[GH CENTRE FONCTIONS SUPPORT]secrétariat service social

HOSPICES CIVILS DE LYON; Lyon; Sur place; EUR 35 000 - 42 000; Plein temps

Résumé du poste

Les Hospices Civils de Lyon recrutent un assistant de direction au service social pour soutenir l'encadrement et la gouvernance. Vous assurerez le secrétariat des cadres, l'organisation des réunions et le suivi des dossiers.

Vous serez en contact avec les partenaires internes et externes, rédigerez les comptes rendus et gérerez le classement et le système d'information (SharePoint/Teams). Profil BTS exigé, expérience dans le domaine social appréciée.

Qualifications

• Un BTS Assistant de Direction ou équivalent.
• Expérience souhaitée dans le domaine social.
• Capacités d'organisation et de synthèse.

Responsabilités

• Organiser et gérer les plannings et agendas de l'encadrement.
• Planifier et préparer les réunions plénières et groupes de travail.
• Rédiger et diffuser les comptes rendus et notes internes.
• Assurer l'accueil téléphonique et l'orientation des interlocuteurs.
• Suivre le système d'information coordination (Windows/SharePoint).
• Veiller au respect des délais administratifs et des rapports d'activité.
• Assurer le lien avec partenaires internes et externes.

Connaissances

Organisation

Autonomie

Discrétion

Relationnel

Communication

Français fluide

Formation

BTS Assistant de Direction ou équivalent

Outils

Pack Office

Outlook

Teams

SharePoint

BO

QlikView

Description du poste

Sous la responsabilité du cadre supérieur du Service Social, vous appuyez le cadre supérieur et l’encadrement de proximité dans leurs missions. Vous réalisez l'ensemble des fonctions liées au secrétariat des cadres et contribuez à l'organisation de l'activité de la gouvernance du service (organisation des réunions, gestion des instances, suivi des dossiers).

Membre à part entière de l'équipe du Service, vous participez à ses différentes missions au plus près de sa gouvernance. Des dossiers peuvent vous être confiés en propre, ou vous pouvez intervenir en appui. Vous participez notamment à la gestion de projets et à la relation avec les partenaires internes et externes aux HCL.

Domaines d'activité :

Gestion administrative et logistique

Gestion des plannings et agendas

- Vous organisez et gérez les plannings de la coordination ainsi que les agendas de l'encadrement supérieur et des cadres socio-éducatifs. Vous veillez notamment à ce que les conditions de la continuité de l'encadrement soient remplies (planification des congés).

- Vous assurez la coordination avec les autres services des HCL, notamment les directions transversales et les directions des groupements hospitaliers.

Organisation des réunions et groupes de travail

- Vous planifiez et préparez les réunions plénières, les groupes de travail spécifiques et les instances régulières du Service.

- Vous réservez les locaux et vérifiez les conditions matérielles d'accueil avec les fonctions support.

- Vous commandez les prestations nécessaires auprès des fonctions support, envoyez les convocations et diffusez les comptes-rendus.

Gestion des documents

- Vous rédigez, mettez en forme et diffusez les comptes-rendus, courriers et notes internes en utilisant les outils numériques adaptés (mail, Teams, SharePoint, IA, etc.).

- Vous tenez à jour et suivez le système d'information de la coordination en actualisant, organisant, classant et archivant les documents (Windows/SharePoint).

- Vous assurez le suivi des délais administratifs, notamment pour les rapports d'activité, les échéances institutionnelles et les dates de renouvellement des conventions.

Accueil et orientation

- Vous assurez l'accueil téléphonique, proposez un premier niveau de réponse et orientez les interlocuteurs en fonction de leurs besoins et demandes.

- Vous suivez et mettez à jour les listes de diffusion.

Suivi des dossiers de la coordination du service social

- Vous veillez au suivi des mails et à leur traitement.

- Vous faites preuve de proactivité pour la planification de l'activité du service.

- Vous signalez les échéances de réponse à venir et les dossiers non traités.

Coordination et communication

Interface entre les acteurs et les fonctions

- Vous assurez le lien entre les membres de l'encadrement du Service, les directions transversales, les services administratifs et la direction des HCL.

- Vous êtes en lien avec des partenaires extérieurs dans le cadre de l'envoi ou du suivi de demandes liées à des dispositifs spécifiques (ex. : aides financières).

Animation de la communication interne et externe

- Vous organisez les réunions ou temps de travail en préparant, au besoin, les supports et en envoyant les invitations.

- Vous diffusez les informations via les outils collaboratifs (Teams, SharePoint, intranet).

- Vous gérez les tableaux de bord pour le suivi de l'activité du service social et des indicateurs clés.

- Vous préparez les supports pour les présentations ou les rapports d'activité.

Appui à la conduite du service

Gestion des priorités

- Vous hiérarchisez les tâches en fonction des priorités identifiées, notamment pour les situations sociales majeures ou les demandes des partenaires ne pouvant être différées.

Suivi administratif et juridique

- Vous assurez une veille administrative et juridique sur les éléments pouvant impacter le service social.

- Vous intervenez en support technique pour la mise à jour et les modifications du volet social dans le Dossier Unique Patient – Easily (formulaires, menus déroulants), en lien avec les services informatiques pour les formulaires CERFA.

- Vous êtes en appui de la gestion des ressources humaines réalisée par les cadres, notamment sur les recrutements, le suivi des effectifs et la gestion du temps.

- Vous veillez à ce que chaque professionnel bénéficie des droits d'accès documentaires et aux portails nécessaires à son activité.

- Vous contribuez à l'édition du rapport d'activité du service social et en assurez la diffusion.

Vous êtes titulaire d'un diplôme type BTS Assistant de Direction ou apparenté, ou vous justifiez d'une expérience significative dans le domaine.

Idéalement, vous avez une expérience ou une connaissance du domaine de l'action sociale.

Compétences organisationnelles et professionnelles

Hiérarchisation des priorités et gestion des urgences

Autonomie, rigueur et prise d’initiative

Sens de l’organisation, de l’anticipation et de la synthèse

Qualités relationnelles et communication

Sens de l’accueil, des rapports institutionnels, discrétion et respect du secret professionnel

Capacités relationnelles développées, amabilité et disponibilité

Expression orale et écrite fluide, maîtrise parfaite du français

Maîtrise technique et outils

Outils bureautiques (Pack Office, Intranet, Outlook, OneNote)

Outils collaboratifs (Teams, SharePoint, Doodle)

Logiciels spécialisés (BO, QlikView) et appétence pour les nouvelles technologies et l’IA

Pour les professionnels titulaires de la fonction publique, le poste est à pourvoir par voie de mobilité interne, mutation ou détachement.

Pour les professionnels non-titulaires, le poste est à pourvoir en CDD avec possibilité de mise en stage rapide afin d’accéder au statut de la fonction publique.