Gestionnaire scolarité - Ecole Polytechnique

Université de Tours

Arrondissement de Tours

Sur place

EUR 21 000 - 30 000

Plein temps

Il y a 5 jours

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Résumé du poste

L’Université de Tours recrute un gestionnaire de scolarité-stages au sein de l’Ecole Polytechnique. Vous assurez la gestion et le secrétariat du Service des stages, en lien avec les entreprises et en respect des règles applicables.

Vous coordonnez les conventions, suivez les évaluations et organisez les soutenances, tout en assurant les échanges avec les partenaires et la mise à jour des offres sur Célène.

Qualifications

Connaître la réglementation, notamment le code du travail relatif aux conventions de stage en France et à l’étranger.
Connaissance de l’organisation et du fonctionnement de l’établissement.

Responsabilités

Mission d’accueil des étudiants et accompagnement sur la mise en place du stage.
Échanges avec les entreprises par téléphone, mails, courriers et forums.
Gestion des conventions de stages et dépôt sur le logiciel PSTAGE.
Suivi des conventions de stages et recueil des évaluations des entreprises.
Organisation des plannings de soutenance et convocation des étudiants.
Mise à jour du répertoire des offres de stage sur Célène et gestion des contacts internes.

Connaissances

Rigueur administrative

Sens du relationnel

Organisation

Outils

PSTAGE

CELENE

TEAMS

Excel

Description du poste

À propos de nous

Établissement Public à caractère Scientifique, Culturel et Professionnel (EPSCP), l’université de Tours est la

première université de la région Centre-Val de Loire.

Elle propose une offre de formation large, pluridisciplinaire, et interdisciplinaire et une recherche d’excellence reconnue. C’est aussi un établissement inscrit dans un environnement régional dynamique, connu pour la qualité de vie qu’il offre à ses habitants. Dans ce cadre, l’université de Tours se présente comme une université citoyenne, aux valeurs humanistes, socialement engagée, éthiquement responsable.

À propos de nous

Établissement Public à caractère Scientifique, Culturel et Professionnel (EPSCP), l’université de Tours est la

première université de la région Centre-Val de Loire.

L’université accueille 30 000 étudiantes et étudiants, et emploie aujourd'hui plus de 1200 personnels et plus de 1400 enseignants chercheurs.

Pour accompagner son développement, l'université de Tours recrute chaque année de nouveaux talents.

Ce poste, comme tous les postes de notre université, est ouvert aux candidats et candidates en situation de handicap.

Mission

L'université de Tours recrute au sein de l'Ecole Polytechnique, un ou une gestionnaire de scolarité-stages :

Mission

Assurer la gestion et le secrétariat du Service des stages auprès des étudiants, en partenariat avec les organismes extérieurs, en veillant au respect de la législation en vigueur en matière de stage.

Activités Principales Du Poste

Mission d'accueil

Accompagnement des étudiants sur la procédure de mise en place du stage.
Échanges avec les entreprises au moyen de différents supports (téléphone, mails, courriers, forums.)

Missions De Gestion Administrative

Conventions de stages obligatoires (Ingénieurs et Masters) :
Gestion des conventions des stages sous le logiciel PSTAGE
Collecte et dépôt sur Célène des offres de stages référencées
Suivi des conventions de stages
Recueil des évaluations des entreprises à la fin du stage
Organisation des plannings de soutenance (entreprise/enseignant/étudiant) ; convocation des étudiants

Gestion Du Fichier Des « Anciens »

Mise en place et alimentation d’une base de données sur Sidam

Missions De Secrétariat

Courriels divers
Mise à jour régulière du répertoire des offres de stage sur Célène
Contacts avec divers interlocuteurs (étudiants, enseignants, entreprises, chambres consulaires, collectivités locales...)

Position Dans La Structure

Rattaché hiérarchiquement : Responsable administratif, Directeur de la composante et Responsable de scolarité

Fonctionnellement : Responsable des stages

Contraintes particulières du poste : Pics d'activités et présences sur certains salons et JPO (journée portes ouvertes)

Profil

Connaissance

Connaître la réglementation, notamment le code du travail relatif aux conventions de stage en France et à l’étranger.
Connaître l’organisation et le fonctionnement de l’établissement

Compétences opérationnelles

Maîtrise des outils informatiques (WORD et EXCEL – PSTAGE – CELENE - TEAMS)
Acquisition méthodologique dans l’organisation et le suivi des tâches rattachées au poste

Savoir-être