de la réalisation d'événements

Type de contrat CDI
Contrat travail Durée du travail 37H/semaineTravail en journée
Travail en horaires variables
Salaire

• Salaire brut : Mensuel de 30000.0 Euros à 31500.0 Euros - Plan d'Epargne entreprise, Eligibilité à une prime annuelle
• Indemnité transports
• Titres restaurant / Prime de panier
• Complémentaire santé
• Plan d'Epargne entreprise, Eligibilité à une prime annuelle

Expérience

• 4 Mois Cette expérience est indispensable
• Bac+3, Bac+4 ou équivalents Cette formation est indispensable

Compétences

• Développer et piloter un réseau d'organisations partenaires
• Organiser et superviser l'approvisionnement, la logistique d'un événement
• Recueillir et analyser les besoins client
• Anglais Cette langue est indispensable
• Arabe Cette langue est indispensable

Savoir-être professionnels

• Avoir l'esprit d'équipe
• Faire preuve de leadership
• Avoir le sens du service

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Ingénierie,études techniques

Employeur

250 à 499 salariés