Gestionnaire scolarité F/H - (REF 342)

Université de Toulouse; Toulouse; Sur place; EUR 21 000 - 27 000; Plein temps

Résumé du poste

Université de Toulouse recherche un Gestionnaire scolarité pour accueillir et accompagner les usagers, étudiants et enseignants en présentiel, téléphone et via les outils numériques. Vous gérerez les plannings, inscriptions, examens et relevés de notes avec les applications métiers telles qu’APOGEE et Celcat.

Profil recherché: connaissance de l’enseignement supérieur, maîtrise d’Excel et rigueur administrative.

Qualifications

• Diplôme requis: Baccalauréat et expérience en service de scolarité ou administration est appréciée.
• Maîtrise des outils bureautiques et des applications de gestion de la scolarité.
• Bonne connaissance du cadre réglementaire universitaire et des règles de progression des étudiants.

Responsabilités

• Accueillir, informer et orienter les étudiants en présentiel, par téléphone et via les outils numériques.
• Saisir et mettre à jour les emplois du temps dans Celcat et informer des évolutions.
• Gérer les inscriptions pédagogiques et les groupes d'étudiants dans APOGEE et transmettre les listes.
• Organiser et piloter les examens, y compris aménagements et documents de surveillance.
• Assurer le suivi administratif des notes, des résultats et la publication des résultats.

Connaissances

Excel

APOGEE

Celcat

SGCE

Communication écrite

Organisation

Analyse de données

Discrétion

Travail en transversalité

Formation

Baccalauréat

Outils

APOGEE

Celcat

SGCE

Description du poste

Offre n° 7113305
Gestionnaire scolarité F/H - (REF 342)

RESPONSABILITÉS :Accueil, information et accompagnement des usagers- Accueillir, informer et orienter les étudiants en présentiel, par téléphone et via les outils numériques- Répondre aux demandes des étudiants et assurer leur accompagnement tout au long de leur parcours- Assurer la diffusion des informations pédagogiques et administratives auprès des étudiants et des enseignantsGestion des emplois du temps- Saisir et mettre à jour les emplois du temps dans l'application Celcat- Réserver les salles d'enseignement et gérer les modifications en cours d'année universitaire- Informer les étudiants et les enseignants des évolutions d'emploi du temps- Mettre à jour les groupes dans APOGEE afin de permettre leur intégration dans CelcatGestion des inscriptions pédagogiques- Assurer le suivi et la gestion des contrats pédagogiques des étudiants- Contrôler les inscriptions pédagogiques et signaler les anomalies éventuelles- Constituer les groupes pédagogiques et produire les trombinoscopes- Éditer et transmettre les listes d'étudiants aux enseignants- Assurer la diffusion et le suivi des aménagements de scolarité et d'examens- Assurer le suivi administratif et l'archivage des régimes spéciaux d'étudesOrganisation et gestion des examens- Participer à la planification des épreuves et à l'élaboration des calendriers d'examens- Réserver les salles et préparer les conditions matérielles nécessaires au bon déroulement des épreuves- Mettre en œuvre les aménagements prévus pour les étudiants en situation de handicap- Éditer les convocations, listes d'émargement et documents de surveillance- Assurer le suivi administratif des examens : récupération des procès-verbaux, émargements, justificatifs d'absence et dossiers de fraudeSoutien à l'organisation du contrôle continu- Accompagner les équipes pédagogiques dans l'organisation des épreuves de contrôle continu- Réserver les salles et préparer le matériel nécessaire aux évaluationsGestion des notes et des résultats- Assurer la collecte, l'importation et le contrôle des notes dans APOGEE- Suivre les campagnes de saisie des notes et contrôler les absences- Réaliser les opérations de calcul des résultats et de vérification des données- Éditer les procès-verbaux de jury, relevés de notes et listes de résultats- Assurer la publication et la diffusion des résultats aux étudiantsPROFIL RECHERCHÉ :Connaissances- Connaissance de l'environnement de l'enseignement supérieur et du fonctionnement universitaire- Connaissance de l'offre de formation ainsi que de l'organisation des cursus de Licence et de Master- Maîtrise du cadre réglementaire lié à la scolarité universitaire et aux études- Connaissance des modalités de contrôle des connaissances et des règles de progression des étudiants- Connaissance des dispositifs d'accompagnement et d'aménagement des études (étudiants en situation de handicap, sportifs de haut niveau, régimes spéciaux d'études, etc.)- Capacité à appliquer et faire respecter les procédures administratives en vigueurSavoir-faire techniques- Maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel- Maîtrise ou capacité d'appropriation rapide des applications métiers de gestion de la scolarité (APOGEE, Celcat, SGCE)- Excellentes capacités de communication écrite et orale- Capacité à gérer et fiabiliser des données administratives- Aptitude à appliquer des procédures et à en assurer le suivi dans le respect des délaisSavoir-être- Sens du service public et de l'accueil des usagers- Aisance relationnelle et capacité à s'adapter à des interlocuteurs variés- Organisation, rigueur et sens des priorités- Capacité d'analyse et de gestion simultanée de multiples sollicitations- Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité- Esprit d'équipe et aptitude à travailler en transversalité avec différents services et interlocuteurs- Réactivité, autonomie et capacité à prendre des initiatives dans le respect du cadre défini- Sens des responsabilités et aptitude à rendre compte de son activité- Respect des procédures, de la réglementation et de la hiérarchieDiplômes et expériences- Diplôme requis : Baccalauréat- Expérience souhaitée : une première expérience au sein d'un service de scolarité universitaire ou dans un environnement administratif similaire serait appréciée

Type de contrat CDI
Contrat travail Durée du travail 35H/semaineTravail en journée

Profil souhaité

Expérience

• Débutant accepté

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié

Employeur

Université de Toulouse

L'Université de Toulouse est un établissement public expérimental (EPE) d'enseignement supérieur et de recherche.La Faculté sciences et ingénierie ( FSI ), une des 5 composantes de l'Université de Toulouse, est une des plus grandes facultés scientifiques françaises. Elle accueille chaque année plus de 12 000 étudiants inscrits dans 12 mentions de licence, 6 mentions de licence professionnelle, une école d'ingénieur interne, l'UPSSITECH, et 27 mentions de master.

D'autres offres peuvent vous intéresser :