Gestionnaire scolarité F/H - (REF 342)

Université Toulouse III - Paul Sabatier; Toulouse; Hybride; EUR 20 000 - 21 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Télétravail 2 jours/semaine

Congés jusqu’à 55 jours/an

Subvention transport

Formation continue

Résumé du poste

Université Toulouse III - Paul Sabatier recherche un(e) assistant(e) de scolarité pour garantir la gestion administrative des formations de licence et master et assurer l’interface entre étudiants, équipes pédagogiques et services.

Vous assurez l’accueil, l’information et l’accompagnement, la gestion des emplois du temps via Celcat et APOGEE, les inscriptions pédagogiques et le suivi des examens, dans le cadre réglementaire et des procédures propres à l’université.

Qualifications

• Connaissance du cadre réglementaire de la scolarité universitaire
• Bonne maîtrise des procédures administratives liées à la scolarité et à l’organisation des cursus
• Capacité à travailler en transversalité avec différents services et interlocuteurs

Responsabilités

• Accueil, information et accompagnement des usagers
• Gestion des emplois du temps (Celcat), réservation des salles et suivi des évolutions
• Gestion des inscriptions pédagogiques et diffusion des listes aux enseignants
• Organisation et suivi des examens (convocations, émargements, procès-verbaux)
• Suivi des notes et publication des résultats
• Soutien à l’organisation du contrôle continu et activité transversale

Connaissances

Communication

Organisation

Service public

Formation

Baccalauréat

Outils

APOGEE

Celcat

SGCE

Excel

Description du poste

Au sein du service de scolarité, vous assurez la gestion administrative d'un portefeuille de formations de licence et/ou de master. Vous garantissez le bon déroulement de la scolarité des étudiants dans le respect de la réglementation et assurez l'interface entre les étudiants, les équipes pédagogiques et les services administratifs de l'université.

Accueil, information et accompagnement des usagers

• Accueillir, informer et orienter les étudiants en présentiel, par téléphone et via les outils numériques

• Répondre aux demandes des étudiants et assurer leur accompagnement tout au long de leur parcours

• Assurer la diffusion des informations pédagogiques et administratives auprès des étudiants et des enseignants

Gestion des emplois du temps

• Saisir et mettre à jour les emplois du temps dans l'application Celcat

• Réserver les salles d'enseignement et gérer les modifications en cours d'année universitaire

• Informer les étudiants et les enseignants des évolutions d'emploi du temps

• Mettre à jour les groupes dans APOGEE afin de permettre leur intégration dans Celcat

Gestion des inscriptions pédagogiques

• Assurer le suivi et la gestion des contrats pédagogiques des étudiants

• Contrôler les inscriptions pédagogiques et signaler les anomalies éventuelles

• Constituer les groupes pédagogiques et produire les trombinoscopes

• Éditer et transmettre les listes d'étudiants aux enseignants

• Assurer la diffusion et le suivi des aménagements de scolarité et d'examens

• Assurer le suivi administratif et l'archivage des régimes spéciaux d'études

Organisation et gestion des examens

• Participer à la planification des épreuves et à l'élaboration des calendriers d'examens

• Réserver les salles et préparer les conditions matérielles nécessaires au bon déroulement des épreuves

• Mettre en œuvre les aménagements prévus pour les étudiants en situation de handicap

• Éditer les convocations, listes d'émargement et documents de surveillance

• Assurer le suivi administratif des examens : récupération des procès-verbaux, émargements, justificatifs d'absence et dossiers de fraude

Soutien à l'organisation du contrôle continu

• Accompagner les équipes pédagogiques dans l'organisation des épreuves de contrôle continu

• Réserver les salles et préparer le matériel nécessaire aux évaluations

Gestion des notes et des résultats

• Assurer la collecte, l'importation et le contrôle des notes dans APOGEE

• Suivre les campagnes de saisie des notes et contrôler les absences

• Réaliser les opérations de calcul des résultats et de vérification des données

• Éditer les procès-verbaux de jury, relevés de notes et listes de résultats

• Assurer la publication et la diffusion des résultats aux étudiants

Activités transversales

• Accompagner les enseignants dans l'application des procédures administratives et pédagogiques

• Participer à l'amélioration continue des procédures et aux groupes de travail liés à l'offre de formation

• Assurer une veille sur les évolutions réglementaires et les outils métiers

• Participer aux réunions de service, aux réunions de rentrée et aux actions de formation liées à l'évolution du métier
  

Conditions générales du poste

• Catégorie du poste : C

• Corps de recrutement : ATRF ou équivalent

• Quotité de travail : 100%

• Date de prise de fonctions souhaitée : à partir du 01/12/2026

• Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels

• Type de contrat proposé et durée pour les contractuels : CDI

• Localisation géographique : 118 route de Narbonne

• Groupe RIFSEEP ou cotation poste : 1

• Rémunération brute :

Pour les titulaires : en fonction de la grille indiciaire + montant IFSE + modulation grade

Pour les contractuels : elle est comprise entre 1801.74 € et 1900.19 € en fonction de leur expérience sur des fonctions similaires + montant cotation du poste 178 €.

Informations complémentaireset sujétions du poste

• Télétravail possible (2 jours/semaine)
  

Connaissances

• Connaissance de l'environnement de l'enseignement supérieur et du fonctionnement universitaire

• Connaissance de l'offre de formation ainsi que de l'organisation des cursus de Licence et de Master

• Maîtrise du cadre réglementaire lié à la scolarité universitaire et aux études

• Connaissance des modalités de contrôle des connaissances et des règles de progression des étudiants

• Connaissance des dispositifs d'accompagnement et d'aménagement des études (étudiants en situation de handicap, sportifs de haut niveau, régimes spéciaux d'études, etc.)

• Capacité à appliquer et faire respecter les procédures administratives en vigueur

Savoir-faire techniques

• Maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel

• Maîtrise ou capacité d'appropriation rapide des applications métiers de gestion de la scolarité (APOGEE, Celcat, SGCE)

• Excellentes capacités de communication écrite et orale

• Capacité à gérer et fiabiliser des données administratives

• Aptitude à appliquer des procédures et à en assurer le suivi dans le respect des délais

Savoir-être

• Sens du service public et de l'accueil des usagers

• Aisance relationnelle et capacité à s'adapter à des interlocuteurs variés

• Organisation, rigueur et sens des priorités

• Capacité d'analyse et de gestion simultanée de multiples sollicitations

• Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité

• Esprit d'équipe et aptitude à travailler en transversalité avec différents services et interlocuteurs

• Réactivité, autonomie et capacité à prendre des initiatives dans le respect du cadre défini

• Sens des responsabilités et aptitude à rendre compte de son activité

• Respect des procédures, de la réglementation et de la hiérarchie

Diplômes et expériences

• Diplôme requis : Baccalauréat

• Expérience souhaitée : une première expérience au sein d'un service de scolarité universitaire ou dans un environnement administratif similaire serait appréciée
  

Politique sociale et avantages:

• Contributions aux frais de transport en commun

• Congés jusqu’à 55 jours/an pour les contrats > à 10 mois

• 3 Options de temps de travail (si contrat > à 10 mois): 39h10 => 55 jours de congé, 38h15 => 50 jours de congé, 37h20 => 45 jours de congé

• Possibilité d’aménagement du temps de travail

• Télétravail possible en fonction du poste

• Possibilité aménagement du poste de travail pour les personnes en situation de handicap

• Formations et dispositif d'accompagnement à la prise de fonction managériale

• Contributions à la complémentaire santé – Mutuelle obligatoire à compter du 1er mai 2026

• Subvention restauration collective – Restauration sur place (UPSIDUM, Brasserie, Crous, …)

• Chèques vacances

• Service social

• Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage)

• Activités sportives et culturelles

• Établissement engagé (QVT, handicap, parité, diversité)

• Facilité d’accès (métro, bus, périphériques, téléphérique et petits commerces)

• Événements et conférences scientifiques (Journée des personnels, Conférences…)

• Accès bibliothèques universitaires

• Déploiement 10min de sport sur temps de travail

• Parking sur place

• Crèche

Dans le respect des valeurs du service public, l'Université de Toulouse s'engage en faveur de l'égalité des chances et de la lutte contre toutes les formes de discrimination. Toutes les candidatures sont étudiées de manière équitable, sur la seule base des compétences et qualifications requises pour le poste.