H/F Chef∙fe de service – Association d’insertion Ludo Services – Saint-Louis (68)

Cabinet Partium; Saint-Louis; Sur place; EUR 47 000 - 57 000; Plein temps

Résumé du poste

Cabinet Partium recrute un/une Chef·fe de service en CDI pour l’association Ludo Services, basée à Saint-Louis (68). Le poste assure la coordination des activités opérationnelles et le pilotage des flux administratifs, avec une forte dimension RH et formation.

Rigueur, sens de l’organisation et capacité à gérer des priorités sont indispensables. Rémunération: 52 K bruts annuels sur 13 mois, poste cadre, à pourvoir rapidement.

Qualifications

• Rigueur et sens de l’organisation.
• Capacité à piloter des activités variées et coordination transversale.
• Bon relationnel et travail en transversalité.
• Connaissance du cadre de l’insertion par l’activité économique (IAE) et du fonctionnement d’un organisme de formation.

Responsabilités

• Contribuer à la structuration et à l’organisation du pôle Mise à Disposition (MAD).
• Coordonner les actions de formation et le suivi administratif des parcours.
• Gérer les ressources humaines et le suivi administratif RH des salariés en insertion et permanents.
• Veiller au respect des obligations réglementaires et à l’amélioration des outils de gestion et de suivi.

Description du poste

STRUCTURE

Le cabinet Partium recruteun·e Chef∙fe de service H/F en CDI pour l’association Ludo Services, à Saint Louis (68).

Ludo Services est une structure d’insertion par l’activité économique créée en 1995 par la volonté commune des villes de Huningue et de Saint-Louis afin de soutenir les personnes privées d’emploi. Association intermédiaire à but non lucratif, elle est conventionnée par l’État et régie selon le droit local.

Ludo Services c’est :

• 31 ans d’expérience sur la Communauté d’agglomération de Saint-Louis
• environ 70.000 h d’intervention par an
• 1.500 h de formation
• une équipe pluridisciplinaire dynamique et engagée
• des valeurs humanistes au cœur de notre action
• un ancrage territorial en cours d’extension sur l’ensemble du sud Alsace
• un organisme de formation en cours de création

Les missions de travail forment le support principal d’accompagnement, sous forme de mise à disposition auprès de particuliers, de collectivités, d’associations et d’entreprises.

Les offres de travail sont ponctuelles ou régulières, dont les activités principales sont :

• Le service à la personne (ménage, repassage, jardinage, petit bricolage, aide au déménagement)
• L’entretien de locaux professionnels ou de copropriétés
• L’intervention en soutien aux équipes de la Communauté d’agglomération (aide en déchetterie et aux ramassage des OM)

MISSIONS

Le∙la chef∙fe de serviceintervient sous l’autorité de la direction de l’Association et assure une mission de coordination transversale des activités opérationnelles. La finalité : Elle contribue à la fiabilisation des pratiques, à l’harmonisation des procédures et à la fluidification de l’organisation interne dans un environnement marqué par : des flux administratifs importants, des contraintes réglementaires multiples, une forte réactivité opérationnelle et la nécessité d’articuler logique économique, qualité de service et mission sociale.

Le poste occupe une fonction d’interface entre la Direction, les équipes opérationnelles (MAD, CIP, administratif), les intervenants extérieurs (formateurs, partenaires, clients) et les bénéficiaires - salariés en insertion.

Structuration et coordination du pôle Mise à Disposition (MAD)

• Participer à l’organisation et à la structuration du pôle MAD ;
• Participer à l’organisation et à la structuration du fonctionnement du pôle MAD ;
• Harmoniser les pratiques et contribuer à la formalisation des procédures liées :
  • à l’entrée en mission,
  • au suivi des salariés,
  • à la gestion des plannings,
  • au suivi administratif des mises à disposition ;
• Assurer un rôle d’appui et de coordination entre les équipes MAD, CIP et administratives ;
• Veiller à la bonne circulation des informations entre les différents services ;
• Participer au suivi des indicateurs d’activité du pôle (heures réalisées, volume de missions, suivi des demandes, incidents) ;
• Contribuer à l’amélioration continue de l’organisation opérationnelle.

Coordination de l’organisme de formation

Gestion des parcours de formation

• Organiser et coordonner les actions de formation ;
• Identifier les besoins en formation des publics ;
• Participer au recrutement des stagiaires ;
• Assurer le suivi administratif des parcours de formation ;
• Veiller à la conformité des dossiers administratifs des stagiaires ;
• Assurer les relations avec les financeurs et partenaires de formation.

Gestion des intervenants et formateurs

• Participer au recrutement des formateurs et intervenants ;
• Assurer la contractualisation avec les formateurs ;
• Organiser les plannings d’intervention ;
• Coordonner les interventions pédagogiques ;
• Veiller à la qualité des prestations de formation réalisées.

Gestion administrative et organisationnelle

• Assurer le suivi administratif des actions de formation ;
• Participer à la préparation des bilans pédagogiques et financiers ;
• Assurer le suivi des feuilles d’émargement et pièces justificatives ;
• Veiller à la conformité réglementaire des actions de formation ;
• Participer à l’amélioration des outils de gestion et de suivi.

Gestion des ressources humaines

• Participer au suivi administratif RH des salariés permanents et des salariés en parcours ;
• Assurer le suivi administratif RH des salariés permanents et des salariés en insertion :
  • contrats de travail,
  • avenants,
  • absences,
  • congés,
  • visites médicales,
  • suivi des dossiers administratifs.
• Préparer et contrôler les éléments variables de paie en lien avec la Direction ou le prestataire paie ;
• Veiller au respect des obligations réglementaires et sociales ;
• Participer à l’intégration administrative des nouveaux salariés ;
• Contribuer à la mise à jour et à la formalisation des outils RH (procédures, tableaux de bord, suivi des entretiens, documents internes) ;
• Participer à la coordination du plan de développement des compétences.

Vous êtes reconnu·e pour votre rigueur, votre sens de l’organisation et votre capacité à piloter des activités variées dans un environnement exigeant. Vous savez gérer les priorités, respecter les échéances et sécuriser les processus administratifs en veillant à leur fiabilité et à leur amélioration continue.

Vous maîtrisez les procédures administratives et RH ainsi que le cadre réglementaire applicable à l’emploi associatif. Une bonne connaissance de l’Insertion par l’Activité Économique (IAE) et du fonctionnement d’un organisme de formation vous permettra d’appréhender rapidement les spécificités du poste, notamment les exigences administratives et qualité liées à la formation professionnelle.

Doté·e d’un excellent sens du relationnel, vous appréciez le travail en transversalité et savez mobiliser des interlocuteur·rices aux profils variés. Votre capacité à coordonner les activités, à créer un dialogue constructif et à faire preuve de diplomatie vous permet de faire avancer les projets.

Poste basé à Saint-Louis (68) en CDI au statut cadre, à pourvoir dès que possible.

Rémunération : 52 K bruts annuels sur 13 mois